Årets inköpare: “Samarbete och timing är nycklarna” 

Kungsbacka kommun har under de senaste åren drivit projektet ”strategiskt inköp”.  
Nu har Katarina Appelqvist, inköpschef och drivande bakom projektet, vunnit utmärkelsen årets inköpare. Katarina Appelqvist berättar både om hur arbetet tog fart och de faktorer hon tror varit avgörande för kommunens framgång; 

— Vårt arbete startade med en genomlysning kring hur inköpsprocessen fungerar i kommunen för att synliggöra vilka förädlingar som är viktigast att fokusera på. Vi har tagit stöd i vår kick-off i projektet av Upphandlingsmyndigheten och SKR som var på plats och beskrev den nationella synen på inköp, men framförallt vikten av de offentliga affärerna.  

Katarina ser priset som en bekräftelse för hela organisationen och att deras arbete ligger rätt i tiden. Hon menar att de genom ett tajt samarbete lyckats leverera en förflyttning på relativt kort tid. Katarina berättar mer om de faktorer som hon tror varit avgörande; 

— Nyckelfaktorerna till att vi lyckats så pass bra tror jag är samarbete och timing. Det tillsammans med en väldigt stringent projektledning och fokus. 

Framöver vill Katarina tänka nytt i frågor om upphandling för att hantera de utmaningar hon menar kommunen kommer möta framöver - helst i samarbete med näringslivet.   

— Visionen framåt är att vi i Kungsbacka kommun tänker “inköp” och inte bara “upphandling”. Då kan vi få ut mer nytta av varje skattekrona, men också rusta oss för välfärdsutmaningen att färre ska försörja fler. För att kunna göra det behöver vi tänka nytt, då gärna ihop med företagarna för att hitta nya sätt att lösa våra gamla utmaningar på, säger Katarina.  

Upphandling beskrivs ofta som en invecklad process med få anbudsgivare per upphandling. En bild som Katarina är medveten om och gärna vill förändra. 

—Jag tror att det finns en bild av att upphandling är svårt, att det bara är fokus på det billigaste och att det är redan är uppgjort på förhand. Jag tror det är en bild som bygger på att det ”bara ” finns en vinnare - då blir såklart inte övriga anbudsgivare nöjda. Vad gäller antalet anbudsgivare per upphandling skulle jag säga att det är i de stora entreprenaderna och IT-systems-upphandlingarna som det är ganska få anbudsgivare, i övriga är det fler. Men, ska vi lyckas förändra bilden så gör vi det enklast genom att förändra våra arbetssätt - det går hand i hand, säger Katarina. 

För att råda bot på bilden av upphandling som krångligt lyfter Katarina fram att det också krävs en större förståelse för hur upphandlingsprocesser går till. Varje upphandling som görs bygger flera faktorer. Politisk inriktning och styrning i kommunen, den upphandlande verksamhetens behov och målbild samt att man därefter ska lägga till upphandlingslagstiftningen. 

  — Jag tror att de som går in i förfrågningsunderlag behöver förstå varför det ibland kan upplevas som krångligt med många krav - man vill täcka in alla dessa intressenter.    

— Många affärer kräver att vi som köpare säkrar upp avtalsrelationen ordentligt, det är oftast helt begripligt i privat sektor men när det kommer till upphandling så kritiserar man att det ställs för många krav. Självklart finns det säkert exempel när det är för många krav ställda - men i grund och botten krävs det nog en ömsesidig förståelse för hur upphandling går till, avslutar Katarina Appelqvist.