50 miljarder i besparingar med bättre upphandling

NYHET Publicerad

OFFENTLIGA AFFÄRER I en tredjedel av landets kommuner skedde inga överprövningar av upphandlingar förra året, visar en undersökning. Men i nästan lika många kommuner överprövades mer än var tionde. Det går att undvika genom bättre processer, mer öppenhet och dialog med företagen, enligt Ellen Hausel Heldahl, upphandlingsexpert.

Lill Sandberg

Lill Sandberg är inköpschef på Sollentuna kommun.

dan_sjoblom2_300

Dan Sjöblom är generaldirektör på Konkurrensverket.

Foto: Andreas Eklund
Ellen Hausel Heldahl är expert på upphandling.

Ellen Hausel Heldahl är expert på upphandling.

Överprövningar av kommunala upphandlingar medför varje år stora kostnader för samhället, i form av juridiska processer och utdragna upphandlingar. För företag som vunnit en upphandling är det svårt att planera och förbereda för leverans när det blir stillestånd.

Många överprövningar beror på dåligt utförda upphandlingar, ofta ligger de kommuner som har en hög andel överprövningar långt ner i Svenskt Näringslivs rankning av det lokala företagsklimatet.

– En hel del av kommunerna borde fundera på hur de gör och hur de kan hitta ett sätt att prata med företagen för bli bättre, säger Ellen Hausel Heldahl, upphandlingsexpert på Svenskt Näringsliv.

Det finns en effektiviseringspotential på åtta-tio procent för offentliga upphandlingar och eftersom det upphandlas för runt 600 miljarder per år går det att spara uppskattningsvis 50-60 miljarder kronor.

I 30 procent av kommunerna överprövas minst var tionde upphandling och snittet för andelen överprövningar ligger på runt åtta procent för samtliga kommuner. Det rimliga vore snarare att det låg under tre-fyra procent, enligt Ellen Hausel Heldahl. Och det lever bara 96 kommuner, det vill säga var tredje, upp till idag. 

– Många av de här kommunerna har dålig förståelse för hur marknaden fungerar. De måste hitta nya sätt att jobba och föra en dialog med företagen för att lära sig mer och trimma sina upphandlingsprocesser.

Dan Sjöblom, generaldirektör på Konkurrensverket, poängterar att rätten att överklaga en upphandling är bra, men konstaterar samtidigt att överprövningar som beror på att kommunen gjort fel borde bli färre.

– Var jag ansvarig på en kommun som över tid hade en större andel överprövningar än snittet skulle jag fundera på hur vi jobbar. Är vi tillräckligt bra? Vad borde göras bättre för att inte sticka ut negativt?

Det kostar mycket pengar att driva överprövningsprocesserna och dessutom resulterar utdragna upphandlingar i sämre samhällsservice när och varor och tjänster inte införs som planerat.

Trots att det upphandlas för enorma belopp årligen inom det offentliga, varav två tredjedelar i kommunerna, inser många kommuner fortfarande inte hur viktig upphandlingsprocessen är och hur högt den borde prioriteras, konstaterar han.

– Det är enorma belopp och det behövs resurser för att hantera det professionellt, men så är det inte alltid. Fler borde fundera på hur de organiserar sin inköpsverksamhet för att planera och ha ett strategiskt tänk kring hur inköp av varor och tjänster hanteras.

Konkurrensverket försöker betona behovet av ökat fokus på professionella inköp och han har de senaste åren sett en ”gryende medvetenhet”. Fler kommuner avsätter mer resurser och utbildar sin personal inom upphandling.

– Det borde över tid leda till att färre fel begås och förhoppningsvis ett minskat antal överprövningar av den typen som måste göras om, säger Dan Sjöblom.

Sollentuna kommun har en tät dialog med företagen genom hela upphandlingsprocessen. Inför en upphandling bjuder kommunen ofta in till en träff för att informera och diskutera med företagen och lyssna på deras synpunkter.

– Även efter beslutet föreslår vi en träff om de har frågor, men det är sällan någon som har. Förmodligen anser de att utvärderingen är så tydlig att de förstår varför de inte vunnit, säger Lill Sandberg, inköpschef i Sollentuna.

Hon konstaterar att det här sättet att jobba helt klart lönar sig. Med färre överprövningar minskar kostnaderna för avtal som drar ut på tiden, oklarheter eller missförstånd reds ut på vägen och det blir en smidigare process fram till beslut.

Genom att bygga upp en bra relation med företagen slipper Sollentuna en stor del av de tidskrävande överprövningar som många andra kommuner brottas med.

– Mycket handlar om dialogen. Det lägger grunden för att göra det enkelt och tydligt, och för att slippa överprövningar. Företagen är enormt positiva till att vi tar oss tid att träffa dem.

Fakta

Vanliga orsaker till överprövningar av kommunala upphandlingar är att de bryter mot EU:s fem upphandlingsprinciper:

Icke diskriminering – Anbudssökande och anbudsgivare från andra orter ska behandlas på samma sätt som företag från den egna kommunen.

Lika behandling – Alla leverantörer ska ges samma förutsättningar, till exempel ha tillgång till samma information.

Proportionalitet – Krav och villkor ska stå i rimlig proportion till det som ska upphandlas.

Öppenhet – Uppgifter om en upphandling får inte hållas hemlig, upphandlingen ska annonseras offentligt, leverantörer som lagt anbud ska informeras om resultatet.

Ömsesidigt erkännande – Utfärdade intyg och certifikat ska gälla i övriga EU- och EES-länder

 

 

 

 

Siffror

170 kommuner har fått en överprövning under 2015

8 procent av alla kommunala upphandlingar överprövas

60 miljarder så mycket pengar skulle sparas om offentliga upphandlingar blev effektivare

Statistiken har tagits fram av företaget Visma på uppdrag av Svenskt Näringsliv.

 

 

Fler liknande nyheter

NYHET Publicerad:

Snart är e-faktura ett krav vid upphandling

OFFENTLIGA AFFÄRER Efter första april nästa år, är det förbjudet att skicka pappersfakturor till kommuner, landsting och andra myndigheter. Då gäller e-faktura. "Den är miljövänlig, billig, tidsbesparande och ger effektivitetsvinster", summerar upphandlingsexpert Birgitta Laurent.
NYHET Publicerad:

Nätverkande med företag boostar kvinnor som läser till ingenjör

HALLÅ DÄR Madelen Porserud, som tillsammans med tre andra civilingenjörer grundat Female Leader Engineer. Vad går det ut på?
NYHET Publicerad:

Bra företagsklimat bakom valframgång

RANKING 2018 Centerpartiet gör ett historiskt val och sitter kvar vid makten i Nordmaling. Ett av huvudskälen till den politiska framgången är en långsiktig satsning på företagsklimatet.
NYHET Publicerad:

Höganäs gläds åt framgången – blickar framåt

RANKING 2018 Efter många år i toppen, men utanför prispallen, hittar vi i år Höganäs på tredjeplatsen i kommunrankingen. ”Det är ett jätteroligt kvitto på vårt arbete”, säger kommunstyrelsens ordförande Peter Schölander.
NYHET Publicerad:

Företagsklimatet 2018: ”Konkurrensen har hårdnat”

RANKING 2018 Solna toppar för elfte året i rad. Det visar rankinglistan över kommunernas företagsklimat som presenteras idag. ”Många kommuner jobbar intensivt med frågorna vilket är positivt. Samtidigt ser vi en del orosmoln när det gäller de större kommunerna”, säger Christer Östlund, ansvarig för kommunrelationer.
NYHET Publicerad:

Strömstad årets klättrare

RANKING 2018 Med en förbättring med 89 placeringar är Strömstad den kommun som klättrar mest i rankingen. Från att ha legat på plats 195 ligger kommunen nu på plats 106 och bakom framgången finns strategier och goda relationer med näringslivet.
NYHET Publicerad:

Fler insatser bör göras för att förbättra företagsklimat i Karlskrona

FÖRETAGSKLIMAT Trots insatser upplever företagen brister i företagsklimatet i Karlskrona. Bland annat behöver dialogen med kommunledningen stärkas och informationen om kommunens service förbättras.
NYHET Publicerad:

Digitaliseringen sätter Karlskrona på kartan

DIGITALISERINGEN I grunden handlar det om att åstadkomma bättre service för företag och privatpersoner. Så sammanfattar kommundirektören Carl-Martin Lanér Karlskronas digitaliseringsarbete.
NYHET Publicerad:

Fyra röster inför kommunrankingen

FÖRETAGSKLIMAT Inför 2018 års kommunranking pejlar vi förväntningarna och känslorna hos fyra kommuner runt om i Sverige. Samtliga svarande är kommunstyrelsens ordförande i respektive kommun.
NYHET Publicerad:

Prao kan locka unga till äldreomsorgen

PRAO Arbetsgivare välkomnar att prao blivit obligatoriskt igen. Stockholmsföretagaren Marita Eerola har tidigare försökt få kontakt med skolor för att erbjuda praoplatser men förgäves. "Jag tycker det är jättebra och oerhört viktigt att man tidigt kommer ut och får smaka på arbetslivet", säger hon.
NYHET Publicerad:

VA-prövning sänkte utbyggnad av konstskola för unga

REGELKRÅNGEL Företagarna Marita och Jon Jonsson ville bygga ut sin konstnärsverksamhet på Körsbärsgården på Gotland. Bygglovsansökan mottogs positivt av kommunen, men en VA-prövning drog ut åtta månader på tiden och nu har paret tvingats dra tillbaka ansökan och skrinlägga projektet.
NYHET Publicerad:

Vården tar hjälp av flyget för att öka säkerheten

UPPHANDLING 100 000 människor skadas och 3 000 avlider på grund av den mänskliga faktorn inom vården varje år. Det vill innovationsföretaget Safety Focus förhindra genom att arbeta med säkerhet. Idén hämtas från flyget. Men rutiner för offentliga upphandling sätter käppar i hjulet.
NYHET Publicerad:

Startupföretag har lösningen för att stoppa tågkaoset

INNOVATIONSUPPHANDLING Snart kanske vi slipper ett antal onödiga stopp i tågtrafiken. Innovationsföretaget D-Rail har kommit på ett smart sätt att upptäcka fel på både kontaktledningar och räls innan de leder till stopp. Nu testas systemet i samarbete med bland annat Trafikverket, LTU och Norrtåg.
NYHET Publicerad:

Korta vägar mellan kommun och näringsliv i Hofors

FÖRETAGSKLIMAT Resultatet i årets enkät om det lokala företagsklimatet vittnar om att samarbetsandan mellan näringsliv och kommun i Hofors är bra, något som bekräftas av företagaren Johanna Grönlund och kommunstyrelsens ordförande Linda-Marie Anttila, S.
NYHET Publicerad:

Kompetensförsörjningen ett växande problem

KOMPETENSFÖRSÖRJNING Med ett medelvärde på 2,71 hamnar frågan om tillgång på medarbetare med relevant kompetens längst ned i årets enkät om det lokala företagklimatet. "Det är stora utmaningar att få tag i rätt kompetens", säger Johan Olsson på Svenskt Näringsliv.
NYHET Publicerad:

Kommuner konkurrerar ut privata företag

KONKURRENS Nästan 20 procent av företagen svarar ja på frågan om de upplever att kommunen eller kommunens företag driver verksamhet som de själva skulle kunna driva i eget bolag. Samtidigt finns det mycket att göra för att upphandlingsförfarandet ska fungera bättre. "Lösningen är en god dialog", säger jurist Birgitta Laurent.
NYHET Publicerad:

Rättviks kommun förstår företagen

ENKÄT Rättvik får högst betyg av alla kommuner på frågan om vägledning vid tillstånd, tillsyn och kontroll. Det är ingen överraskning för företagaren Linda Thorslund Leandersson. "Jag är inte alls förvånad. Kommunen har varit jättestöttande i vårt projekt", säger hon.
NYHET Publicerad:

Munkfors bäst på företagande

INFÖR RANKINGEN Med 4,6 i medelbetyg hamnar Munkfors högst upp i det sammanfattande omdömet om företagsklimatet. "Alla känner att kommunen bryr sig och uppmärksammar företagen", säger Pernilla Melén, vd på Munkforssågar, ett av ortens större företag.
NYHET Publicerad:

Kommuner måste lyssna på lokala företagare

KOMMENTAR Trenden är tydlig. Det lokala företagsklimatet blir bättre. ”Vårt bästa råd till kommuner som vill fortsätta att utvecklas är att lyssna på företagen och låta sig inspireras av de kommuner som presterar bättre", skriver Christer Öhlund, ansvarig för kommunrelationer.
NYHET Publicerad:

Allt bättre företagsklimat

ENKÄT Det lokala företagsklimatet fortsätter att förbättras. I år får rekordmånga kommuner betyget ”bra” i sammanfattande omdöme.  Allra högst betyg får Munkfors i Värmland. "Vi har sett en positiv utveckling under de senaste åren", säger Christer Östlund, ansvarig för kommunrelationer.