Upphandla smart

Föredraget inleddes med en genomgång av syftet med det upphandlingssystem vi har i Sverige och som har sin grund i EU-bestämmelser. Huvudsyftet, berättade Ellen Hausel Heldahl, med upphandlingsdirektiven är att upprätthålla den fria rörligheten i Europa och att skydda leverantörerna från myndigheternas godtycke. Därutöver får lagen positiva genomslag på exempelvis effektivitet och tillväxt som positiva effekter.

- De grundläggande principerna i upphandlingslagstiftningen är icke-diskriminering, likabehandling, proportionalitet, öppenhet och ömsesidigt erkännande. Detta ska gälla inom hela EU och ESS. Företag ska inte vara begränsade att leverera till offentliga aktörer inom den egna kommunen eller det egna landet. Detta är oerhört viktigt för ett exportberoende land som Sverige.

De nya upphandlingslagarna är tänkt att göra upphandlingsarbetet mer flexibelt, öppna upp för ett mer strategiskt och långsiktigt upphandlingsarbete samt utöka möjligheten till tillsyn och vägledning av företagen. Dessutom hoppas lagstiftarna att de nya lagarna ska leda till att fler små och mellanstora företag ska kunna konkurrera om kontrakten.

- Ett av Sveriges största problem rörande upphandling är att vi får för få anbud. I många upphandlingar inkommer bara ett eller två anbud, vilket är alldeles för lågt. 4-5 är en rimlig miniminivå. För att nå dit behöver vi jobba mer med dialog och funktionskrav. Offentlig sektor måste berätta vad de vill ha utfört, inte hur. Detaljstyrning skapar bara krångel, stänger ute företag och hämmar kreativitet. Även uppdelning av kontrakt måste det jobbas med i större utsträckning.

Hennes tips till svenska kommuner är att först och främst utvärdera den lokala marknaden noggrant för att se hur konkurrensen ser ut. Därefter bör man utifrån denna analys stycka upp kontrakten i separata delar, så att även mindre företag kan vara med och tävla. Nuförtiden är det också möjligt att begränsa tilldelningen på så sätt att varje aktör bara kan vinna en del eller två delar av uppdraget. Hon hoppas även att kommunerna och regionerna i högre utsträckning ska börja tänka på de långsiktiga kostnaderna när de värderar anbuden och inte bara den kortsiktiga prislappen.

Avslutningsvis listade hon företagens vanligaste tankar gällande den offentliga upphandlingen:

• De är för stora, jag kan leverera tio ton potatis, inte hundra.
• Upphandlingsunderlaget är bristfälligt
• Förfrågningsunderlaget innehåller alltför många ska-krav som utesluter nya lösningar. Tvätta förfrågningsunderlaget!
• Informationen om kommande upphandlingar måste bli bättre. Visa på hemsidan vilka upphandlingar som är på gång nästa år, så hinner företagarna förbereda sig och planera in tid för ett anbud!
• Förklara varför företaget vann eller inte vann en upphandling.

Den sista punkten betonade Ellen Hausel Heldahl särskilt. När hon tidigare granskat skillnader mellan framgångsrika och mindre framgångsrika upphandlingskommuner stod uppföljning och dialog ut som en viktig faktor.

- Ring och förklara för företagen varför de inte vann. Lyssna på deras kommentarer och uppmana dem att söka igen. Det är värt den kvart det tar att göra detta. Då slipper ni överklagan och missnöje.