AI kan kapa timmarna – men inte det offentliga krånglet
När statliga upphandlingar kräver hundratals sidor dokumentation tar Vadstena Klosterhotels vd Matilda Milton hjälp av AI för att effektivisera arbetet. Uppgifter som tidigare tog en hel arbetsdag kan nu klaras av på fem minuter. Samtidigt som företaget använder ny teknik för att minska administrationen växer kraven från det offentliga.
I Vadstenas historiska klostermiljö driver Vadstena Klosterhotel hotell, restaurang, spa och konferensverksamhet. Bakom de anrika fasaderna testar företaget hur AI kan förenkla allt från administration och personalplanering till arbetet med offentliga upphandlingar.
– Vi har till exempel kunnat gå igenom en upphandling på fem minuter, något som tidigare tog åtta timmar. Den tiden kan vi i stället lägga på verksamheten och på våra gäster, säger Matilda Milton.
AI förändrar arbetssättet
Vadstena Klosterhotel har börjat använda en egen AI-agent för att förenkla och effektivisera olika delar av verksamheten. Tekniken används bland annat i arbetet med ekonomi, personalplanering, sittningsplanering och digital utveckling.
I det löpande underhållet kan personalen fotografera sådant som är trasigt eller behöver åtgärdas och rapportera det till AI-agenten, som för in åtgärden i underhållsplanen.
Med hjälp av AI kan företaget dessutom utveckla hemsidor och intranät, arbeten som tidigare kunde kosta hundratusentals kronor att köpa in från externa leverantörer.
– Det som är spännande är att vi kan göra mycket mer själva. Sådant som tidigare var komplicerat eller som vi behövde köpa in kan vi nu lösa på egen hand. Det ger oss helt nya möjligheter att utveckla verksamheten, säger Matilda Milton.
Statliga upphandlingar skapar onödigt krångel
Statliga konferensupphandlingar är ett tydligt exempel. Upphandlingarna är uppdelade i fem separata upphandlingar med hundratals sidor underlag och närmare 1 000 uppgifter som ska lämnas in.
– Offentliga upphandlingar är viktiga för oss och vi vill vara med och konkurrera. Men när administrationen blir så omfattande blir tröskeln väldigt hög. Dessutom kan ett litet formellt misstag räcka för att bli utesluten, säger Matilda Milton.
För mindre och medelstora företag kan den administrativa bördan bli ett betydande hinder för att delta i offentliga upphandlingar. När mindre företag avstår från att lämna anbud riskerar konkurrensen att försämras och det offentliga att gå miste om både bra leverantörer och bättre affärer.
Kontrasten är tydlig. Företagen använder ny teknik för att frigöra tid, samtidigt som offentliga regelverk och upphandlingar kräver stora administrativa resurser.
AI kan hjälpa företagen att hantera krånglet snabbare. Men den verkliga vinsten kommer när det offentliga också minskar krånglet.
