Dialog viktigt när Uppsala växer 

På upphandlingsstaben balanseras två parallella uppdrag. Samtidigt som de arbetar målinriktat för att tillmötesgå de kommunala verksamheternas behov och politikens mål, belyser Susanne vikten av god kommunikation och ett bra bemötande i mötet med näringslivet.

– Uppsala växer och det är många byggprojekt och andra affärer som kommer att initieras i kommunen framöver. Näringslivets deltagande är avgörande och det är jätteviktigt att vi kan utgöra en attraktiv affärspartner, konstaterar Susanne.

Under året har hela staben utbildats inom företagsservice, kommunikation och bemötande. Inför nästa år är målet bland annat att förenkla och förtydliga anbudsprocessen.

– Upphandlingsjuridiken blir lätt fyrkantig och svår att förstå. Tidigare har vi försökt minska den administrativa bördan genom att efterfråga så lite dokumentation som möjligt. Nu vill vi se över hur vi kan förenkla våra upphandlingsmallar ytterligare utifrån ett klarspråksperspektiv, säger Susanne.

Bra avtal genererar bra tjänster till kommuninvånare konstaterar Susanne. Parallellt med att skapa en god dialog med näringslivet pågår arbetet med att lyssna in interna önskemål.

– Vi har arbetat mycket med att bli ett bra stöd till kommunens verksamheter. Bland annat genom att stötta upp på ett mer strategiskt sätt i olika affärsmässiga frågor. Det kan vara en bidragande faktor till att vi organisatoriskt kunnat flytta upp en nivå under de senaste åren. Idag betraktas vi som ett strategiskt viktigt verktyg för att uppnå kommunens politiska mål, berättar Susanne.

Staben utvärderar kontinuerligt sin utveckling. Nyligen anslöt de sig till ett nationellt Nöjd-Upphandlings-Index (NUI), men såväl internt Nöjd-Kund-Index (NKI) som Svenskt Näringslivs temperaturmätare av kommunernas företagsklimat ligger till grund för utvärderingsarbetet. Staben får också input direkt från företagare. Dialogen mellan politiken och näringslivet har även formaliserats i ett upphandlingsråd.

– All form av dialog är positivt. I rådet finns representanter från näringslivet såväl som från samtliga partier. Genom att varva föreläsningar med workshops och dialoger har vi fått till en ny form av informationsutbyte som genererat flera värdefulla inputs, berättar Susanne.

Aktiviteten vid Uppsalas upphandlingsstab har inte stannat av under pandemin, snarare tvärt om. De har aldrig tidigare haft så många upphandlingar på gång parallellt, samtidigt köper kommunen ungefär lika mycket nu som under tidigare år. Pausats har däremot stabens leverantörsträffar.

– Före pandemin arrangerade vi stora generella leverantörsträffar riktade mot hela marknaden. Under ett år besöktes träffarna av över 1 800 leverantörer, med drygt 300 besökare vid varje träff. De har utgjort ett värdefullt forum för dialog. Nu vill vi försöka få till träffarna även i digitalt format under det kommande året, tillägger Susanne.

En stor beställande organisation likt Uppsala möter utmaningar även utan pågående pandemi. Att införskaffa tillräcklig kunskap om respektive upphandlingsområde uppges utgöra en av dem.

– Kunskapsaspekten är en fråga där vi presterar sämre i mätningar. För att förbättras är det viktigt att vi fortsätter ta in information och synpunkter från näringslivet, konstaterar Susanne. 

Verksamheter som upphandlar ofta får kontinuerligt återkoppling från leverantörer, men i kommunen finns det också verksamheter som betydligt mer sällan möter näringslivet i egenskap av affärspartner. Därför uppges det också vara viktigt att öka förståelsen för upphandlingsprocessen internt inom kommunorganisationen.

– Under våren har vi som ambition att tydligare informera om beställarnas roll i processen, betydelsen av hur förfrågningsunderlag utformas samt bli ännu bättre på att beskriva hur vi resonerar när vi utvärderar anbud, berättar Susanne.

Det är ännu för tidigt att avgöra om utbildningen i företagsservice påverkat resultatet av mätningarna. Men Susanne ser fram emot att utvärdera också kommande satsningar på att bland annat förenkla upphandlingsprocessen.

– Det ska bli spännande att följa mätningarna framöver, när vi gjort om våra mallar utifrån ett klarspråksperspektiv. Det viktigaste är att leverantören är nöjd med processen, även om denne inte vinner upphandlingen, avslutar Susanne.