50 miljarder i besparingar med bättre upphandling

NYHET Publicerad

OFFENTLIGA AFFÄRER I en tredjedel av landets kommuner skedde inga överprövningar av upphandlingar förra året, visar en undersökning. Men i nästan lika många kommuner överprövades mer än var tionde. Det går att undvika genom bättre processer, mer öppenhet och dialog med företagen, enligt Ellen Hausel Heldahl, upphandlingsexpert.

Lill Sandberg

Lill Sandberg är inköpschef på Sollentuna kommun.

dan_sjoblom2_300

Dan Sjöblom är generaldirektör på Konkurrensverket.

Foto: Andreas Eklund
Ellen Hausel Heldahl är expert på upphandling.

Ellen Hausel Heldahl är expert på upphandling.

Överprövningar av kommunala upphandlingar medför varje år stora kostnader för samhället, i form av juridiska processer och utdragna upphandlingar. För företag som vunnit en upphandling är det svårt att planera och förbereda för leverans när det blir stillestånd.

Många överprövningar beror på dåligt utförda upphandlingar, ofta ligger de kommuner som har en hög andel överprövningar långt ner i Svenskt Näringslivs rankning av det lokala företagsklimatet.

– En hel del av kommunerna borde fundera på hur de gör och hur de kan hitta ett sätt att prata med företagen för bli bättre, säger Ellen Hausel Heldahl, upphandlingsexpert på Svenskt Näringsliv.

Det finns en effektiviseringspotential på åtta-tio procent för offentliga upphandlingar och eftersom det upphandlas för runt 600 miljarder per år går det att spara uppskattningsvis 50-60 miljarder kronor.

I 30 procent av kommunerna överprövas minst var tionde upphandling och snittet för andelen överprövningar ligger på runt åtta procent för samtliga kommuner. Det rimliga vore snarare att det låg under tre-fyra procent, enligt Ellen Hausel Heldahl. Och det lever bara 96 kommuner, det vill säga var tredje, upp till idag. 

– Många av de här kommunerna har dålig förståelse för hur marknaden fungerar. De måste hitta nya sätt att jobba och föra en dialog med företagen för att lära sig mer och trimma sina upphandlingsprocesser.

Dan Sjöblom, generaldirektör på Konkurrensverket, poängterar att rätten att överklaga en upphandling är bra, men konstaterar samtidigt att överprövningar som beror på att kommunen gjort fel borde bli färre.

– Var jag ansvarig på en kommun som över tid hade en större andel överprövningar än snittet skulle jag fundera på hur vi jobbar. Är vi tillräckligt bra? Vad borde göras bättre för att inte sticka ut negativt?

Det kostar mycket pengar att driva överprövningsprocesserna och dessutom resulterar utdragna upphandlingar i sämre samhällsservice när och varor och tjänster inte införs som planerat.

Trots att det upphandlas för enorma belopp årligen inom det offentliga, varav två tredjedelar i kommunerna, inser många kommuner fortfarande inte hur viktig upphandlingsprocessen är och hur högt den borde prioriteras, konstaterar han.

– Det är enorma belopp och det behövs resurser för att hantera det professionellt, men så är det inte alltid. Fler borde fundera på hur de organiserar sin inköpsverksamhet för att planera och ha ett strategiskt tänk kring hur inköp av varor och tjänster hanteras.

Konkurrensverket försöker betona behovet av ökat fokus på professionella inköp och han har de senaste åren sett en ”gryende medvetenhet”. Fler kommuner avsätter mer resurser och utbildar sin personal inom upphandling.

– Det borde över tid leda till att färre fel begås och förhoppningsvis ett minskat antal överprövningar av den typen som måste göras om, säger Dan Sjöblom.

Sollentuna kommun har en tät dialog med företagen genom hela upphandlingsprocessen. Inför en upphandling bjuder kommunen ofta in till en träff för att informera och diskutera med företagen och lyssna på deras synpunkter.

– Även efter beslutet föreslår vi en träff om de har frågor, men det är sällan någon som har. Förmodligen anser de att utvärderingen är så tydlig att de förstår varför de inte vunnit, säger Lill Sandberg, inköpschef i Sollentuna.

Hon konstaterar att det här sättet att jobba helt klart lönar sig. Med färre överprövningar minskar kostnaderna för avtal som drar ut på tiden, oklarheter eller missförstånd reds ut på vägen och det blir en smidigare process fram till beslut.

Genom att bygga upp en bra relation med företagen slipper Sollentuna en stor del av de tidskrävande överprövningar som många andra kommuner brottas med.

– Mycket handlar om dialogen. Det lägger grunden för att göra det enkelt och tydligt, och för att slippa överprövningar. Företagen är enormt positiva till att vi tar oss tid att träffa dem.

Fakta

Vanliga orsaker till överprövningar av kommunala upphandlingar är att de bryter mot EU:s fem upphandlingsprinciper:

Icke diskriminering – Anbudssökande och anbudsgivare från andra orter ska behandlas på samma sätt som företag från den egna kommunen.

Lika behandling – Alla leverantörer ska ges samma förutsättningar, till exempel ha tillgång till samma information.

Proportionalitet – Krav och villkor ska stå i rimlig proportion till det som ska upphandlas.

Öppenhet – Uppgifter om en upphandling får inte hållas hemlig, upphandlingen ska annonseras offentligt, leverantörer som lagt anbud ska informeras om resultatet.

Ömsesidigt erkännande – Utfärdade intyg och certifikat ska gälla i övriga EU- och EES-länder

 

 

 

 

Siffror

170 kommuner har fått en överprövning under 2015

8 procent av alla kommunala upphandlingar överprövas

60 miljarder så mycket pengar skulle sparas om offentliga upphandlingar blev effektivare

Statistiken har tagits fram av företaget Visma på uppdrag av Svenskt Näringsliv.

 

 

Fler liknande nyheter

NYHET Publicerad:

Företagen gillar när han drar i kommuntyglarna

FÖRETAGSKLIMAT Han är kommunalrådet som var med om att varsla 55 anställda, avvecklade näringslivskontoret och uppmanar företagare att ringa till honom. Möt Hans Unander (S) som leder Malung/Sälen, kommunen som har byggboom och attraherar flera livskraftiga företag.
NYHET Publicerad:

Handfasta råd till kommunpolitiker

FÖRETAGSKLIMAT Alla kommuner vill ha ett bra företagsklimat. Svårigheten är att veta vad man ska göra. Svenskt Näringsliv publicerar därför en serie guider riktade till kommunala politiker och chefer.
NYHET Publicerad:

"Det handlar om att använda vanligt bondförnuft"

GISLAVEDS FÖRETAGSRESA I två och ett halvt år har Gislaveds kommun arbetat aktivt för att stärka servicenivån i myndighetsutövningen. Resultatet har inte låtit vänta på sig. Företagen uppskattar den nya inställningen och grannkommunen Tranemo har inlett ett samarbete med Gislaved över länsgränsen.
NYHET Publicerad:

Så blev Nordmaling topp tio

FEM FRAMGÅNGSFAKTORER Från botten till toppen på drygt fyra år. Madelaine Jakobsson, kommunstyrelsens ordförande, redogör för faktorerna bakom Nordmalings förbättrade företagsklimat. 
NYHET Publicerad:

Kundfokus gav kortare bygglovstider i Eslöv

MYNDIGHETSUTÖVNING År 2014 tog det i genomsnitt fyra månader att få svar på sitt bygglov i Eslöv. Nu har handläggningstiden sjunkit till 5,7 veckor, även om företagsärenden i snitt tar längre tid, 6,9 veckor. "Även om vi tillämpar myndighetsutövning är företagen våra kunder som vi måste värna om", säger Lars Persson, näringslivschef i Eslövs kommun.
NYHET Publicerad:

SFI med hjälp av ny teknik

UPPHANDLINGSREGLER Ett modernt och effektivt sätt att lära sig svenska genom en blandning av lärarledda lektioner och digitala verktyg. Det erbjuder Swedish for Professionals till företag med utländska medarbetare. Nu siktar man på att även kunna bli upphandlade i SFI-sammanhang.
NYHET Publicerad:

Trubbigt biträdesavtal riskerar ge färre anbud

OFFENTLIG UPPHANDLING Sveriges kommuner och landsting, SKL, har tillsammans med SKL Kommentus och Inera arbetat fram en mall för ett personuppgiftsbiträdesavtal som ska kunna användas vid offentlig upphandling. ”Vi är kritiska till att en och samma mall, som kommer att uppfattas som bindande, ska användas i alla olika typer av avtal. Risken är stor att företag då väljer att avstå från att delta i offentlig upphandling med en sämre konkurrens som följd”, skriver juristerna Birgitta Laurent och Carolina Brånby
NYHET Publicerad:

Så tydliga är kommunerna med sina mål om företagsklimatet

KARLÄGGNING Det ska vara enkelt för en företagare att se vilka mål kommunen satt upp för att förbättra företagsklimatet. Svenskt Näringslivs studentmedarbetare Emma Supponen har genomfört ett projekt där hon kartlagt hur tydliga kommunerna är med sina mål.
NYHET Publicerad:

Drag kring Kungsörs företagsklimat

NÄRINGSLIVSTRATEGI Kungsörs kommun har klättrat 89 steg på kommunrankingen de senaste två åren, med ett ordentligt kliv på 68 placeringar sedan i fjol. Det gör Kungsör till den sjunde bästa klättraren 2018. ”Vi har haft ett medvetet fokus”, säger kommundirektören Claes-Urban Boström.
NYHET Publicerad:

Skogsägare stämmer staten för utebliven ersättning

ÄGANDERÄTT Staten har slutat att ersätta skogsägare i fjällnära områden. Frågan ställs nu på sin spets i ett ärende i Mark- och miljödomstolen i Umeå.
NYHET Publicerad:

"Problemet att politiker inte förstår våra behov"

FÖRETAGARDAGEN Kompetensförsörjning, skatter och integration var några frågor i fokus när företagare, politiker och experter träffades under årets ”Företagardag” i Näringslivets Hus. Ett problem som lyftes var att politiker och företagare lever i olika världar.
NYHET Publicerad:

Debatt: Kompetens i klassrummen kräver nytänkande

DEBATT I dag, den 26 november, lanseras Svenskt Näringslivs rapport ”Handlingskraft kan lösa lärarkrisen” där sex skribenter har fått i uppdrag att tänka fritt kring möjliga vägar för att förbättra kompetensförsörjningen, skriver Johan Olsson, utbildningspolitisk expert och Karin Rebas, skolpolitisk expert.
NYHET Publicerad:

Försämrat företagsklimat i Stockholm kräver nysatsning

BÄTTRE VILLKOR I senaste rankingen av företagsklimatet rasade Stockholm till en 123:e plats. Nu vill Stockholms nya blågröna styre skapa en ny näringslivstrategi. "Jag ser den nya strategin som en bra början på ett arbete där politiker och tjänstemän får förståelse för företagens behov", säger vd Jan Olof Jacke.
NYHET Publicerad:

Drop-in för företagare förenklar

FÖRETAGSKLIMAT Istället för att vänta på att företagarna hör av sig med frågor tar näringslivskontoret i Krokom initiativ till öppna möten. Satsningen "Näringslivskontoret med vänner" ger svar direkt på plats.
NYHET Publicerad:

"Syftet är att inspirera kommunerna"

INSPIRATIONSDAGARNA Sedan några år tillbaka bjuder Svenskt Näringsliv in alla Sveriges kommuner till inspirationsdagar för att prata om det lokala företagsklimatet. "Det som händer under dagarna ska ge nytta i hemmakommunen", säger Daniel Andersson, nationell projektledare för inspirationsdagarna.
NYHET Publicerad:

Linköping sätter fokus på företagandet

FÖRETAGSKLIMAT Ett bättre företagsklimat blir ett prioriterat område för det nya styret i Linköping. Den som ska leda arbetet har själv drivit företag sedan 2005. ”Jag har varit med och startat företag från grunden och upplevt allt man kan uppleva som företagare”, säger kommunstyrelsens nya ordförande Niklas Borg (M).
NYHET Publicerad:

För första gången når Falkenberg topp-tio

RANKINGEN År efter år har Falkenbergs kommun successivt klättrat uppåt på kommunrankingen. 2010 passerades topp-50-gränsen och i år hamnade kommunen för första gången i det absoluta toppskiktet med en tiondeplacering.
NYHET Publicerad:

Klättraren Piteå firar men jobbar för att bli bäst

RANKINGEN Näst störst kliv på kommunrankingen efter Strömstad gör Piteå. Med en klättring på 86 steg är stämningen i kommunen god. Men det här är bara början. "Nu har vi firat färdigt, vi ska smälta resultatet och börja jobba på att bli bäst i Norrbotten igen. Kan vi sedan hamna bland toppkommunerna i landet, så inte mig emot", säger Peter Palmqvist, näringslivschef i Piteå kommun.
NYHET Publicerad:

Kravet på rätt titel kostade sju miljoner extra

UPPHANDLING En bristande dialog mellan köpare och säljare skapar hinder vid offentliga upphandlingar. Det menade företrädare från näringslivet och offentlig sektor under ett seminarium. Byggföretagaren Carin Stoeckmann lyfte ett exempel där upphandlaren valde att betala sju miljoner extra för "rätt" titel på pappret.
NYHET Publicerad:

Snart är e-faktura ett krav vid upphandling

OFFENTLIGA AFFÄRER Efter första april nästa år, är det förbjudet att skicka pappersfakturor till kommuner, landsting och andra myndigheter. Då gäller e-faktura. "Den är miljövänlig, billig, tidsbesparande och ger effektivitetsvinster", summerar upphandlingsexpert Birgitta Laurent.