Hög tid att modernisera bokföringsreglerna

Ett nykommet ställningstagande från Skatteverket har på nytt aktualiserat behovet av att se över de krav som ställs på företagens bokföring. Av ställningstagandet framgår bland annat att pappersverifikationer som till exempel taxikvitton och hotellräkningar som tagits emot av anställda i tjänsten ska behandlas som all annan räkenskapsinformation och arkiveras i sju år. Den som vill göra en elektronisk kopia och slänga originalpappret kan göra det först efter fyra år. Fast då är det nog säkrast att ha gjort själva kopian långt tidigare eftersom vanliga kvitton som alla vet knappast är läsbara efter något år.

Sedan bokföringslagens tillkomst har teknikutvecklingen rasat ifrån regelverket i ett snabbt tempo. Moderna redovisningsprogram och tjänster är både kostnadseffektiva och enkla. Nya ekonomisystem är i allt större utsträckning självlärande och många leverantörer inriktar sig särskilt på mindre företag som har behov av en helhetslösning för administrationen. Genom digitala tjänster kan småföretagare sköta en stor del av ekonomiarbetet genom enkla knapptryck på mobiltelefonen. Den positiva utvecklingen hämmas dock av ett föråldrat regelverk. Lagstiftaren har vid ett flertal tillfällen uppmärksammats på behovet av anpassning av reglerna men än så länge har inget hänt. Det är förvånansvärt med tanke på att Sverige är ett land med en i andra avseenden hög digital mognad.

Det är svårt att hitta något hållbart motiv för att inte godta att räkenskapsinformation som tagits emot på papper direkt ska kunna överföras till elektronisk form för arkivering. I synnerhet vad gäller hantering av utlägg och reseräkningar finns det stora potentiella effektivitetsvinster med en sådan möjlighet. Med ett slopat krav på arkivering i pappersform skulle exempelvis personal som gör utlägg i tjänsten kunna registrera fotokopior på kvitton direkt i reseräkningssystemet utan att hantera papper. Detta är tillåtet i många andra länder, bland annat Norge och Finland. En sådan möjlighet skulle även underlätta administrationen för större företag. Bara det lokalutrymme som krävs för att förvara det stora antalet dokument som det konkret är fråga om kan vara mycket stort. Samtidigt förekommer det i princip aldrig att materialet efterfrågas för kontroller från myndigheternas sida. Skatteverkets revisioner baseras exempelvis i princip uteslutande på den elektroniska kopian av informationen – även under den tid som kravet på arkivering i pappersform löper. Den pappersbaserade dokumentationen fyller inte heller någon funktion för företagen själva eller deras revisorer, utan materialet står i regel helt orört under den period det förvaras.

Teknikutvecklingen har också sprungit ifrån bokföringsreglerna när det gäller kravet på att bokföringsmaterial ska arkiveras på svensk mark. Elektroniskt material kan visserligen lagras utomlands, men bara om företaget anger den exakta adress där servern är placerad till svenska myndigheter. Detta är dock i regel svårt att förena med systemleverantörernas säkerhetsföreskrifter. Många leverantörer har löst detta genom en komplicerad rutin med daglig kopiering av allt elektroniskt räkenskapsmaterial som lagras utomlands till svenska servrar. Detta innebär merkostnader som i synnerhet drabbar mindre företag med begränsade resurser. För pappersdokument är dessutom kravet på arkivering i Sverige absolut. Företag vars ekonomihantering sköts från servicecenter utanför Sverige måste därför frakta dokumentationen långa sträckor för slutlig arkivering, ofta med lastbil. Kravet får således inte bara konsekvenser för företagens kostnadsmassa och administrativa börda, utan även för miljön.

Det är hög tid att anpassa bokföringslagens regler till befintliga tekniska möjligheter och utvecklingen i näringslivet. Möjligheterna till effektivisering och kostnadsbesparingar för företagen är uppenbara. Den administrativa bördan skulle kunna lättas väsentligt bara med hjälp av relativt sett små justeringar i regelverket. Svenskt Näringsliv har därför i dagarna i en hemställan uppmanat regeringen att tillsätta en utredning med uppdrag att ta fram ett förenklat regelverk som är bättre anpassat till den digitala utvecklingen och företagens behov.