Funktionsupphandling kräver mod och nyfikenhet

Det finns mycket att vinna för upphandlande myndigheter genom att ställa krav på funktion i stället för att ställa specifika krav på varor och tjänster i offentliga upphandlingar. Vad blir fördelarna för anbudsgivarna och hur genomför man funktionsupphandlingar? Det var några av alla frågor som diskuterades när Svenskt Näringsliv och Upphandlingsmyndigheten anordnade ett seminarium i Malmö som fokuserade på behov och funktion i offentlig upphandling.

– Funktionsupphandling handlar om att förminska – less is more, säger Robert Thorburn från Svenskt Näringsliv.

I en funktionsupphandling specificeras inte detaljerade krav på produkter, varor eller tjänster som i en traditionell upphandling. Fokus är på funktionen och vad som ska uppnås, och inte hur det ska göras. Leverantören ges mer utrymme att påverka hur lösningen ska se ut vilket öppnar för nytänkande och innovation.

– Funktionsupphandling är ett sätt att jobba där man fokuserar på behoven och ställer krav på funktionen istället för ”hur”, säger Ellen Hausel Heldahl, upphandlingsexpert på Svenskt Näringsliv.

Genom att bättre ta tillvara på leverantörernas kunskap och yrkeserfarenhet kan man höja effektiviteten och kvaliteten i offentligt sektor. Det finns många nya innovationer och lösningar på marknaden som aldrig köps in. Genom att fokusera på innovation, dialog och funktion kan upphandlande myndigheter utveckla sina inköp och gynna nya lösningar och främja innovation.

– Fortsätter man att köpa det man alltid har köpt får man alltid samma sak och aldrig nya lösningar, säger Ellen Hausel Heldahl.

Det förekommer många irrelevanta ska-krav i upphandlingar idag som utgör hinder för företag att delta. Krav på ett visst antal års erfarenhet eller en viss omsättning gör att många företag inte kan delta i upphandlingar. Funktionen är kanske viktigare än referenser, en viss omsättning eller erfarenhet ibland, enligt Ellen Hausel Heldahl.

Man måste nå en synergi mellan behoven i offentlig sektor och näringslivets utveckling. Det är viktigt att arbeta med tjänster och produkter som innebär värde för många, menar Ellen Hausel Heldahl.

Det finns en vilja hos både privata och offentliga aktörer att funktionsupphandla och Svenskt Näringsliv ser ett ökat intresse och efterfrågan av information på området.

– Responsen har varit bättre än vi trodde, säger Jenny Engström, enheten för upphandlingsstöd på Upphandlingsmyndigheten.

Några av förklaringarna till att inte fler använder funktionsupphandlingar eller har initiala motsättningar är bland annat att det är tidskrävande och att det finns en rädsla hos offentliga upphandlare. Funktionsupphandling kräver framförhållning och planering. Risken för överprövning är också en anledning till att många inte vågar, enligt Jenny Engström.

– Tid och förhöjd risk gör att många inte vågar. Det krävs mod och nyfikenhet. Det är också viktigt att marknaden är mogen – funktionsupphandling kräver mer av leverantören och som upphandlare måste man gå ut och ta tempen på marknaden och fråga sig om ett visst segmentet är moget för detta, säger Jenny Engström.

Bristande dialog kan även vara en av anledningarna till att fler väljer att inte funktionsupphandla.

– Det är viktigt att ha en dialog med leverantörerna för att lära känna marknaden och vad som finns där ute, säger Ellen Ellen Hausel Heldahl.

Dialogen med marknaden är viktig. Den ger en kännedom om vad marknaden har att erbjuda, vilka aktuella villkor som finns inom en viss marknad och belyser branschspecifika problem och frågor. Dialogen är viktigt både före, under och efter en upphandling. Detta skapar dels en samsyn som kan leda till färre överprövningar samt en bättre uppföljning som kan minska antalet oseriösa företag.

– Oseriösa företag kan förhindras genom uppföljning. I vissa branscher försvinner de seriösa företagen från marknaden och det finns bara oseriösa företag kvar eftersom att ingen uppföljning sker – det är enbart pris som styr, säger Ellen Hausel Heldahl.

Flera av deltagarna på seminariet efterfrågade vid slutet av dagen nätverk och forum för att diskutera dessa frågor vidare. Att diskutera frågor kring upphandling är ett bra sätt att utbyte erfarenheter och kunskap, enligt Katarina Lincoln, enheten för upphandlingsstöd, Upphandlingsmyndigheten. Katarina Lincoln tipsade deltagarna om kunskapsbanken på Upphandlingsmyndighetens hemsida där de har samlat och kartlagt goda exempel.

– Det är inte vi som sitter på alla svaren utan ni företagare, säger Katarina Lincoln.

Charlotte Hafström