Uppsala gör som SMHI för att skapa sund konkurrens

Arbetssättet Uppsala kommun arbetat med senaste året syftar till att följa upp ramavtal, sex månader efter att de implementerats genom stickprovskontroller av fakturor. När avvikelser upptäcks genomförs djupare revisioner. Arbetet har gett tydliga resultat så som att det under 2024 återbetalades 7,2 miljoner kronor till kommunen och där den största vinsten var att de lyckades stoppa 12 miljoner i eventuella framtida felaktiga utbetalningar.

Inspirationen till temadagen för avtalsuppföljning som hölls i april kom ursprungligen från SMHI som berättade om det här sättet att arbeta på, under en nätverksträff anordnad av Sveriges Offentliga Inköpare.

– Under vår temadag för avtalsuppföljning var hela staben med och arbetade som avtallscontrollers, där de i grupper fick granska cirka 20 avtal. Genom stickprov kontrollerades fakturor och totalt hann vi granska över 160 avtal under dagen för avtalsuppföljning, vilket var fler än förväntat, säger Helena Sköld Lövgren.

Genom detta arbete framkom bland annat felaktiga timpriser och otillåtna tilläggskostnader. Nu kommer arbetet handla om att gå igenom arbetet som gjorts och prioritera de avtalen med störst avvikelser för att kunna göra djupare revisioner.

Arbetssätt som förde med sig lärdomar

– Vi har lärt oss massor av detta arbetssätt. Det har varit uppskattat av medarbetarna och det visade sig genom höga betyg i vår enkätundersökning om uppföljningsdagen. Vi har fått med oss lärdomar viktiga för framtiden. Om alla utvecklas i detta inom organisationen, så kan de fel som uppstår upptäckas tidigare, innan det hinner leda till problem, säger Helena.

Planer framåt för organisationens avtalsuppföljning

– Visionen är att i framtiden inte hitta några fel alls. Avtalen ska vara så tydliga att både beställare och leverantörer vet exakt vad som gäller, för att det endast ska kunna göras korrekta leveranser med korrekta fakturor. Vi vill minska risken för att fel ska uppstå med målet att också vara med och bidra till en sundare konkurrens! säger Helena Sköld Lövgren.

Viktig prioritering för framtiden

– Det krävs fortsatt mycket arbete med detta. Det förändras inte på en gång men om fler agerar och satsar på strategisk avtalsuppföljning, blir vi en större kraft tillsammans. Det är ett långsiktigt arbete som är en viktig prioritering för framtiden! avslutar Helena Sköld Lövgren, upphandlingschef Uppsala kommun.