När kommunen knackar på hos företagen

I stället för att vänta på att företagen ska höra av sig började Stadsbyggnadsförvaltningen i Uppsala själva söka upp dem. Under drygt ett halvår har omkring 500 företagsbesök genomförts. Nu används erfarenheterna för att förändra kommunens arbetssätt – men vägen dit har också bjudit på interna utmaningar.

Det började med en insikt om att kommunen behövde bli bättre på att lyssna på företagen.

Med inspiration från ett arbetssätt i Malmö ville stadsbyggnadsdirektören åstadkomma en liknande förändring i Uppsala. En grupp tjänstepersoner valdes ut, inte främst för sin fackkunskap, utan för sin förmåga att kommunicera och bygga relationer. Sebastian Häger fick leda gruppen.

– Vi har misslyckats med att vara lyhörda gentemot företagen tidigare, säger Sebastian.

Gruppens uppdrag var att skapa nytt arbetssätt, bygga relationer med företagen och skapa förutsättningar för en mer öppen och förtroendefull dialog.

– Vi ska inte möta varandra som kommun och företagare, utan som människor. Det handlar om att lyssna, bygga tillit och ta till oss företagens behov. Det är så vi kan skapa verklig förändring, säger Sebastian.

Efter mötet blir tjänstepersonen en kontaktväg in i kommunen. Satsningen började inom stadsbyggnadsområdet, men har efter hand breddats. Många frågor som företagen lyfter handlar om annat än stadsbyggnad. Tjänstepersonen fungerar då som en länk vidare in i kommunen och ansvarar för att företaget får återkoppling från rätt instans.

Från skepsis till 500 företagsbesök

I början fanns en viss skepsis kring satsningen. Vad skulle företagsbesöken leda till? Samtidigt blev det snabbt tydligt att kontakten inte behöver vara särskilt komplicerad. Ett mejl riskerar att försvinna i mängden. Att gå in och presentera sig fungerar bättre.

Hittills har gruppen genomfört omkring 500 företagsbesök. Företagen har bidragit med idéer och lyft olika behov, men också framfört kritik, ibland skarp. Enligt Sebastian har mötena ändå genomgående varit konstruktiva.

Parkering och tillgänglighet är två återkommande frågor.

För Andreas och Elisabet Östlund, som driver Centralkonditoriet nära Uppsala centralstation, blev parkeringsfrågan ett tydligt exempel på skillnaden i kommunens arbetssätt. Under många år hade de försökt få till en lösning med 15-minutersparkering utanför verksamheten. De hade vid flera tillfällen vänt sig till kommunen, men ofta blivit hänvisade vidare eller inte fått något svar.

När frågan lyftes genom den nya kontakten med kommunen gick det betydligt snabbare.

– Det som vi försökt med i tolv år blev klart på två månader, säger Elisabet.

För Andreas och Elisabet handlar förändringen inte bara om att parkeringen kom på plats, utan också om att de nu har en väg in när nya frågor uppstår.

– Jag känner att jag kan lyfta smått till stort, säger Andreas. Ett exempel är behovet av bättre belysning i området.

Kunskapen ska följa med

För att informationen inte ska stanna hos den enskilda tjänstepersonen dokumenteras besöken i kommunens GIS-baserade kartportal. Där registreras vilka företag som besökts och vilka frågor som lyfts.

– På så sätt ser vi om det är ett behov som delas av flera företag i samma område, säger Sebastian.

Tanken är att kunskapen också ska användas i framtida stadsutveckling. Centralkonditoriet har exempelvis fått möjlighet att träffa ansvariga för planerna kring resecentrum och beskriva hur förändrade trafikflöden kan påverka verksamheten.

Alla besked har inte varit positiva ur företagets perspektiv. Men att få information direkt och kunna beskriva konsekvenserna från verksamhetens sida gör skillnad.

– Avståndet har krympt enormt. Från beslutsfattare till oss som får leva med konsekvenserna, säger Andreas.

Den svåra delen finns internt

Samtidigt är den interna förändringen en av de största utmaningarna. För att arbetssättet ska få genomslag krävs att företagsdialogen prioriteras och får utrymme i förvaltningens ordinarie verksamhet. Annars riskerar den att hamna i skymundan när andra arbetsuppgifter tar över.

– Det här arbetet kräver snabba fötter och flexibilitet för att möta företagens behov. Det är en utmaning i en organisation med etablerade arbetssätt och riktlinjer, säger Sebastian.

Det har också funnits skepsis när gruppen kommit tillbaka med företagens synpunkter. Ibland har förslagen inte gått att genomföra eftersom de strider mot en policy eller ett etablerat arbetssätt.

– Vi märkte snabbt att vi behöver en kulturförändring i förvaltningen. Det räcker inte att vi går ut och lyssnar. Vi behöver en organisation som backar oss och vågar prova nya sätt.

Sebastian ser samtidigt att stödet för arbetet har vuxit. Fler delar av förvaltningen har slutit upp bakom initiativet och flera åtgärder har kunnat genomföras med snabba beslut.

– Vår upplevelse är att relationen mellan människor är otroligt viktig. Mycket går att lösa när man har ett samtal med någon direkt, vilket i slutändan också blir ett mer effektivt arbetssätt.

Fler delar av kommunen behöver lyssna

För Andreas och Elisabet är förändringen tydlig. De hoppas nu att arbetssättet ska spridas till fler delar av kommunen och att företagen får komma in tidigare när förändringar planeras.

– Det här borde ha gjorts för tio år sedan. Då hade många beslut kanske sett annorlunda ut, säger Andreas.

Det är också dit Sebastian vill komma. Företagsdialogen ska inte vara något som bara en särskild grupp ägnar sig åt, utan en del av det vanliga arbetet. Särskilt när nya stadsutvecklingsprojekt drar igång vill han att företagen ska få komma in tidigt.

Till andra kommuner som funderar på att göra något liknande har han ett enkelt råd:

– Våga börja. Vänta inte på att allt ska vara perfekt, utan lär och utveckla arbetssättet längs vägen. Det är dessutom väldigt roligt att få driva frågor som gör verklig skillnad, säger Sebastian.