Kommunikation - nyckeln till bättre offentliga marknader

Vidare ligger Sverige även i topp vad gäller att ha flest upphandlingar med bara får ett anbud, 11 procent jämfört med 5 procent som är det europeiska genomsnittet. 80 procent av anbudsgivarna är mikro- eller småföretag, men i 40 procent av fallen är vinnaren ett stort företag. Ellen Hausel Heldahl, upphandlings- och konkurrensexpert på Svenskt Näringsliv, menar att det är bristande kommunikation som är den främsta orsaken till att det inte fungerar.

- Det finns allt för lite dialog mellan kommunen och näringslivet, vilket gör att företagen sällan har någon kunskap om kommunens planerade upphandlingar. När de sedan väl får reda på det är det ofta för sent, med anbudstider så korta som två veckor. Dessutom saknas ofta all form av återkoppling, vilket skulle ge företagen en chans att förstå varför de förlorade och vad som kan förbättras till nästa gång, säger Ellen Hausel Heldahl.

När upphandlingarna dessutom blir för stora och för kravfyllda utestänger man de mindre företagen som inte har en chans att konkurrera med de större under sådana förutsättningar. Även de större företagen upplever ofta att kraven är för omfattande eller till och med orimliga. De långa kravlistorna är ofta till för att slippa oseriösa anbud, men gör ofta mer skada än nytta. Processen blir för krånglig och byråkratisk, och det är inte lönsamt att lägga ett anbud när man riskerar att i slutändan stå utan någonting. Nästa år kommer dock nya lagar som ska förenkla och förbättra upphandlingsprocesser. Det ska uppmuntras till att dela upp försäljning i mindre bitar, där företagen kan lägga bud på flera men bara vinna ett. På så sätt släpps de mindre företagen fram och ges en större chans att vinna.

Men hur kan kommunerna och företagen själva förbättra upphandlingarna? Det viktigaste är att föra en dialog i alla faser av processen. Alla inblandade måste vara överens om samma sanning, förstå varandras roller och dra nytta av varandras kunskaper.

- Ofta ligger allt på en person, och vi tenderar att vara de sista som får ta del av de beslut som fattas. Dessutom påverkas vi ofta av andra beslut som fattas inom kommunen, som miljöplaner. Det måste finnas en dialog mellan oss och politikerna för att det ska fungera, säger Charlotta Strengberg, inköpscontroller på Habo kommun.

I Sollentuna kommun, som har de bästa betygen gällande upphandling, välkomnas företagens synpunkter på förfrågningsunderlagen. Kommunens upphandlingsplan finns tillgänglig på hemsidan, och intresserade företag får relevant information om upphandling. Också mindre upphandlingar bör annonseras ut på hemsidan, då dessa är intressanta för mikro- och småföretagen. Dessa kan inte överprövas och saknar mycket av den byråkrati som omger större anbud, men ger en öppen och transparent relation. Även efter upphandlingarna borde det finnas en dialog, där man ringer upp förlorarna och tackar för deras anbud, för att sedan förklara varför de inte vann den här gången.

Näst efter behovet av dialog är hur man ställer krav det viktigaste. Gamla förfrågningsunderlag tillsammans med olika beställares önskemål skapar en cocktail av ska-krav som sammantaget skapar ett byråkratiskt och svårhanterligt förfrågningsunderlag. Genom att rensa förfrågningsunderlaget och ifrågasätta om alla krav verkligen är nödvändiga får man en smidigare process, fler anbud och en enklare uppföljning. Underlag med tänkta krav kan gärna skickas ut på en remissrunda innan innehållet låses.

- Anordna anbudsskolor för leverantörerna. På så sätt får företagen en chans att bekanta sig med situationen, och det gör det lättare för dem att ta sig an problemen i verkligheten, tipsar Ellen Hausel Heldahl.

Text: Mathilda Linnander