Offentlig upphandling

Möjligheterna för myndigheterna att öka nyttan och spara pengar utan att det drabbar kvaliteten i verksamheten är stora. Genom att arbeta strategiskt med upphandling ökar kostnadseffektiviteten.

Myndigheten levererar mer nytta för samma summa skattemedel. Det är särskilt viktigt i takt med att välfärdens finansiering blir en allt större utmaning för Sveriges kommuner och regioner.

År 2023 annonserade upphandlande organisationer 17 025 upphandlingar. I genomsnitt inkom 5,8 anbud per upphandling. Det var en ökning jämfört med föregående år. I 18 procent av alla upphandlingar inkom endast 1 anbud. Det vanligaste antalet anbud per upphandling var 2.

Detta beror på en rad faktorer, bland annat att:

• företagen uppfattar att administrationen kring anbudslämnade är allt för omfattande,

• myndigheten uppställer utestängande krav och har för stor fokus på låga priser.

Att arbeta rätt med upphandlingar har flera effektivitetsvinster:

• När myndigheten upphandlar på rätt sätt väljer fler företag att lägga anbud. När fler är med ökar chansen att få bästa möjliga kvalitet till bästa möjliga pris.

• Genom att lära sig att ställa rätt krav från början slipper myndigheten betala extra för sådant man inte behöver. Det gör att man kan betala mindre skattemedel och ändå uppfylla behoven.

• Med smarta upphandlingar öppnar myndigheten upp för den som tänker utanför boxen. En nytänkande lösning kan göra att kostnaden över tid sjunker eller att nyttan för medborgarna ökar.

• När organisationen är noga med att följa upp de upphandlade avtalen kan en kommun spara stora summor.

Smarta upphandlingar har även andra fördelar.

• Jobbar man på rätt sätt blir det lättare för små och lokala företag att lägga anbud. Det gynnar konkurrensen och stärker det lokala företagsklimatet.

• När man uppmuntrar innovation i sina upphandlingar ger det lyskraft åt svenska företag i framkant. Det stärker konkurrenskraften och Sveriges framtida tillväxt.

Den myndighet som lyckas med sitt upphandlingsarbete skapar därmed stor nytta för både medborgarna, kommunen, det lokala näringslivet och i slutänden samhället.

Dessutom bör

• varje myndighet inskaffa en spendanalysverktyg. Det medför att myndigheten får koll på vem som köper, vad som köps, från vem och för hur mycket pengar, inklusive direktupphandlingar. Ett spendanalysverktyg är ett av de enskilt viktigaste verktygen för att få kontroll över inköpen och maximera nyttan av skattemedlen.

• kategoristyrning införas. Kategoristyrning är en processbaserad metod som fokuserar på förbättringar och förändringar där centrala delar är tvärfunktionella grupper och tvärprofessionella arbetsformer. För att processen kring inköp ska uppnå effektivitet måste hela organisationen engagera sig och delta aktivt i arbetet. Men framför allt krävs den högsta ledningens beslut och engagemang. Kategoristyrning är verktyget för att göra upphandling och inköp till en strategisk tillgång för myndigheten. Resultatet kan medföra stora besparingar och kvalitetshöjningar för myndigheten.