Lägsta pris inte billigast

– Ta vår produkt till exempel. Vårt moderna förankringssystem för bryggor är i de flesta fall initialt dyrare i inköp än om du skulle handla traditionella kättingar. Men sett ur ett livscykelperspektiv är vi billigare. Och då har vi inte nämnt aspekter som hållbarhet och miljöpåverkan. Lägsta pris låter kanske billigast, men kan ge högre kostnader i längden, konstaterar Lars Brandt.

Den offentliga sektorn upphandlar varor och tjänster för mer än 600 miljarder kronor årligen. För att nå önskade resultat och effekter i de offentliga verksamheterna behöver företagens idéer och nya lösningar på behoven inom offentlig verksamhet tas om hand på ett bättre sätt.

Joel Smedberg, driver företaget Två Punkt Ett och säljer ljus som funktion.

– När upphandlarna ser ljus som en funktion kan de ställa andra krav jämfört om de köper vanlig lamparmatur, säger Joel.

Två Punkt Ett har exempelvis upptäckt att det finns stor förbättringspotential när det gäller belysningen i skolor.

– I funktionsupphandlingar är det inte priset som främst konkurrensutsätts, utan effekterna av produkterna. Det kan vara att eleverna presterar bättre i ett klassrum där taklamporna ger ett flimmerfritt ljus som påminner om dagsljus, än vad de gör i ett klassrum med lysrörsbelysning, säger Joel Smedberg.

– Vad händer om en kommun upphandlar ”en god klassrumsmiljö” istället för att köpa belysning, skolbänkar och annan klassrumsutrustning separat. Då kan olika företag som är specialiserade på inomhusmiljö och klassrumsutrustning samarbeta för att utveckla den bästa klassrumsmiljön. Vårt mål är att köpa ljus som funktion ska bli det vedertagna sättet att upphandla belysning på, säger Joel Smedberg, på Två Punkt Ett.

Fråga Vad? istället för Hur?

– Varför är vi på Svenskt Näringsliv så engagerade i frågan om funktionsupphandling? Jo, det är för att det är en win-win situation. I Storbritannien har man jobbat länge med innovationsupphandling, de har en medveten strategi och speciella pengar för att ta en högre risk vid upphandlingar. Och det ger effekter för deras innovationsklimat och bidrar till deras samhällsutveckling, menar Ellen Hausel Heldahl, upphandlingsexpert på Svenskt Näringsliv och en av talarna under seminariet.

I en funktionsupphandling specificeras inte detaljerade krav på produkter, varor eller tjänster som i en traditionell upphandling. Fokus är på funktionen och vad som ska uppnås, och inte hur det ska göras. Leverantören ges mer utrymme att påverka hur lösningen ska se ut vilket öppnar för nytänkande och innovation.

– Fortsätter man att köpa det man alltid har köpt får man alltid samma sak och aldrig nya lösningar, säger Ellen Hausel Heldahl.

Dialogen är nyckeln

Dialogen med marknaden är en nyckelfaktor vid funktionsupphandling. Den ger en kännedom om vad marknaden har att erbjuda, vilka aktuella villkor som finns inom en viss marknad och belyser branschspecifika problem och frågor. Dialogen är viktigt både före, under och efter en upphandling. Detta skapar dels en samsyn som kan leda till färre överprövningar samt en bättre uppföljning som kan minska antalet oseriösa företag.

– Dialog ska föras tvärfunktionellt, horisontellt och vertikalt. Se till att prata med intressenter, brukare, kunder och användare. Det är också viktigt att ha en dialog med leverantörerna för att lära känna marknaden och vad som finns där ute. En tidig dialog skapar förståelse och kunskap om behoven och möjligheterna, säger Ellen Hausel Heldahl och avslutar;

– Vi får inte stänga den kreativa processen för tidigt. Om allt var möjligt vad skulle vi vilja då? Efter det får vi krav som vi måste ta hänsyn till, men låt allt vara möjligt först!