Offentlig upphandling

Inom kommunerna finns en stor potentiell marknad för privata utförare. Genom bra och kvalitativa upphandlingar kan företagen få ta del av denna marknad. Här finns information för dig om offentlig upphandling.

Offentlig upphandling

Reglerna för offentlig upphandling ska följas av kommuner, landsting och statliga myndigheter och dessutom av de allra flesta kommunala bolagen och en del statliga bolag. Upphandlingslagstiftningen innehåller regler om hur upphandlingar ska gå till för att garantera att konkurrensen upprätthålls och medborgarnas pengar används effektivt. Den offentliga sektorn upphandlar varje år varor och tjänster för mellan 500 och 600 miljarder kronor. Det handlar om allt ”från skolmåltider till Öresundsbroar”.

Lagen om offentlig upphandling – LOU

Enligt lagen om offentlig upphandling ska alla offentliga inköp av varor, tjänster och byggentreprenader göras med utnyttjande av den konkurrens som finns. Enligt reglerna i LOU ska en upphandlande myndighet i alla skeden av en upphandling följa fem grundläggande principer: Alla leverantörer ska behandlas på ett likvärdigt och icke-diskriminerande sätt och upphandlingen ska genomföras på ett öppet sätt. Vidare ska principer om ömsesidigt erkännande och proportionalitet iakttas.

Uppföljning och utvärdering

Efter slutförd upphandling är det viktigt att kommunikationen mellan upphandlare och leverantör är god under hela avtalsperioden. Den upphandlande kommunen bör kontinuerligt följa upp avtalet och säkerställa att kvaliteten och leveransen motsvarar det man kommit överrens om. För att ständigt kunna förbättra de upphandlingar och avtal kommunen gör, och för att tillvarata idéer från leverantören är en utvärdering nödvändig.

Goda kommunala exempel

Det finns flera goda exempel på hur man kan kommunicera med företagarna på ett bra och tydligt sätt. Malmö och Västerås har på sina hemsidor samlat all information kring upphandlingar på ett ställe. Här finns deras upphandlingspolicy publicerad tillsammans med lagtexter och relaterat material. Vaggeryd och Vänersborg har på sina hemsidor lagt upp information om aktuella upphandlingar och har även möjligheten att lägga anbud online.

Tips för företagare, för att lyckas i offentliga upphandlingar

• Gå på de informationsmöten som upphandlarna anordnar. Ställ frågor om något är oklart.

• Be om information om hur avtalen ser ut idag, när löper ramavtalen ut t. ex? Då är ni förberedda inför nästa upphandling.

• Fyll i anbudsformulären noga och underteckna.

• Återkoppla till upphandlarna, vad kan bli bättre till kommande upphandlingar?

• Behöver du hjälp? Branch- och näringslivsorganisationer kan ge råd om regelverkens tillämpning.

Tips för kommuner, för att förenkla offentlig upphandling

• Ta fram en tydlig upphandlingspolicy.

• Enkla och tydliga förfrågningsunderlag, gynnar både upphandlare och leverantörer. Ställ därför bara relevanta krav som fokuserar på varan eller tjänsten.

• Inled gärna förfrågningsunderlaget med en kort introduktionstext så kan företagarna lättare avgöra om det är en relevant upphandling.

• Skapa gärna tydliga anbudsformulär med svarsrutor efter varje krav. På så sätt ökar möjligheterna för leverantören att besvara alla frågor korrekt och bifoga nödvändiga dokument.

• Anpassa upphandlingarna efter vilken typ av tjänst eller vara som ska upphandlas. Kommunen kan ange ett antal skallkrav avseende kvalitet och välja den leverantör som erbjuder det bästa priset. Man kan också bestämma ett fast pris och välja den utförare som bäst motsvarar de uppställda kriterierna. Ett alternativ är också att vikta kvalitet och pris mot varandra.

• Vid stora upphandlingar kan mindre leverantörer ha svårt att vara med. Ge därför företag möjlighet att lägg anbud på delar av den totala beställningen.

• Bjud in företagen till informationsträffar där ni berättar om hur offentlig upphandling fungerar, er upphandlingspolicy och kommande upphandlingar. Förklara vad lagar och bestämmelser innebär. På så sätt skapas en bra dialog.

• Dialog före, under och efter en upphandling leder till att fel undviks och en bättre analys inför nästa upphandling. Med företagen kan kommunen diskutera tankar, idéer och få konkreta tips.

• En ”öppen kommun” har oftast mindre problem med överprövningar är en ”stängd kommun”. Varför inte sända ut frågeställningarna på en remissrunda innan upphandlingen startar. På så vis kan fel undvikas som annars kan föranleda omfattande ändringsprocesser, avbrutna upphandlingar och överprövningar.

• En övergång till elektroniska upphandlingsförfaranden skulle sannolikt gynna såväl upphandlare som leverantörer.

• Utnyttja kommunens hemsida och samla allt material som rör upphandlingar i kommunen under en gemensam rubrik