10 tips till dig som är intresserad av FN-upphandlingar

Ellen Hausel Heldahl, upphandlingsexpert, guidar företagare om vad som gäller i en FN-upphandling. ”Det är väldigt många företag, i väldigt många branscher, som kan delta”, säger hon.

1. Registrera dig på FN:s Global Marketplace UNGM. Det är en utmärkt resurs för att lära sig om mer om upphandlingspraxis för de flesta FN-enheter. Registrering på rätt nivå är obligatorisk för att göra affärer med FN. www.ungm.org

2. Håll dig uppdaterad om intresseanmälningar. EOI:s (Expressions of Interest) är sättet som FN berättar om sina krav till affärsvärlden. EOI:s publiceras i UNGM.

3. Känn till varje anbudsverktygs vinnande strategi. Bra begrepp att känna till är: ITB:s: (Invitation to bid), det vill säga att du levererar enligt kraven i specifikationen (tekniskt kompatibel, lägsta kostnad). RFP:s: (Request for proposal), det vill säga att du överträffar de tekniska förväntningarna samtidigt som du håller en låg kostnad (kvalitetsutvärdering).

4. Välj rätt anbud. Lägg bud på affärer som du tror på och där du kan tillföra rätt värde. Se till att du kan uppfylla alla obligatoriska krav.

5. Identifiera utvärderingskriterierna. Känn till vad FN letar efter i ditt förslag och hur det kommer att bedömas.

6. Var exakt samtidigt som du maximerar din konkurrensfördel. Att i budet dela en allmän katalog eller en marknadsföringspresentation kanske inte är en vinnande strategi. Anpassa i stället ditt svar beroende på vilken FN-enhet du vänder dig till. Berätta om det värde som du tillför.

7. Studera de allmänna villkoren noga innan du lägger bud. De är mestadels inte förhandlingsbara. Ha särskild uppmärksamhet på leverans- och betalningsvillkor och begärd prisstruktur.

8. Respektera form och deadline och se till att ditt förslag kommer fram i tid. Du måste också vara medveten om tvåkuvertsystemet. Följ alltid instruktionerna i RFP när det gäller kommunikation med FN-tjänstemän. Var noga med formen och undvik misstag som felaktig grammatik eller undermåliga översättningar.

9. Om du inte fick kontraktet, be om en genomgång. Ta reda på styrkor och svagheter i ditt förslag för att göra det bättre nästa gång.

10. Håll ut! Ingen hittar den magiska formeln första gången. Att lägga bud handlar om uthållighet.