Det är svårt att handla upp tjänster

Inom offentlig sektor styrs upphandlingen av LOU, Lagen om Offentlig Upphandling. Genom ett tydligt regelverk och struktur är ambitionen att skattebetalarna ska få största möjliga nytta för varje skattekrona.

Det finns dock ett par problematiska områden när det gäller tillämpningen av LOU vid upphandling av tjänster inom t.ex. chefsrekrytering.

– Generellt är upphandlingarna uppbyggda så att det finns några ”skall-krav” som leverantören ska uppfylla. Dessa krav utgör grundplattan och ska säkerställa att leverantören är seriös. Det handlar ofta om att beskriva en arbetsprocess och att verifiera att företaget sköter sina åtaganden gentemot anställda och samhälle. Utöver dessa skall-krav brukar det tillkomma några krav som ska belysa kvalitet hos leverantören. Det kan handla om certifieringar och vilka tester man använder. Ofta får man också lämna ett par referenser, säger Mats Högström, grundare till rekryteringsföretaget Högström & Co Management AB.

Utvärderingen sker sedan ofta i tre steg: a) skall-kraven ska vara uppfyllda för att leverantören ska få bli utvärderad i de två efterföljande stegen, b) utvärdering av bedömd kvalité efter ett poängsystem och slutligen c) utvärderas priset.

Därefter sker en viktning av kvalitetsutvärdering och pris, ofta 30/70 % så att störst vikt läggs vid lägsta pris. Det händer också att bedömning sker helt efter lägsta pris.

Problemet med denna process är att både skall-krav och kvalitetskrav ibland läggs på en så låg nivå så att företag med väldigt olika kompetens jämförs i samma grupp och att lägsta pris i praktiken oftast är helt avgörande.

– En bra jämförelse kan vara ett exempel med bilar. Då skulle man kunna likna skall-krav och kvalitetskrav med att ”bilen ska ha fyra hjul, ratt och rutor. Dessutom en bra broms”. Sedan sänder man anbudsförfrågan till Mercedes, Volvo och Hyundai. När sedan utvärdering av skall-krav (hjul, ratt och rutor) och kvalitetskrav (bra broms) är gjorda så kommer man snabbt fram till att alla uppfyller kraven och Hyundai vinner på lägsta pris. Att inte vinna upphandlingar är förstås helt ok, men utvärderingen ska inte bygga på att man jämför äpplen med päron och jag är inte säker på att man från upphandlande verksamhet är medveten om att man ofta handlar upp lägsta möjliga kvalitet, säger Mats Högström.

Upphandlingsförfarandet enligt LOU leder ofta till att man köper en tjänst med kvalitets- mässiga brister, fast till ett riktigt lågt pris. Frågan är hur mycket dessa brister i upphandlingar enligt LOU i praktiken har kostat skattebetalarna?

– Jag skulle önska att man hade tydligare kvalitetskrav och gjorde långsiktiga utvärderingar av resultatet av de konsulttjänster man köpt för att använda detta som en del i kommande upphandlingsunderlag, säger Mats Högström...

Enligt några olika undersökningar ligger andelen rekryteringar som misslyckas på grund av att ”fel person” anställs på mellan 10 och 20 %. För några år sedan genomförde ett större bemanningsföretag en undersökning som visade att antalet misslyckade rekryteringar dessutom hade ökat över åren, trots alla moderna testverktyg.

– Det är svårt att bedöma människor och det är förstås skönt att ha ett enkelt verktyg till sin hjälp i form av personlighetstest. Men den okritiska testanvändningen är som jag ser det ett problem som förmodligen bidrar till att så många rekryteringar misslyckas. Detta styr till viss del upphandlingarna enligt LOU. Ofta finns krav i upphandlingsunderlagen på att test ska användas. Jag har till och med varit med om att en viss testleverantör ska användas (som viktigaste krav) för att man skulle få delta i upphandlingen, säger Mats Högström.

– Genom att lägga större fokus på analysen av krav och förutsättningar i verksamheten och aktuell chefsbefattning och mindre på att med hjälp av tveksamma testmetoder hitta ”superchefen”, skulle många verksamheter öka träffsäkerheten i sina rekryteringar. Det skulle både verksamhet och individ vinna mycket på, avslutar Mats Högström.