Gotlandsbuss parkerad vid busshållsplats
Foto: STEN-AKE STENBERG

Upphandlingslagarna är inte är ett hinder för goda affärer som säkerställer varor, tjänster och byggentreprenader av bra kvalitet till rätt pris. Det stora problemet är istället ett bristande ledarskap som inte klarar att organisera förvaltningen utifrån inköpsbehovet.

Skyll inte på lagstiftningen – bli inköpsmogen istället

NYHET Publicerad

UPPHANDLING Nu pågår en intensiv debatt kring nyligen gjorda upphandlingar. Många är upprörda på lagen om offentlig upphandling och kräver att den ska ändras. Det påstås bland annat att det är lagens fel att upphandlande myndigheter måste köpa till ”lägsta pris”, att lagen förhindrar upphandlare att tala med leverantörer och att det enligt lagen inte får ställas krav på referenser. Så är det inte.

Självklart får man beakta kvalitet i upphandlingen, tala med varandra och ställa krav på referensobjekt eller referenser.

När man talar om offentlig upphandling är det viktigt att ha en förståelse för varför lagstiftningen har kommit till. Den finns för att säkerställa att skattebetalarnas pengar används rätt, bland annat genom att minska risken för korruption, genom att öka konkurrensen och genom att driva på mot ett större fokus på vad den upphandlande myndigheten faktiskt behöver.

Många klagomål handlar om att myndigheterna bara köper till ”lägsta pris”. Att utvärdera en vara eller tjänst med utvärderingskriteriet ”lägsta pris” är inte fel så länge myndigheten vet och kan beskriva vilken kvalitet den behöver.

Myndigheten ska naturligtvis inte behöva betala onödigt mycket för de nyttigheter som upphandlats. Insikten att allt har ett pris är därför en nödvändig beståndsdel i alla upphandlingar. Det gäller både beskrivningen av avtalsobjektet och övriga villkor, inte minst påföljderna vid avtalsbrott. Det finns ingen anledning att efterfråga en högre kvalitet än vad som behövs. Det höjer förmodligen priset utan någon motsvarande nytta. Det finns inte heller anledning att ha strängare påföljder än vad behovet påkallar.

Omvänt gäller att det inte heller finns anledning att köpa en lägre kvalitet än vad man har behov av, eller låta påföljderna vid avtalsbrott inte svara mot myndighetens behov. Myndigheten måste med andra ord veta vad behovet är.

När det gäller dialog är det inte bara tillåtet utan i högsta grad önskvärt att myndigheten inför en upphandling intervjuar företagare om hur de ser på marknaden och vilka krav som ska ställas respektive inte ställas. Dialogen kan ske i stora eller små format, även om enskilda möten oftast ger bäst information.

Flera myndigheter har också börjat använda sig av RFI (request for information) eller extern remiss. RFI innebär att myndigheten skickar ut frågor till potentiella leverantörer för att få information om hur marknaden ser ut. Extern remiss innebär att hela eller delar av upphandlingsdokumenten skickas ut till potentiella leverantörer för att få in synpunkter på affärens upplägg och kravformuleringar.

Bristande dialog skapar hinder för en effektiv offentlig upphandling. Tyvärr är extern dialog inte standard i förberedelsestadiet av en upphandling. Avsaknad av dialog leder ofta till dålig kunskap om de produkter eller tjänster som finns på marknaden och för företagens affärsmodeller vilket i sin tur tyvärr leder till färre anbud och många överprövningar.

När det slutligen gäller referenser så är det fullt möjligt att utvärdera referenser så länge som dessa är ägnade att identifiera det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. Möjligheten att använda leverantörers referenser som tilldelningskriterium är inte begränsad till upphandlingar av intellektuella tjänster. Exempel på referensfrågor som är ägnade att identifiera det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet är frågor som syftar till att ta reda på hur tidigare tjänster har utförts och hur nöjda tidigare kunder varit.

Upphandlingslagarna är inte är ett hinder för goda affärer som säkerställer varor, tjänster och byggentreprenader av bra kvalitet till rätt pris. Det stora problemet är istället ett bristande ledarskap som inte klarar att organisera förvaltningen utifrån inköpsbehovet.

Nyckeln till goda affärer är en inköpsmogen organisation. En organisation som har en aktuell inköpspolicy, uppdaterade inköpsplaner och inköpsrutiner som är kända för alla i organisationen. Vidare finns det nyckeltal, IT- och HR-stöd för inköp. Först när dessa fundament är på plats har myndigheten tillräckligt goda förutsättningar för att på ett strategiskt sätt börja jobba med inköp. Nästa fas i arbetet är att införa kategoristyrning, som är en processbaserad metod som fokuserar på förbättringar och förändring. En viktig hörnsten är att skapa tvärfunktionella och tvärprofessionella grupper inom myndigheten som arbetar löpande med alla delar av inköpsprocessen. Att införa kategoristyrning är krävande och måste ledas av den högsta ledningen inom varje myndighet.

Att skylla på lagen är inte en konstruktiv väg att gå - sätt istället igång med det interna arbetet.

Genom att satsa på att bygga upp en inköpsmogen organisation kan myndigheten både säkerställa kvalitet, leveranssäkerhet och hämta hem besparingar, i runda slängar 10–15 procent av det totala värdet av offentlig upphandling eller 70–100 miljarder kronor. Alla är välkomna att lära mer om inköpsmognad på vår hemsida, vår hemsidawww.upphandlingsmyndigheten.se eller på www.silf.se

Fler liknande nyheter

NYHET Publicerad:

TSL står rustade för omställning

OMSTÄLLNING Coronakrisen tvingar just nu många företag runt om i landet till både permitteringar och varsel och på TSL Trygghetsfonden står man nu redo. "Vår verksamhet är designad för att klara stora ökningar av antalet uppsagda, men detta är en extrem situation. Därför har vi skalat upp resurserna och justerat våra verksamhetsprocesser så att vi kan hantera alla de som kommer att behöva hjälp till nytt jobb", säger Katina Korlevska, Trygghetsfonden  TSL region Stockholm.
NYHET Publicerad:

Visbyhotellet: Vi har dykt och vi vet inte hur länge syret räcker

CORONAKRISEN Att driva hotell innebar redan före coronapandemin små marginaler. Hotell St Clemens i Visby står dessutom inför att folk avråds från att åka till Gotland i påsk och att Almedalsveckan ställs in, Just nu är vi i läget att vi har dykt men vi vet inte hur länge syret räcker säger delägaren Menette von Schulman som nu står utan intäkter och personal. 
NYHET Publicerad:

Nödropet från Gotland: ”Vi känner oss som kanonmat”

ARBETSMARKNADSNYTT Almedalsveckan ställs in. Ett hårt slag för Gotland som är beroende av besökarna under sommarhalvåret. Nu är sommarjobben borta, personal permitteras och skatteintäkter försvinner. ”Vi får allt mindre tid på oss att få de intäkter som ska täcka för hela året”, säger en företagare.
NYHET Publicerad:

Få medlemsstöd i hanteringen av Coronakrisen

CORONAKRISEN Hur kan du som företagare och arbetsgivare bäst hantera Corona-krisen? Vilken hjälp finns att få? Och hur kan få nytta av korttidspermitteringen och de andra åtgärder som presenterats i de olika stödpaketen? Flera av våra medlemsorganisationer erbjuder nu webinarier där du som företagare kan få hjälp att orientera sig i dessa frågor.
NYHET Publicerad:

200 miljarder kronor i räddningspaket för företag och jobb

CORONAKRISEN "Det nya coronaviruset har skapat en extremt svår situation för svenska företag och jobb. Det är ett unikt svårt läge som kräver unikt kraftfulla åtgärder. Vi måste agera för att rädda företagen och jobben. Därför föreslår Svenskt Näringsliv nu ett brett räddningspaket för företag och jobb motsvarande 200 miljarder kronor". Det säger vd Jan-Olof Jacke.
NYHET Publicerad:

Senaste nytt: Kraftfulla krisåtgärder men fler kommer att behövas

CORONA Läget för svenska företag har förvärrats dramatiskt på mycket kort tid. ”Därför är det bra att regeringen, i linje med Svenskt Näringslivs förslag, vidtar ytterligare åtgärder som kan hjälpa företag ur den mest akuta krisen, säger vd Jan-Olof Jacke i en kommentar till regeringens nya krispaket.
NYHET Publicerad:

Hur påverkas ditt företag av Brexit?

WEBBINAR En av Sveriges största handelspartner Storbritannien lämnade formellt den Europeiska Unionen den 31 januari, efter 46 års medlemskap. Vad händer nu?
NYHET Publicerad:

Nu har du chansen att påverka våra politiker och tjänstemän

FÖRETAGSKLIMAT Den 2 januari skickades årets enkät om det lokala företagsklimatet ut till cirka 60 000 företagare i Sverige. Det är ni företagare som kan ge oss de rätta svaren, detta så vi tillsammans kan fortsätta arbetet med att förbättra och utveckla företagsklimatet i länet och i din kommun.
NYHET Publicerad:

Sjukskrivna medarbetare och läkarintyg – vad gäller egentligen?

WEBBINAR I detta webbinar tillsammans med Catharina Bäck, socialförsäkringsexpert på Svenskt Näringsliv och Alija Dizdarevic, samverkansansvarig på Försäkringskassan får du svar på några av frågorna som uppstår i samband med sjukskrivna medarbetere och de sjukintyg som ligger till grund för sjukskrivningen.
NYHET Publicerad:

Ett år med GDPR – hur har det gått?

WEBBINAR I ett och ett halvt år har de nya dataskyddsreglerna med GDPR i spetsen tillämpats. Inför GDPR upplevde många företag brist på information och praktisk vägledning. Många företag har fortfarande en hel del frågor att sätta sig in i och förstå för att personuppgiftsbehandlingen ska klara de nya tuffare kraven.
NYHET Publicerad:

Lär dig mer om offentlig upphandling - Förbättra dina chanser att vinna med ditt anbud

WEBBINAR I detta webbinarium möter du Ellen Hausel Heldahl som är jurist och expert på offentlig upphandling. Ellen kommer att dela med sig av sina erfarenheter och beskriva konkreta exempel.
NYHET Publicerad:

Blanka läkarintyg ska inte förekomma!

SJUKFRÅNVARO Vad gäller när en anställd blir sjuk? Hur hanterar du som arbetsgivare ett blankt eller innehållsfattigt sjukintyg? Enligt Alija Dizdarevic, samverkansansvarig på Försäkringskassan, måste fler arbetsgivare bli medvetna om vad som gäller och hur man hjälper den anställde tillbaka till arbete.
NYHET Publicerad:

Hur får vi en levande ö från Holmudden till Hoburgen

KOMMENTAR "När jag ser på öns utveckling över tid, branschers framväxt och tillbakagång, den ökande nationella och globala konkurrensen och striden om kompetensen, känner jag en blandning av tillförsikt och oro. Det är uppenbart att vi behöver djupare kunskap, livligare diskussion, handlingsplaner och en tydlig tidsaxel framåt. Det är också avgörande att utvecklingen följs av engagerade politiker, kunniga tjänstemän och begåvade medier med intresse och respekt för de företagare och offentliganställda som vill och vågar berätta om sina upplevelser." Det skriver Kirsten Åkerman i denna kommentar.
NYHET Publicerad:

Ledarskapspolicy - lösningen på destruktivt ledarskap

ARBETSGIVARDAGEN Forskning om ledarskap har gått in i en ny fas. Från att ha betraktat ledarskap som att “göra rätt saker, eller göra saker rätt,” till att uppmärksamma att även ledare gör fel. "Vi ställer ofta höga krav på ledare och förväntar oss att de ska vara superhjältar, men man får göra fel. Ett destruktivt ledarskap uppstår först när medarbetare systematiskt och under en längre tid påverkas på ett sätt som de upplever som negativt", säger Maria Fors Brandebo, Fil dr på Försvarshögskolans ledarskapscentrum.
NYHET Publicerad:

Skyll inte på lagstiftningen – bli inköpsmogen istället

UPPHANDLING Nu pågår en intensiv debatt kring nyligen gjorda upphandlingar. Många är upprörda på lagen om offentlig upphandling och kräver att den ska ändras. Det påstås bland annat att det är lagens fel att upphandlande myndigheter måste köpa till ”lägsta pris”, att lagen förhindrar upphandlare att tala med leverantörer och att det enligt lagen inte får ställas krav på referenser. Så är det inte.
NYHET Publicerad:

Hållbarhet och personalfrågor i fokus under Arbetsgivardagen i Västerås

ARBETSGIVARDAG Under arbetsgivardagen kunde deltagarna besöka flertalet seminarier som avhandlade de viktiga frågor och utmaningar som arbetsgivare idag står inför. Bland annat diskuterades hållbarhet, personalförändringar i företag och den kommande avtalsrörelsen.
NYHET Publicerad:

Bra företagsklimat skapar trygghet

FÖRETAGSKLIMAT I år tar Gotland arton steg uppåt i rankingen av det lokala företagsklimatet från plats 253 till 235 och visar en välkommen rörelse som kan ge bättre möjligheter för den som startar, driver, anställer och investerar i företagande runt om på ön. Arbetet med att göra det lättare att utveckla och investera i verksamheter här är avgörande för hur Gotland ska stå sig i konkurrensen med Sverige och världen.
NYHET Publicerad:

Arbetsförmedlingen i ropet: Vad händer nu?

WEBBINAR Arbetsförmedlingen förändras runt om i Sverige. Det är i grunden positivt men det skapar viss oro och otydlighet vad som gäller. Hur påverkas näringslivet på kort och längre sikt?
NYHET Publicerad:

Svenska företag bidrar till att rädda klimatet

KLIMATARBETE Klimatutmaningen är en av vår tids största utmaningar. Forskningen är tydlig, den globala uppvärmningen måste begränsas, helst till under 1,5 grader. För att klara det måste världens utsläpp gå mot netto-noll till mitten av seklet. Sedan några år tillbaka har näringslivets klimatarbete intensifierats ytterligare. Det arbetas aktivt med utveckling av nya tekniker, fossilfria bränslen, utsläppsfria processer i industrin samt nya tjänster och produkter som hjälper konsumenter att minska sina klimatavtryck, villket är mycket positivt och något som måste bejakas och stöttas. Det skriver Linda Flink, Svenskt Näringsliv.