Rätt upphandlingsmetod vid rätt tillfälle

– De dåliga betygen 2019 och 2020 blev som en väckarklocka. Bland annat har vi pratat om hur vi kan utforma upphandlingarna så att vi inte diskriminerar våra lokala företag genom att till exempel ställa orimligt höga krav på ekonomiska muskler eller referensuppdrag. Jag uppfattar att ambitionen om att förbättra oss finns från politisk nivå och ner genom hela organisationen, säger Linus Ekqvist.

Krokomsbostäder upphandlar på flera olika sätt och poängen är att ibland nyttja spetskompetens inom upphandling, ibland dra stordriftsfördelar och ibland skapa egna upphandlingar där man lyssnar på näringslivet. Rätt upphandlingsmetod vid rätt tillfälle helt enkelt. 

Samupphandling ger volymfördelar

Via branschorganisationen Sveriges Allmännytta och HBV nyttjar Krokomsbostäder vissa ramavtal för till exempel byggmaterial, byggkomponenter och drivmedel. Lokalt går Krokomsbostäder samman med övriga kommuner i länet och upphandlar en hel del saker via upphandlingskontoret. Till exempel utskrift och distribution av kundfakturor, hjärtstartare och konferensanläggningar.

– Vi vill dra nytta av volymfördelar och skalfördelar när vi nyttjar gemensamt upphandlade varor och tjänster. Via upphandlingskontoret i Östersund ser vi att vi får ett lägre pris när vi är flera som går samman och söker större volymer men ändå kan få en lokal touch på de varor och tjänster vi söker, säger Linus Ekqvist.

Pär Malmrot är ekonomichef på Krokomsbostäder och har jobbat med bolagets upphandlingar i många år. Han har mycket kontakt med länets gemensamma upphandlingskontor.

– Det finns en komplex upphandlingsjuridik så det känns bra att ha specialiserade personer som gör upphandlingarna. Vi kan inte upprätthålla den kompetensen utan skulle behöva köpa hjälp vilket vi indirekt gör via upphandlingskontoret. Samarbetet har gått lite trögt nu en tid och jag upplever att upphandlingskontoret tappat fart. Gissningsvis handlar det om hög personalomsättning, det är en attraktiv kompetens som många efterfrågar, säger Pär Malmrot.

Samråd och uppföljning viktigt

När det kommer till entreprenadupphandlingar, främst företag som kan utföra renoveringar, ombyggnationer och underhåll upphandlar Krokomsbostäder detta själva. Entreprenadupphandlingar handlar om mer än bara volym så här vill Krokomsbostäder äga agendan och kontrollen helt på egen hand.

– Ungefär vart fjärde år upphandlar vi entreprenörer inom fastighetsunderhåll och vi har skapat områdesindelningar inom kommunen för att möjliggöra för mindre och lokala företag att lämna anbud. Entreprenörer kan till exempel bara lämna anbud på Föllingeområdet eller Ängeområdet. Det har gått bra och vi har fått in anbud på alla våra viktigaste områden. 

Enligt Pär försöker Krokomsbostäder ha en dialog med de utförare som finns i området. Om de saknar någon entreprenör i ett anbud följer de upp och frågar varför. 

– Oftast handlar det om att de har för mycket jobb, men det kan också vara våra krav på inställelsetid som gör att de avstår. Ibland upplever de att det blir en för stor priskonkurrens i offentliga upphandlingar och därför avstår att lämna anbud. 

Att hela tiden bli bättre i sitt eget upphandlingsarbete är något Krokomsbostäder jobbar för.

– Vi har ofta ett samråd innan vi drar igång en ny upphandling. Då tar vi in information och kunskap om hur det tidigare avtalet fungerat så att vi utifrån det kan göra ett ännu bättre upphandlingsunderlag.