Gotlandsbuss parkerad vid busshållsplats
Foto: STEN-AKE STENBERG

Upphandlingslagarna är inte är ett hinder för goda affärer som säkerställer varor, tjänster och byggentreprenader av bra kvalitet till rätt pris. Det stora problemet är istället ett bristande ledarskap som inte klarar att organisera förvaltningen utifrån inköpsbehovet.

Skyll inte på lagstiftningen – bli inköpsmogen istället

NYHET Publicerad

UPPHANDLING Nu pågår en intensiv debatt kring nyligen gjorda upphandlingar. Många är upprörda på lagen om offentlig upphandling och kräver att den ska ändras. Det påstås bland annat att det är lagens fel att upphandlande myndigheter måste köpa till ”lägsta pris”, att lagen förhindrar upphandlare att tala med leverantörer och att det enligt lagen inte får ställas krav på referenser. Så är det inte.

Självklart får man beakta kvalitet i upphandlingen, tala med varandra och ställa krav på referensobjekt eller referenser.

När man talar om offentlig upphandling är det viktigt att ha en förståelse för varför lagstiftningen har kommit till. Den finns för att säkerställa att skattebetalarnas pengar används rätt, bland annat genom att minska risken för korruption, genom att öka konkurrensen och genom att driva på mot ett större fokus på vad den upphandlande myndigheten faktiskt behöver.

Många klagomål handlar om att myndigheterna bara köper till ”lägsta pris”. Att utvärdera en vara eller tjänst med utvärderingskriteriet ”lägsta pris” är inte fel så länge myndigheten vet och kan beskriva vilken kvalitet den behöver.

Myndigheten ska naturligtvis inte behöva betala onödigt mycket för de nyttigheter som upphandlats. Insikten att allt har ett pris är därför en nödvändig beståndsdel i alla upphandlingar. Det gäller både beskrivningen av avtalsobjektet och övriga villkor, inte minst påföljderna vid avtalsbrott. Det finns ingen anledning att efterfråga en högre kvalitet än vad som behövs. Det höjer förmodligen priset utan någon motsvarande nytta. Det finns inte heller anledning att ha strängare påföljder än vad behovet påkallar.

Omvänt gäller att det inte heller finns anledning att köpa en lägre kvalitet än vad man har behov av, eller låta påföljderna vid avtalsbrott inte svara mot myndighetens behov. Myndigheten måste med andra ord veta vad behovet är.

När det gäller dialog är det inte bara tillåtet utan i högsta grad önskvärt att myndigheten inför en upphandling intervjuar företagare om hur de ser på marknaden och vilka krav som ska ställas respektive inte ställas. Dialogen kan ske i stora eller små format, även om enskilda möten oftast ger bäst information.

Flera myndigheter har också börjat använda sig av RFI (request for information) eller extern remiss. RFI innebär att myndigheten skickar ut frågor till potentiella leverantörer för att få information om hur marknaden ser ut. Extern remiss innebär att hela eller delar av upphandlingsdokumenten skickas ut till potentiella leverantörer för att få in synpunkter på affärens upplägg och kravformuleringar.

Bristande dialog skapar hinder för en effektiv offentlig upphandling. Tyvärr är extern dialog inte standard i förberedelsestadiet av en upphandling. Avsaknad av dialog leder ofta till dålig kunskap om de produkter eller tjänster som finns på marknaden och för företagens affärsmodeller vilket i sin tur tyvärr leder till färre anbud och många överprövningar.

När det slutligen gäller referenser så är det fullt möjligt att utvärdera referenser så länge som dessa är ägnade att identifiera det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. Möjligheten att använda leverantörers referenser som tilldelningskriterium är inte begränsad till upphandlingar av intellektuella tjänster. Exempel på referensfrågor som är ägnade att identifiera det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet är frågor som syftar till att ta reda på hur tidigare tjänster har utförts och hur nöjda tidigare kunder varit.

Upphandlingslagarna är inte är ett hinder för goda affärer som säkerställer varor, tjänster och byggentreprenader av bra kvalitet till rätt pris. Det stora problemet är istället ett bristande ledarskap som inte klarar att organisera förvaltningen utifrån inköpsbehovet.

Nyckeln till goda affärer är en inköpsmogen organisation. En organisation som har en aktuell inköpspolicy, uppdaterade inköpsplaner och inköpsrutiner som är kända för alla i organisationen. Vidare finns det nyckeltal, IT- och HR-stöd för inköp. Först när dessa fundament är på plats har myndigheten tillräckligt goda förutsättningar för att på ett strategiskt sätt börja jobba med inköp. Nästa fas i arbetet är att införa kategoristyrning, som är en processbaserad metod som fokuserar på förbättringar och förändring. En viktig hörnsten är att skapa tvärfunktionella och tvärprofessionella grupper inom myndigheten som arbetar löpande med alla delar av inköpsprocessen. Att införa kategoristyrning är krävande och måste ledas av den högsta ledningen inom varje myndighet.

Att skylla på lagen är inte en konstruktiv väg att gå - sätt istället igång med det interna arbetet.

Genom att satsa på att bygga upp en inköpsmogen organisation kan myndigheten både säkerställa kvalitet, leveranssäkerhet och hämta hem besparingar, i runda slängar 10–15 procent av det totala värdet av offentlig upphandling eller 70–100 miljarder kronor. Alla är välkomna att lära mer om inköpsmognad på vår hemsida, vår hemsidawww.upphandlingsmyndigheten.se eller på www.silf.se

Fler liknande nyheter

NYHET Publicerad:

Visioner för miljön och klimatets skull

SOMMARKRÖNIKA "Det är en framåtblickande, visionär, syn som måste prägla vårt fortsatta miljöarbete. Sverige behöver ta fasta på utvecklingen i näringslivet, den hållbara utvecklingen, som en motor för att skapa ett välfärdssamhälle." Det skriver Nicklas Skår, Svenskt Näringsliv i denna krönika.
NYHET Publicerad:

Nya medarbetare på Regionkontor Gotland

SVENSKT NÄRINGSLIV Från den 1 juli kommer regionkontor Gotland bemannas av regionchef Olle Karstorp, Jessica Drugge, Anna Wallin och Nathalie Johansson. Kvartetten ansvarar idag för arbetet på Regionkontor Stockholm och kommer parallellt med det även arbeta på Gotland.
NYHET Publicerad:

Så undviker du bluffakturor och vd-bedrägerier

SÄKERHET Bluffakturor och internetbedrägerier är något som drabbar företagen under hela året. Särskilt besvärligt är det under sommaren då ordinarie personal inte är på plats och därför inte heller erfarenheten kring vilka leverantörer företaget använder och således vilka fakturor som ska betalas. Nina Jelver, bedrägeriexpert på Svensk Handel, listar sina bästa tips för hantering av bluffakturor och vd-bedrägerier. 
NYHET Publicerad:

Digitalt kompetenslyft för garveriet

DIGITALISERING När corona slog till ställde Ödins garveri på Gotland snabbt om och lanserade en nätbutik. Ägaren Eva Lilja går nu en utbildning om digitalisering inom handeln. ”Det är nyttigt att försöka förstå hur det hänger ihop, var det är viktigt att synas och hur kunder tänker”, säger hon.
NYHET Publicerad:

Återstart efter krisen

DEBATT Det finns en enastående kraft hos företagare och deras medarbetare. Nu handlar det om att släppa lös den så att den kan verka för en så god återstart som möjligt, så att fler kan fortsätta bidra till att trygga välstånd och nya jobb. Trots allvaret i situationen finns plats ödmjuk optimism inför framtiden. Det skriver Kirsten Åkerman, Svenskt Näringsliv Gotland.
NYHET Publicerad:

Vill att unga ska se företagande som ett naturligt yrkesval

SKOLNÄTVERK Välkommen Jennifer Österlund som kommer att arbeta heltid med att öka samverkan mellan skola och näringsliv i vår region. "Jag vill att företagande ska ses som ett lika naturligt yrkesval för unga som vilket annat som helst, och därför är jag väldigt glad och tacksam över att få jobba för det".
NYHET Publicerad:

TRR stöttar företag i omställning

OMSTÄLLNING Att vara företagsledare och chef har alltid sina utmaningar, men för många är det tuffare än någonsin just nu. Erica Sundberg, regionchef för TRR Region Mitt, berättar om hur de stöttar företag som står inför omställning.
NYHET Publicerad:

Så kompetenssäkrar du företaget under krisen

WEBBINAR Ett webbinarium om hur du som arbetsgivare kan använda tiden under corona till att behålla och stärka kompetensen i ditt företag, för att stå starkare när det vänder.
NYHET Publicerad:

Viktigare än någonsin med serviceinriktad myndighetsutövning

FÖRETAGSKLIMAT Gotland ligger kvar på samma betyg som 2019 i Svenskt Näringslivs mätning av det lokala företagsklimatet. 2,9  motsvarar precis godkänt att jämföra med riksmedelbetyget 3,4. Mätningen som avslutades innan pandemin tog sitt grepp på världen visar att gotländska företag gärna ser att Region Gotland jobbar med fyra frågor framåt. Det gäller snabbare handläggning, ökad förståelse för företagens verklighet, bättre återkoppling och kvalitetssäkrade upphandlingar.
NYHET Publicerad:

EU:s inre marknad avgörande för företagen och jobben

EUROPADAGEN Idag den 9 maj firas Europadagen för att minnas startskottet till det som kommit att bli den europeiska unionen. EU har gett oss helt nya möjligheter att handla och samarbeta inom en av världens största integrerade ekonomier. De gränshinder som nyligen visat sig på EU:s inre marknad går på tvärs mot grundtanken med unionen. "Nu måste den ömsesidiga viljan till handel och utbyte av varor och tjänster stärkas för att Sveriges och EU:s företag ska kunna klara sig igenom denna svåra tid", säger Kirsten Åkerman, Svenskt Näringsliv Gotland.
NYHET Publicerad:

Stöd till dig som ledare vid omställning

WEBBINAR Att vara företagsledare och chef har alltid sina utmaningar, men för många är det tuffare än någonsin just nu. I detta webbinarium får du information om vilket stöd och vilken hjälp du kan få via trygghetsorganisationen TRR i en omställningsprocess.
NYHET Publicerad:

Upphandling under coronatider

WEBBINAR Coronapandemin slår brett mot alla delar i samhället. Tillsammans bidrar också alla till att samhällets nödvändiga delar kan upprätthållas under krisen och att alla delar kan fungera ordentligt när krisen är över. Offentliga myndigheters upphandling är viktig både för att offentlig verksamhet ska fungera och som marknad för många företag. I den krissituation som nu råder ger lagstiftningen om offentlig upphandling möjligheter att på ett konstruktivt sätt säkerställa en god affär för båda parter.
NYHET Publicerad:

TSL står rustade för omställning

OMSTÄLLNING Coronakrisen tvingar just nu många företag runt om i landet till både permitteringar och varsel och på TSL Trygghetsfonden står man nu redo. "Vår verksamhet är designad för att klara stora ökningar av antalet uppsagda, men detta är en extrem situation. Därför har vi skalat upp resurserna och justerat våra verksamhetsprocesser så att vi kan hantera alla de som kommer att behöva hjälp till nytt jobb", säger Katina Korlevska, Trygghetsfonden  TSL region Stockholm.
NYHET Publicerad:

Visbyhotellet: Vi har dykt och vi vet inte hur länge syret räcker

CORONAKRISEN Att driva hotell innebar redan före coronapandemin små marginaler. Hotell St Clemens i Visby står dessutom inför att folk avråds från att åka till Gotland i påsk och att Almedalsveckan ställs in, Just nu är vi i läget att vi har dykt men vi vet inte hur länge syret räcker säger delägaren Menette von Schulman som nu står utan intäkter och personal. 
NYHET Publicerad:

Nödropet från Gotland: ”Vi känner oss som kanonmat”

ARBETSMARKNADSNYTT Almedalsveckan ställs in. Ett hårt slag för Gotland som är beroende av besökarna under sommarhalvåret. Nu är sommarjobben borta, personal permitteras och skatteintäkter försvinner. ”Vi får allt mindre tid på oss att få de intäkter som ska täcka för hela året”, säger en företagare.
NYHET Publicerad:

Få medlemsstöd i hanteringen av Coronakrisen

CORONAKRISEN Hur kan du som företagare och arbetsgivare bäst hantera Corona-krisen? Vilken hjälp finns att få? Och hur kan få nytta av korttidspermitteringen och de andra åtgärder som presenterats i de olika stödpaketen? Flera av våra medlemsorganisationer erbjuder nu webinarier där du som företagare kan få hjälp att orientera sig i dessa frågor.
NYHET Publicerad:

200 miljarder kronor i räddningspaket för företag och jobb

CORONAKRISEN "Det nya coronaviruset har skapat en extremt svår situation för svenska företag och jobb. Det är ett unikt svårt läge som kräver unikt kraftfulla åtgärder. Vi måste agera för att rädda företagen och jobben. Därför föreslår Svenskt Näringsliv nu ett brett räddningspaket för företag och jobb motsvarande 200 miljarder kronor". Det säger vd Jan-Olof Jacke.
NYHET Publicerad:

Senaste nytt: Kraftfulla krisåtgärder men fler kommer att behövas

CORONA Läget för svenska företag har förvärrats dramatiskt på mycket kort tid. ”Därför är det bra att regeringen, i linje med Svenskt Näringslivs förslag, vidtar ytterligare åtgärder som kan hjälpa företag ur den mest akuta krisen, säger vd Jan-Olof Jacke i en kommentar till regeringens nya krispaket.
NYHET Publicerad:

Hur påverkas ditt företag av Brexit?

WEBBINAR En av Sveriges största handelspartner Storbritannien lämnade formellt den Europeiska Unionen den 31 januari, efter 46 års medlemskap. Vad händer nu?