Ny näringslivsstrategi gav bättre bygglovshantering

På grund av ett högt byggtempo i kommunen har bygglovshanteringen fått lida under en längre tid. I kombination med svårigheter att rekrytera handläggare har det höga antalet bygglovsansökningar blivit liggande och flera företag har fått stå ut med långa handläggningstider. Bland annat har företagare klagat på frekventa byten av handläggare under samma ärende, vilket har skapat förvirring. Kommunen har lyssnat till feedbacken och gjort flera stora förändringar.

– Bygglovsavdelningen höll en workshop med alla medarbetare direkt efter att vårt låga resultat i SKL:s insiktsmätning blev känt. De flesta förslagen handlade om bemötande och kortade handläggningstider. Eftersom avdelningen länge dragits med äldre, omfördelade ärenden bestämdes att högen skulle bort och tid avsattes för övertidskvällar innan sommaruppehållet 2018. För varje vecka sjönk högen lite och i december 2018 var den borta. Handläggningstiden för ett normalärende var i slutet av året cirka 3 veckor, jämfört med 12–13 veckor under våren 2018, säger Magnus Runesson, tillförordnad bygglovschef.

En av lösningarna som kommunen implementerat är en ny e-tjänst som ska göra det smidigt för företagen att digitalt ansöka om bygglov och följa sitt ärende längs vägen. Kommunen har dessutom tagit fram en ny näringslivstrategi för att förenkla för de lokala företagen.

– En viktig prioritering från politiken var att ta fram en ny näringslivsstrategi där servicearbetet lyfts fram och är tydligt prioriterat. Som en förlängning av arbetet med att ta fram en ny näringslivsstrategi, var det naturligt att ta tag i arbetet med hanteringen av bygglov. Det är både en fråga om resurser och rutiner, men också en fråga om bemötande och det grundar sig ofta i att man förstår varandras perspektiv. Därför var det viktigt att inte kommunen gjorde sin förbättringsresa ensam utan också tog hjälp av det lokala näringslivet för att kunna ändra på rätt saker, säger Meeri Wasberg, kommunstyrelseordförande (S).

– Kommunen arbetar idag med ett koncernperspektiv kring företagsservice, där vi inrättat en förändringsorganisation över förvaltningsgränserna. Vi styr idag vårt förändringsarbete systematiskt, medvetet och gemensamt. Detta har givit resultat och handlingskraft, bygglovsenhetens framgång är ett av flera exempel, säger Peter Jemtbring, näringslivs- och utvecklingsdirektör.

För en företagare som Niklas Granström, som tidigare drev Northpower Stålhallar, och numera LEJE Fastigheter, har Haninge kommuns hantering av bygglov påverkat hur man sett på utvecklingsmöjligheterna.

– I egenskap av både byggherre och byggentreprenör så har vi främst under år 2015, 2016, 2017 och halva 2018 drabbats av långa ledtider, försenade projekt framflyttade tidplaner. Det har vart generellt tufft och alltid ett stort orosmoment inför nya bygglov, säger Niklas Granström.

Han har känt av de förändringar som kommunen genomfört.

Vi har upplevt en stor förändring till det bättre under sista tiden. Någon gång under Q2-Q3 2018 så började ledtiderna att kortas, samt en tydligare och snabbare kommunikation och en mer välvillig dialog fördes generellt runt bygglov, berättar Niklas Granström.

– Det beror nog delvis på att byggnationerna i stort minskat vilket gjort att kommunens handläggare fått mer tid. Men det beror också mycket på den förenklade processen med digitaliserade ansökningar, tilldelning av ärendenummer per omgående som förenklar vid kompletteringar och i dialog med handläggare. Personalen verkar också stanna kvar på sin tjänst, vilket ger en konsekvens i ärendena. Det är många saker som sammanlagt tror jag gjort det hela bättre. Men den enskilt största och bästa förändringen för oss är digitaliseringen av ansökan. Den är bäst.

Att förbättra hanteringen av bygglovsansökningar var ett av de viktigaste stegen för Haninge att klättra i mätningar av det lokala företagsklimatet. Som incitament för förändring har enkäter och företagsmätningar betydelse för kommunen.

– Mätningarna ger oss betydande indikationer på vilka områden vi måste fokusera på samt förbättra. Mätningarna kompletteras med fördjupade intervjuer och dialogforum med näringslivet med intentionen att skapa bättre förståelse och insikt mellan företag, politiker och tjänstemän, säger Peter Jemtbring, näringslivs- och utvecklingsdirektör.

– Det är viktigt att följa utvecklingen under en längre tid och där har mätningarna stor betydelse. Sedan tar olika mätningar sikte på olika saker och i vissa fall är det inte så lätt att se vilka förändringar som skulle kunna behöva göras för att åstadkomma en bättre placering och då måste fokus alltid vara att skapa bra verksamhet, säger Meeri Wasberg, kommunstyrelseordförande (S).