Åre kommun samordnar och effektiviserar inköpsprocessen

– Med ensamordning av inköpen och en central INKÖPSfunktion kan vi skapa långsiktiga inköpsstrategier som talar om vad vi ska köpa, inom vilka områden, vem som gör inköpet och hur vi vill köpa varor och tjänster, säger Viktor Stjernefeldt inköpschef med ansvar för hela inköpsprocessen inklusive upphandlingar i Åre kommun.

Åre kommun upphandlar för nära 400 miljoner kronor om året av cirka 1 500 företagare, en stor del av dem är små företag. Idag sker upphandlingarna på olika håll; i kommunens olika verksamheter, via kommunernas gemensamma upphandlingskontor i Östersund samt en mindre del via Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) och Kammarkollegiet.

– Problemet med att ha så spridda processer är att det är svårt att få en överblick över kommunens totala behov, både för oss i kommunen och för företagen. Det är svårt för företagen att veta om en upphandling handlar om ett enstaka inköp eller är en del i en långsiktig strategi, säger Viktor Stjernefeldt.

Rekryterad från näringslivet

I Svenskt Näringslivs senaste mätning av lokalt företagsklimat fick Åre kommun lågt betyg (lite drygt två på en sexgradig skala) av företagen när det gäller upphandlingar. Nu ska arbetet förbättras. Viktor Stjernefeldt är rekryterad från näringslivet för att leda arbetet med att utveckla kommunens metoder kring upphandlingar och inköpsfrågor. Han kommer närmast från NordLock i Mattmar där han var Inköp och Logistikchef. Han vill flytta fokus från själva upphandlingsprocessen till värdet av affären.

– Många lägger mycket tid på själva upphandlingen men jag menar att det är minst lika viktigt med analys/strategiarbetet innan och uppföljning/relationen efter upphandlingen, säger Viktor Stjernefeldt.

Kunskap hos företagen

Kontakten med företagen är avgörande för att lyckas bättre i såväl upphandling som analys och uppföljning. Viktor Stjernefeldt vill att kommunen pratar mer med företagen och blir bättre på att fånga upp kunskap och innovationer hos dem.

– I näringslivet använder man ofta inköpsavdelningen även till att finna nya innovationer och utveckla verksamheten, min erfarenhet är att det arbetssättet fungerar bra.Det finns stor kunskap och förmåga till innovation hos företagarna och det är otroligt viktigt att få med i en inköpsprocess. Företagen har också efterfrågat den här dialogen, säger Viktor Stjernefeldt.

Han nämner IT och telefoni som ett sådant område.

– Där går utvecklingen i rasande takt. I och med digitaliseringen kommer fler områden att följa samma utveckling. Då gäller det att veta vad marknaden har att erbjuda framåt och dra nytta av det.

Fler affärer

Parallellt med att samordna upphandlingarna pågår en analys över kommande behov av varor och tjänster och fler affärer för förtagen väntar.

– Åre kommun växer. Befolkningen ökar och vi har kraftig tillväxt inom flera områden, bland annat inom Teknisk verksamhet - VA. Det kommer med andra ord att bli ännu fler upphandlingar framöver, säger Viktor Stjernefeldt.