Offentlig upphandling – tips till leverantörer och upphandlare

Offentlig sektor upphandlar för 600-700 miljarder kronor per år. Kommunerna står för cirka 70 procent av alla offentliga inköp. Det finns således en stor potentiell marknad inom kommunerna för privata utförare. För många företag är kommunerna därför en viktig kund.

Med offentlig upphandling menas de åtgärder som vidtas när en upphandlande myndighet ska tilldela ett kontrakt eller ingå ett ramavtal för varor, tjänster eller byggentreprenader. När konkurrensen fungerar bidrar offentlig upphandling till att staten, kommuner och landsting kan göra bra affärer för våra skattemedel. Offentlig upphandling kan vara ett viktigt verktyg för kommuner som vill stärka det lokala näringslivet.

Fem grundläggande principer

Lagen om offentlig upphandling, LOU, innehåller regler om hur upphandlingar ska gå till för att garantera att konkurrensen upprätthålls och att medborgarnas pengar används effektivt. Reglerna ska följas av kommuner, landsting och statliga myndigheter, men också av de allra flesta kommunala bolagen och en del statliga bolag. Enligt reglerna i LOU ska en upphandlande myndighet följa fem grundläggande principer:

  • Principen om icke-diskriminering
    Det är förbjudet att direkt eller indirekt diskriminera leverantörer, exempelvis på grund av nationalitet.
  • Principen om likabehandling
    Alla leverantörer ska behandlas lika och ges lika förutsättningar. Alla måste exempelvis få samma information vid samma tillfälle.
  • Proportionalitetsprincipen
    Krav på leverantören och kraven på varan/tjänsten/byggentreprenaden måste ha ett naturligt samband med, och stå i rimlig proportion till det som upphandlas.
  • Principen om transparens
    Den upphandlande myndigheten ska i upphandlingsdokumenten klart och tydligt lämna information om vilka krav som ställs på det som ska upphandlas och hur upphandlingen ska genomföras.
  • Principen om ömsesidigt erkännande
    Intyg och certifikat som utfärdats av en medlemsstats behöriga myndigheter ska även gälla i övriga EU/EES-länder.

Dialog

Dialog med leveratörer före, under och efter en upphandling leder inte bara till ett bättre kravställande utan ger också en bättre analys inför nästa upphandling. Med företagen kan kommunen diskutera tankar, idéer och få konkreta tips.

Det är viktigt att fastställa behovet noga. För att kravställandet ska bli så bra som möjligt i det enskilda fallet är det även viktigt med en fungerande intern dialog mellan beställarna i kommunen och de upphandlare som utformar upphandlingsdokumenten.

Uppföljning och utvärdering

Företagare uppfattar ofta kommunen som en bra kund. Det är sällan problem med betalning. Däremot är företagare ofta förvånade över att kommunen så sällan följer upp att man fått det som beställts.

Efter slutförd upphandling är det således viktigt att den upphandlande myndigheten kontinuerligt följer upp avtalet och säkerställer att kvaliteten och leveransen motsvarar det man kommit överens om. För att ständigt kunna förbättra sina upphandlingar är det viktigt att ta tillvara leverantörens erfarenheter. Inför att ett avtal löper ut är det därför lämpligt med ett utvärderingssamtal.

Nedan finns tips för en bättre upphandlingsprocess.

Tips för företagare:

  • Gå på de informationsmöten som upphandlarna anordnar. Ställ frågor om något är oklart.
  • Be om information om hur avtalen ser ut idag. Fråga exempelvis när avtalen löper ut så att ni är förberedda inför nästa upphandling.
  • Fyll i anbudsformulären noga men svara bara på det som efterfrågas.
  • Återkoppla till upphandlarna, vad kan göras bättre till kommande upphandlingar?
  • Behöver du hjälp? Bransch- och näringslivsorganisationer kan ge råd om regelverkens tillämpning.

Tips för upphandlare:

  • Verka för att det ska finnas en tydlig upphandlingspolicy. Genom möten och samtal med företagen skapas en god dialog. Bjud exempelvis in företagen till informationsträffar där ni berättar om hur offentlig upphandling fungerar, om er upphandlingspolicy och kommande upphandlingar. Förklara vad lagar och bestämmelser innebär.
  • Fastställ klart och tydligt det behov som upphandlingen ska tillgodose.
  • Bilda en intern, tvärfunktionell arbetsgrupp inför en ny upphandling där både beställare och upphandlare ingår och dra nytta av tidigare erfarenheter när behovet och kraven ska fastställas.
  • Fråga gärna tidigare leverantörer om deras erfarenheter av tidigare upphandlingar.
  • Enkla och tydliga upphandlingsdokument gynnar både upphandlare och leverantörer. Ställ därför bara relevanta krav som fokuserar på varan eller tjänsten.
  • Ställ inte fler krav än nödvändigt, det kan leda till färre anbud och sämre konkurrens
  • Ställa endast krav som ni kan och avser att följa upp.
  • Fundera på om det går att upphandla en funktion istället för en vara eller tjänst.
  • Inled gärna upphandlingsdokument med en kort introduktionstext så att företagarna lättare kan avgöra om det är en relevant upphandling.
  • Skapa tydliga anbudsformulär med svarsrutor efter varje krav. På så sätt ökar möjligheterna för leverantören att besvara alla frågor korrekt.
  • Annonsera även mindre upphandlingar, exempelvis på er hemsida.
  • Anpassa upphandlingarna och utvärderingskriterier efter vilken typ av tjänst eller vara som ska upphandlas. Kommunen kan ange ett antal skakrav avseende kvalitet och välja den leverantör till det bästa priset kan uppfylla de ställda kravenMan kan också bestämma ett fast pris och välja den utförare som bäst motsvarar de uppställda kriterierna. Ett annat alternativ är att vikta kvalitet och pris mot varandra.
  • Vid stora upphandlingar kan mindre leverantörer ha svårt att vara med. Ge därför företag möjlighet att lägga anbud på delar av den totala beställningen.
  • En ”öppen kommun” har oftast mindre problem med överprövningar än en ”stängd kommun”. Sänd gärna ut frågeställningarna på en remissrunda innan upphandlingen startar, på så vis kan fel undvikas som annars i värsta fall kan föranleda omfattande ändringsprocesser, avbrutna upphandlingar och överprövningar.
  • En övergång till elektroniska upphandlingsförfaranden gynnar såväl upphandlare som leverantörer och kommer inom kort att vara ett obligatorium. Se därför till att det finns stödsystem för att hantera e-handel.
  • Se till att det finns strategier på plats för de viktigaste leverantörerna.
  • Följ gärna upp offentlig och privat verksamhet med samma mall.
  • Utnyttja kommunens hemsida och samla allt material som rör upphandlingar i kommunen under en gemensam rubrik. Här kan lämpligen finnas information om:
    • Upphandlingspolicy inklusive vad som gäller vid direktupphandlingar
      • Avtalsdatabas
      • Kontaktpersoner
      • Kommande upphandlingar
      • Anbudsunderlag/blanketter
      • Möjlighet att lägga anbud online