Hög tid att förbereda för dataskyddsförordningen

Den 25 maj 2018 träder den nya dataskyddsförordningen i kraft. Den ställer stora krav på företag och därför åker Svenskt Näringslivs expert i frågan Carolina Brånby just nu runt i landet och informerar. På onsdagen samlades företag i Linköping för att få veta mer.

- Maj nästa år kan verka avlägset, men kraven på företag är stora. Det kan krävas ombyggnad av IT-system och som vi vet kan det vara en omfattande process, sa Brånby.

Dataskyddsförordningen kommer att ersätta personuppgiftslagen, men är mer omfattande och har större konsekvenser om den inte följs. En av de stora förändringarna är att sanktionsavgifterna kan bli enorma. Datainspektionen kan påföra sanktioner på upp till 20 miljoner euro eller fyra procent av ett företags globala årsomsättning på koncernnivå.

Kundregister stor fråga

En personuppgift är, enkelt uttryckt, allt som kan identifiera en enskild person. Det är allt från namn och adress till fingeravtryck och IP-adress. Företag har stora behov att lagra olika typer av information både om kunder och medarbetare. Det finns självklart möjligheter till det, även med den nya förordningen. Exempelvis får företag behandla personuppgifter nödvändiga för att följa lagar eller fullfölja avtal. Det går också att lagra uppgifter efter en så kallad intresseavvägning där företaget menar att man har ett berättigat intresse av att lagra en uppgift som väger tyngre än den enskildes behov av integritet.

- Intresseavvägningen kan ibland tolkas som en slasktratt, men man kan inte göra det generellt och säga ”allt vi lagrar är av intresse för oss”. Man måste konkret ta ställning till varje typ av personuppgiftsbehandling, sa Brånby.

Många frågor under seminariet rörde just hur man får hantera lönesystem, kundregister och listor med potentiella kunder. Carolina gav ett övergripande råd.

- Det är viktigt att dokumentera hur man har resonerat inför beslut om behandling. Ibland är förordningen svårtolkad eller svårtillämpad på en specifik situation. Kontakta Datainspektionen eller ta juridisk experthjälp, sa hon.

Carolina Brånby hade många tips att komma med. Ett är att alltid tänka över varför man sparar uppgifter. Allt som inte är nödvändigt ska man göra sig av med direkt.

Att skaffa utgivningsbevis för företagets hemsida var ett annat praktiskt tips.

- Då kliver man ur dataskyddsförordningens regler, så det kan vara en bra investering, sa Brånby.

Högre krav på att informera om att och hur man behandlar personuppgifter, högre krav på att uppgifter ska raderas och krav på att rapportera om dataincidenter är tre andra nyheter som många berörs av. Carolina Brånbys uppmaning till företagarna i Örnsköldsvik var tydlig.

- Se över era system, utbilda personalen och skapa rutiner, sa hon.

Mycket är än så länge oklart. I maj kommer den svenska dataskyddsutredningen med sitt betänkande och förslag till ett nytt svenskt regelverk. Svenskt Näringsliv fortsätter att följa frågan, men för företagarna i Linköping är nu ett första steg taget mot att vara redo när förordningen träder i kraft.