”Idioti att ställa specifikationskrav”

I Sverige upphandlas det för cirka 650 miljarder kronor varje år. Kommunerna står för cirka 70 procent av dessa inköp vilket innebär att Sveriges kommuner är viktiga kunder för många företag.

Vid våra seminarier i Ronneby, Sölvesborg och Karlshamn nyligen var vår upphandlingsexpert Ellen Hausel Heldahl på plats för att informera om lagstiftningen och för att ge tips till företagen. Där var också kommunala tjänstemän för att informera om hur man inom de kommunala organisationerna arbetar med offentlig upphandling.

För många företagare är offentliga upphandlingar ofta förenat med krångliga regelverk och snäv byråkrati som upplevs sätta käppar i hjulen för de små och medelstora företagen. I konkurrens med de stora aktörerna har de små oftast inte samma möjligheter att vara med och lämna anbud. Genom att dela upp en stor upphandling i mindre delar kan spelreglerna bli mer rättvisa och underlätta för även de mindre aktörerna.

– Även om man tycker att lagstiftningen är krånglig så tänk på att LOU är till skydd för företagen. Syftet är att främja fri rörlighet för varor och tjänster. Företag ska kunna konkurrera på öppna och rättvisa villkor. Lagstiftningen ska också motverka korruption och bidra till effektiv användning av skattemedel. Det är exakt samma lagstiftning som gäller för alla medlemsnationer i EU. Vi har 4 100 upphandlande enheter i Sverige, kommunerna är den stora upphandlaren. Vårt dilemma i Sverige är att vi har en dålig konkurrenssituation och måste bli bättre, säger Ellen Hausel Heldahl.

Dialogen mellan leverantörer och beställare måste också bli bättre för att effektivare och mer lönsamma upphandlingar ska kunna genomföras.

– Upphandlande myndigheter behöver lära sig hur det ser ut på marknaden och företagen behöver få veta vilka förutsättningar och regelverk som upphandlare har att förhålla sig till. Man kan som leverantör begära ut tidigare anbud hos en upphandlande myndighet, det är en offentlig handling. På så sätt kan man få information om hur andra leverantörer har format sina anbud och man får också ett hum om hur andra leverantörer har prissatt sina varor och tjänster, säger Ellen Hausel Heldahl.

Att upphandlingsförfarandet upplevs godtyckligt på många håll vittnade företagen om som var på plats på seminariet. Några av de frågor som företagen ville ha svar på var:

”Varför tar man inte in en extern experthjälp när man går ut med ett upphandlingsdokument (orimliga skall-krav)? Hur ser upphandlaren, moraliskt och etiskt, på problemet med verksamheter som tack vare statliga subventioner kan ligga på lägre prisnivå än privata aktörer utan subventioner?”

– Skall-krav som inte är möjliga att uppfylla tyder på en dålig upphandlingsfunktion hos upphandlaren. Man måste först föra en intern dialog och analysera behovet. Först därefter går man ut på den externa marknaden och tar redan på om ”detta är genomförbart”. Jag tror att man som upphandlare är rädd för att göra fel och få kritik för en upphandling, det är därför man tar till alla skall-krav, säger Ellen Hausel Heldahl.

En upphandlande myndighet som formulerar skall-krav i ett underlag ska också bereda höjd för uppföljning.

– Man ställer en massa skall-krav men följer inte upp dem. Ska man ha ställa krav måste man också vara beredd på att ha uppföljningsresurser. Och när det gäller krav på funktion och specifikation så är det idioti att ställa specifikationskrav. Specifikationskrav är både ineffektivare och dyrare än funktionskrav, säger Ellen Hausel Heldahl.

Återkoppling från upphandlaren efter avslutad upphandling är en annan viktig aspekt för att förbättra kring det offentliga upphandlingsförfarandet.

– Det tar fem minuter att återkoppla till en leverantör om varför den inte har vunnit upphandlingen. Ju öppnare man är gentemot leverantören, ju mindre problem kommer man att få med överprövningar, säger Ellen Hausel Heldahl.

Hur jobbar kommunerna för att uppmuntra fler företag att delta och lämna anbud? Ronneby är en av Blekinges kommuner som är en stor upphandlare av varor och tjänster. Ronneby kommun upphandlar för cirka 350–400 miljoner kronor varje år och har infört systematisering i alla delar i en upphandling.

Teo Zickbauer, upphandlingssamordnare, Ronneby kommun:

– Vi har infört system med elektroniska anbud. Vi anser att detta är en förenkling för anbudsgivarna och på så sätt säkerställs också att inga krav missas vid anbudsgivandet. Vi har också en direktupphandlingsmodul, ett verktyg som används i hela den kommunala organisationen. Alla direktupphandlingar över två prisbasbelopp ska annonseras ut. Vi har investerat i ett kvalitetssäkringssystem för upphandlingar med uppföljning av avtalskrav. Däremot har vi ingen mall för avtalsslut men det är vi öppna för att titta närmare på. Dialogmöten sker endast i de fall där vi väljer att inte nyttja optionen. Samtliga av våra upphandlingar annonseras på kommunens hemsida och i lokalpressen på fredagar. Vi har också börjat titta närmare på det här med för låga anbud. Anbud som kommer in med ett timpris på under 300-350 kronor bedömer vi som lågt. Då kräver vi en motivering. Vi planerar också för att växla upp med upphandlingsdialog med företagen, att bjuda in dem till en träff för att gå igenom avtalen med ramavtalsleverantörer så att alla vet vad som gäller. Nyhetsbreven till företagen är ytterligare en kanal i vilken vi planerar att gå ut med information om planerade upphandlingar.

Krisztina Andersson