E-handelssystem gör det lätt att göra rätt

Susanne Afzelius, enhetschef för upphandling och inköp på Uppsala kommun berättar om hur det inom Uppsala kommun har funnits e-handel i begränsad omfattning under några år, men fått ett uppsving först i år. Kommunen jobbar i skrivande stund med uppsättning av systemet, införande av e-handel hos två pilotverksamheter samt anslutning av leverantörer. Det primära syftet är att alla avtalade varor och tjänster ska finnas tillgängliga under ett och samma tak samt att det ska finnas utbildade beställare hos alla förvaltningar.

- I dagsläget har vi sju leverantörer anslutna via e-handelssystemet, men totalt har vi nästan 800 leverantörer. Vi jobbar nu med att successivt ansluta leverantörer, antingen direkt i systemet eller genom deras respektive webshopar. Vi förväntar oss att alla förvaltningar ska vara i drift hösten 2019.

Kommunen använder e-handelssystemet Agresso, som innebär att hela inköpsprocessen, från beställning till leverans och fakturahantering, är elektronisk. Allt ifrån information om avtal, leverantörer och priser finns således tillgängliga i systemet. Susanne Afzelius ser positivt på de ikraftträdande förändringarna och pekar framförallt på tre förbättringar.

- För det första så är det en kostnadsbesparing. Det blir lättare att handla rätt varor och tjänster, från rätt leverantörer, till rätt pris. För det andra så är det tidssparande. E-handeln innebär att varor och tjänster finns direkt tillgängliga i systemet. Det gör att det går fortare att hitta det man söker efter. Slutligen vill jag poängtera möjligheten till bättre uppföljning, då kommunens samtliga avtal finns lättare tillgängliga får vi en ökad avtalstrohet. På så vis blir kommunen en god affärspartner till företagen. Vårt mål är att vi ska få ett effektivare inköpsflöde och genom e-handelssystemet nå ut brett till alla leverantörer. Förenklat sagt ska det vara lätt att göra rätt!

Susanne Afzelius tror att det nya systemet kommer att vara till stor fördel för leverantörerna som nu kommer ha möjlighet att visa upp hela sitt avtalade sortiment på ett effektivt sätt, till exempel genom att lägga till bilder på produkterna.

- Vi tänker även noga på vad det är för leverantörsmarknad och ställer marknadsanpassade e-handelskrav därefter. Leverantörerna har alla olika förutsättningar gällande allt från tekniska lösningar till fakturahantering. Därför jobbar vi för att erbjuda olika alternativ, så att inte vissa leverantörer utesluts.

Avslutningsvis trycker Susanne Afzelius på vikten av en god dialog mellan kommunen och leverantörer, bland annat i form av leverantörsträffar och marknadsundersökningar. Att ha en god dialog, menar hon även är viktigt med företagare som lämnat anbud på annonserade upphandlingar. Under hösten lanserar Uppsala kommun ett ”nöjd kund index” i syftet att ta in åsikter om upphandlingsprocessen.

- Vi vill ständigt förbättra oss och lyssna in hur vi kan gå tillväga för att förenkla processen. Det ska vara något positivt att lämna anbud åt Uppsala kommun.

Emelie Hägerström