Bygglovsprocessen - en brobyggare i Enköping

Sedan tre år tillbaka är Magnus Holmberg Muhr förvaltningschef på miljö- och byggnadsförvaltningen. När han tillträdde tjänsten såg han utvecklingspotential i kommunens arbetskultur. Bristande kommunikation hade skapat en negativ stämning och dialogen med såväl kunder som inom förvaltningen kunde förbättras.

– Vi såg möjligheten att bryta ett mönster av dåliga relationer. Visionen var att företagare och kunder skulle tala gott om förvaltningen även utan oss i rummet, säger Magnus.

Projektledaren och utvecklaren, Annika Eklund, berättar hur förvaltningen tog initiativ till att tala med snarare än om varandra. Istället för att begränsa kundkontakten till handläggningsprocesser och traditionsenliga informationsmöten, satsade de på personliga möten.

– Vi ringde upp och bjöd in oss själva till några av kommunens stora byggföretag som hade uttryckt missnöje kring kontakten med förvaltningen. Vi tog med kaffe och fikabröd och bad dem berätta vart det skavde! säger Annika.

Initiativet var effektivt. Annika och Magnus berättar att det tidigt framgick att problematiken grundades i otrygghet kring bygglovsprocessen. Däribland osäkerhet kring moment som att lämna in rätt papper eller beräkna väntetider.

– Med hjälp av våra första möten kunde vi fånga upp och styra pågående projekt i rätt riktning. Samtidigt hade vi ambitioner om att etablera en långsiktig relation. På så vis skulle vi kunna arbeta för att även nästa projekt skulle flyta på bra! säger Magnus

– Vårt mål var att företagares kontakt med oss skulle vara förutsägbar och trygg. De skulle våga dra igång nya projekt! säger Annika.

Efter att de sista kaffedropparna druckits upp beslöt förvaltningen och företagarna att starta en referensgrupp. Under några första ventilerande möten benades utmaningarna ut. Samtalen var mycket lärorika.

– Feedbacken kunde direkt omsättas till förbättrade arbetsprocesser. Framförallt ökade förståelsen för företagares kritiska moment, när vi behöver vara extra snabba och vilka frågor vi ska ställa för att effektivisera processen.

Enligt Annika och Magnus ser man på förvaltningen stor skillnad i arbetskultur idag. Med insyn i företagarnas projekt följde både stort engagemang och starkare relationer mellan företagare och medarbetare. Det personliga mötet fick också ett uppsving.

– Idag kan det vara vi som ringer och frågar vart pappren är istället för tvärt om! kommenterar Magnus.

Referensgruppen genererade också praktiska tips på hur bygglovsprocessen kunde förtydligas. Däribland tydligare instruktioner för bygglovsansökningar.

– Till vår glädje ville företagarna hjälpa oss utveckla en bättre anpassad hemsida. De föreslog funktioner som checklistor och exempelritningar. Att de investerade sin tid var oerhört värdefullt. Deras insats gynnar alla företagare i kommunen! säger Annika.

När referensgruppen två år senare höll årsavslutning, kunde företagarna inte längre komma på nya förbättringspunkter. Målet förvaltningen hade formulerat, att företagare skulle kunna tala gott om miljö- och byggnadsförvaltningen även utan dem i rummet hade uppnåtts under en av företagarföreningarnas evenemang i kommunen. Men, på förvaltningen har siktet redan riktats mot nästa mål.

– Nu har vi börjat tala med företagare från andra branscher och vill bjuda in fler från kommunen till våra möten. För att bli ännu bättre på att erbjuda kunden bästa möjliga service vill vi titta på hela företagarens resa och koordinera oss bättre med de andra involverade nämnderna, säger Magnus.

– Jag ser fram emot att se kuggarna haka i varandra och att medvetenheten om kundens resa blir lika etablerad i alla steg i kundens ärendehantering! avslutar Annika.