I Solna är de små och medelstora företagen inskrivna i kommunens konkurrenspolicy. Solnas politiker har skrivit under på att de vill underlätta för de mindre företagen. Det sker bland annat genom konkurrensutsättning av olika kommunala verksamheter och genom att se till att så många företag som möjligt lämnar anbud.
– Det är vår uppgift, säger upphandlingschef Helena Rom som tillsammans med sina två kollegor och Solnas näringslivsavdelning dagligen försöker intressera fler företag för offentliga affärer.
– Inte alltid lätt men oerhört stimulerande, säger hon.
Uppenbarligen är det ett lyckosamt arbete. Solna toppar listan över landets kommuner med högsta andelen kommunala verksamheter utlagda på entreprenad. På den egna hemsidan, som efter en viss kritik nu ska göras ännu mer tillgänglig, förklaras bakgrunden: ”Syftet med konkurrensutsättningen har varit att i upphandlingar pröva vilka som kan utföra olika tjänster i förhållande till kvalitet och pris. Genom att få in fler aktörer inom bland annat äldreomsorg och skola har valmöjligheten ökat för stadens medborgare.”
– Den har skapat mångfald för brukarna men också mångfald bland leverantörerna, fortsätter Helena Rom.
Och många av de nya leverantörerna är mindre företag.
Ett klassiskt dilemma i upphandlingssammanhang är svårigheten att förmå små företag att lämna anbud. ”Krångligt”, ”tidskrävande”, ”lönar sig inte” är återkommande skäl till varför småföretagen väljer att avstå.
– Klart att det går att vara med. 46 procent av Solnas omsättning handlas upp ute på den öppna marknaden i form av varor och tjänster. Det är över en miljard, så det borde finns något för alla företag, säger Helena Rom.
I Solna försöker upphandlingsenheten förenkla underlagen så mycket som möjligt. Fler standardiseringar, få egna unika krav, administrativa krav som kan besvaras ”i klump” och möjlighet att lämna anbuden elektroniskt.
– Dessutom försöker vi bryta upp stora inköp i mindre för att ge fler små företag möjlighet att vara med, säger Helena Rom.
Den senaste matupphandlingen delades i fyra delar av just den anledningen.
Helena Rom ser upphandlingarna som en kontinuerlig läroprocess för både kommunen och företagen.
– Vårt tänk sammanfaller inte alltid med företagens tänk. En affär ska passa bådas organisationer. Och att man blivit antagen som ramavtalsleverantör innebär inte med automatik att det blir affärer. Det är egentligen då själva säljjobbet börjar och förvaltas inte avtalet rinner det ut i sanden, säger hon.
Kommunikation är där för en förutsättning för att avtalsperioden ska bli lyckad för både köpare och säljare. Ett erfarenhetsutbyte där det är viktigt att företagen visar sitt kunnande.
– Ta möbeler till exempel. Vi kan ha en uppfattning om hur många stolar, bord och annat som behövs men behöver också professionell hjälp när det gäller funktion och form. Det är den kombinationen vi är ute efter, både hårdvara och mjukvara och kan företagen leverera det blir det avgjort bättre affärer. Och bra affärer är vi skyldiga att göra när vi hanterar skattebetalarnas pengar, säger Helena Rom.
