Inköp Gävleborg är ett kommunalförbund som upphandlar varor och tjänster för totalt tio kommuner i regionen. Varje år utförs cirka 375 upphandlingar. I förbundsordningen finns dialogen som en viktig nyckelaktivitet inför uppstart av upphandling.
– En bra upphandling ska bygga på affärsmässiga principer. Det gäller alla led och är en förutsättning för att få ett lyckat resultat, säger Johan Almesjö, förbundsdirektör för Inköp Gävleborg.
Enligt honom är det osäkerhet hos upphandlaren som gör att inte fler tar kontakt med leverantörerna.
– Det räcker inte med att tro att man vet vad man som kund vill ha. Det enda man kan vara säker på då är att man inte får det man vill ha.
Precis som i alla affärsrelationer är det just relationen som är viktig.
– Relationen blir en annan när vi har en dialog med leverantören. Pratar man inte om vad som förväntas av leverantören så är det förknippat med risker. Som kund måste man intressera sig för vad man vill köpa, säger Johan.
Han säger sig tro att det finns en rädsla hos dem som har hand om upphandlingen, att de ska göra fel på grund av Likabehandlingsprincipen.
– De tror att man inte får prata med leverantörerna överhuvudtaget. Det är fel. Man får inte prata med dem när upphandlingsunderlaget ska börja formuleras, men innan dess är det fritt fram.
Inköp Gävleborg har hand om cirka 375 upphandlingar varje år, inom alla möjliga slags ämnesområden.
– Det är naturligt att känna sig otrygg som upphandlare, med tanke på inom hur många områden vi utför upphandlingar. Det finns ett kunskapsunderläge som jag tror att många räds. I sämsta fall pratar man inte med någon. Vi kan också ställa orimliga krav som beställare om vi inte har kunskapen, vi vet kanske inte vad som är mest väsentligt. Våra potentiella leverantörer märker när upphandlingen inte är intressant för dem. De ser direkt om affärsvillkoren inte attraherar dem, säger Johan.
Inköp Gävleborg för dialoger på två plan; dels generella som ska utföras ett år framåt i tiden och som annonseras på hemsidan, dels mer specifika med leverantörer inom branschen.
– Innan vi började med den här typen av dialog stämde vi av med Konkurrensverket. Men de ser inga bekymmer i vårt agerande, så länge vi inte använder oss av leverantörerna vid utformningen av förfrågningsunderlaget, förklarar Johan.
– Vi har precis haft en dialog inför upphandling av terminalglasögon. Det kom bara en optiker till mötet, men vi pratade en hel kväll. Vi fick helt annan och mycket viktig kunskap vi har nytta av när vi utformar förfrågningsunderlaget.
Räds du att dina beslut blir prövade?
– Nej. Om en rättslig instans säger att jag har gjort fel, så vet jag att jag kan ändra mitt agerande till nästa gång. För att se var ramarna finns är det viktigt för oss att finna vad som är okej och vad som inte är okej. Det är givetvis inte bra med överprövning, men bättre det än att sätta sig på säker mark så att ingen någonsin ifrågasätter det vi arbetar med. Totalt har 38 upphandlingar överprövats 2010, där tre blev rättade på något sätt.
Har storleken på kommunen någon betydelse?
– Inte alls. Mitt tips är att samla alla företagsorganisationer i kommunen, tillsammans med politiker, och prata med dem om hur man kan göra upphandlingarna bättre. Låt det inte bli dramatiskt. Oavsett storlek på kommun är, som sagt, dialog en bra start. Att investera i början på en process är viktigt. Det får du igen senare, avslutar Johan Almesjö.
