Karlshamn satsar på att utveckla upphandlingen

Som en del i det arbetet arrangerade man ett dialogmöte om strategiskt inköp där kommunledningen tillsammans med några företagare fick en grundlig genomgång av upphandlingsexperten Ellen Hausel Heldahl, Svenskt Näringsliv, på hur en kommun kan bli bättre. Huvudfokus under dialogen var hur en kommun kan bli mera inköpsmogen, det vill säga vilka strategier man bör ha för sina inköp.

– Det gäller att veta var du befinner dig för att veta vart du ska och för det behövs flera olika strategier, allt från övergripande för inköpsfunktionen till de för enskilda inköpsområden, säger Ellen Hausel Heldahl.

Om kommunen inte har kompetens att genomföra offentlig upphandling på korrekt sätt kan detta bidra till både ökade kostnader och sämre kvalitet men också till att utbudet av lämpliga leverantörer hotas på lång sikt. Karlshamns upphandlingsenhet har numera medarbetare med olika bakgrunder och kompetenser allt i syfte att långsiktigt kunna säkerställa professionella upphandlingar för den tredjedel av kommunens budget, ca 600 miljoner, som årligen omfattas av offentlig upphandling.

– Det är bra att viljan och ambitionen finns att förbättra och förenkla upphandlingsprocessen. Just offentlig upphandling är det som företagare ger sämst betyg i våra mätningar av det lokala företagsklimatet, säger Carina Centrén, regionchef Svenskt Näringsliv.

Karlshamn är bäst av kommunerna i Blekinge på att hålla dialogmöten innan förfrågningarna går ut. En dialog mellan kommun och företag är viktig både före och efter upphandlingen så att företagen vet vad de förväntas att leverera samt att de även kan få uppföljning kring varför de inte vunnit en upphandling. Detta är speciellt viktigt om man som kommun vill kunna stärka det lokala näringslivet och att det inte bara blir stora upphandlingar vilket riskerar att slå ut de mindre företagen helt. Kontinuerlig information genom processen minskar också risken för överprövning. Med en tydlig dialog och uppdelning finns det möjlighet även för de mindre att vara med och konkurrera. Det är också viktigt för företagen att ge kommunerna feedback så att upphandlingarna kan bli bättre i framtiden.

Ellen Hausel Heldahl gav rådet till kommunen att man på sin hemsida ska lägga ut vad man planerar att upphandla inom det närmsta året. Detta för att ge företagen en hint om vad som är på gång så att de kan ha framförhållning. Ellen Hausel Heldahl tipsar även om att bjuda in företagare till frukostmöten där såväl politiker som tjänstemän deltar och som arrangeras tillsammans med företagare. Detta i syfte att bygga relationer och att få koll på marknaden. Några av Ellen Hausel Heldahs råd till företagen var att noggrant gå igenom förfrågningsunderlagen och svara på vad som efterfrågas och se till att alla handlingar bifogas.

– Den 1 januari träder de nya direktiven för offentlig upphandling i kraft och detta ställer nya krav både på beställare och köpare. Här gäller det för kommunerna att jobba aktivt med tydlig information till företagen och att hålla kontinuerlig dialog genom alla upphandlingens faser, säger Ellen Hausel Heldahl.

Karlshamns kommun kommer även ha ett bättre samarbete mellan politikerna och tjänstemännen så att inte upphandlingarna utgår från premisser och målsättningar som inte går att mäta eller uppfylla. Det gäller att förstå de framtida behoven i en verksamhet och inte göra upphandlingar som utgår från önskemål, menar Ellen Hausel Heldahl.

– För att bli bättre kravställare och inköpare är det viktigt med kontinuerlig vidareutbildning som inkluderar de i ledande befattningar och här bör personalavdelningen vara involverad, säger Ellen Hausel Heldahl.

– Det ska bli intressant att följa utvecklingen i Karlshamn och se resultatet av det förbättringsarbete som nu pågår, avslutar Carina Centrén.

Artur Hulu