Vart tar pengarna vägen?

Oskarshamns kommun och Svenskt Näringsliv bjöd in till en dag i upphandlingens tecken. Först samlades en grupp politiker och tjänstemän för att få lyssna till Anna Liffner från de sex norra länskommunernas gemensamma inköpscentral och Svenskt Näringslivs upphandlingsexpert Ellen Hausel Heldahl. Båda var mycket noga med att lyfta fram möjligheterna med upphandling.

– Vi som är upphandlare har säkerligen skrämt upp er beställare genom att påtala att ni ska vara återhållsamma med samtal med anbudsgivare under pågående upphandling. Det ska man vara, men det finns däremot alla möjligheter till dialog innan. För genom dialog blir underlagen bättre, kraven relevantare och förståelsen från alla inblandade mycket högre, säger Anna Liffner från Inköpscentralen.

En viktig komponent att ha koll på för inköpare är var pengarna tar vägen. Då finns det flera verktyg som kan hjälpa till med att skapa den kollen, ett av dessa är att göra en så kallad Spendanalys.

– En spendanalys ger en bild över din organisations inköps- och leverantörsmönster. Genom spendanalysen ser du hur stor din totala inköpsvolym är och hur den är fördelad på olika inköpsområden. Din spendanalys besvarar normalt följande frågor: Vem köper? Vad köps? Från vem? För hur mycket? På vilket sätt? Det här är ett konkret tips som ger bättre koll på kommunens ekonomi som jag tycker att ni ska ta till er, säger Ellen Hausel Heldahl från Svenskt Näringsliv.

Efter lunch anslöt ett 60-tal företagare till mötet. Fokus var mycket på dialog mellan företagare och upphandlare samt på konkreta tips för att öka möjligheterna att göra affärer.

– Vi arbetar hårt för att hitta möjligheter att dela upp upphandlingarna i mindre delar för att fler ska få chansen att vara med. För vi vill verkligen få in fler anbud och öka konkurrensen, säger Anna Liffner från Inköpscentralen.

När Svenskt Näringslivs upphandlingsexpert Ellen Hausel Heldahl ombeds ge tips till företagen om vad man behöver tänka på, ger hon följande råd:

• Var inte rädd att marknadsföra dig även mot det offentliga. Om de inte vet att de behöver en vara/tjänst så kommer det inte heller att upphandla den. Tänk på att direktupphandlingar inte alltid annonseras.

• Ta reda på hur upphandlingsmarknaden ser ut för just dina produkter. Har kommunen en avtalsdatabas? När löper nuvarande avtal ut?

• Kom ihåg att du kan begära ut tidigare upphandlingar. Var ligger prisnivån?
• Beställaren är den som har sett behovet och då kan den vara rätt person att kontakta, snarare än upphandlaren.
• Håll koll på kommunens hemsidor, här annonseras upphandlingarna liksom i annonsdatabaser. Gå på företagarmöten som kommunen anordnar.

Efter en frågestund avslutas mötet och deltagarna lämna mötet. Flera, både företagare, politiker så väl som tjänstemän, kommenterade att det hade varit matnyttiga timmar i en viktig fråga.