Var jobbar medarbetarna framöver och vem har ansvaret för arbetsmiljön?
Under våren har Folkhälsomyndigheten uppmanat alla som kan att arbeta hemifrån, rekommendationerna för hösten är desamma. Ingen vet när detta kommer att förändras.
Så vilket arbetsmiljöansvar har arbetsgivaren vid distansarbete egentligen? Och vilka är de största och viktigaste utmaningarna?
– En sak är säker, du som arbetsgivare har arbetsmiljöansvar även när medarbetarna arbetar hemifrån. Arbetsmiljölagen gör ingen skillnad på var arbetet utförs, fastslår Anna Bergsten, jurist och arbetsmiljöexpert på Svenskt Näringsliv, som tidigare i veckan höll ett webbinarium på ämnet.
Enligt arbetsmiljölagen ska alltså arbetsgivaren alltid se till att förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet. Det gäller såväl den fysiska arbetsmiljön, organisatoriska arbetsmiljön som den sociala arbetsmiljön.
– Detta är såklart extra utmanande när det kommer till hemarbete, där arbetsgivare inte har full koll på hemarbetsplatsen. Här krävs god kommunikation mellan chef och medarbetare. Det kan tex handla om att informera om de risker som kan finnas i hemmet, t ex risk för belastningsskador och ge tips på bra sätt att arbeta i hemmet, både fysiskt och psykiskt, säger Anna Bergsten.
Arbetsgivaren ska löpande bedöma risker, åtgärda och följa upp. Kommer man fram till att det finns ett antal risker så kan såklart åtgärderna variera.
– Det är viktigt att komma ihåg att alla åtgärder inte gäller alla. Allt beror på det enskilda fallet och måste inte innebära att samtliga anställda får hemskickade eller nya kontorsmöbler bekostade av arbetsgivaren.
Inte bara arbetsgivarens ansvar
Anna är också tydlig med att poängtera att även om arbetsgivaren har huvudansvaret för arbetsmiljön så har även medarbetaren enligt lagen ett ansvar i att medverka i arbetsmiljöarbetet bland annat genom att följa föreskrifter och använda skyddsanordningar liksom att informera arbetsgivaren och rapportera om risker och brister i arbetsmiljön. Det gäller alltid.
– Det handlar om att var och en behöver bidra till att förebygga sin egen ohälsa – såväl fysiskt som psykiskt. Medarbetaren har ett ansvar för att arbetsmiljön i hemmet är god, säger Anna Bergsten.
Men om olyckan skulle vara framme och någon skadar sig i hemmet så krävs att olyckan eller skadan skett i samband med man utför en arbetsuppgift, till skillnad från en skada på själva arbetsplatsen, för att arbetsskadeförsäkringen (TFA*) ska gälla.
– Det kan handla om att man snubblar på sladden till jobbdatorn, skadar sig när man går runt i bostaden och har ett arbetssamtal eller under arbetstid åker mellan hemmet och kundmöte, då omfattas man av försäkringen, säger Anna Bergsten.
Men däremot gäller inte försäkringen när man skadar sig i hemmet i största allmänhet, t ex om man skadar sig när du kokar kaffe hemma i köket. Då finns det nämligen ingen direkt koppling till arbete, även om det sker under fastställd arbetstid.
Men enligt Anna är kanske de största utmaningarna vid hemarbete att fånga upp brister i den organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Hur gör man det på ett bra sätt som chef på distans?
– Då är det viktigt att se över hur kommunikationen och informationen fungerar inom organisationen. Kanske behövs det digitala avstämningsmöten eller andra sätt att förmedla information till sina anställda. Vissa kan också behöva individuella avstämningar kring sina arbetsuppgifter och hur olika arbetsuppgifter ska prioriteras. Det är också viktigt att man som chef fångar upp frågor som oro och isolering, säger Anna Bergsten.
Framtidens arbetsplats
Hur vi kommer jobba efter corona är så klart svårt att veta men det kan ju finnas arbetsgivare som bestämmer sig för att permanenta hemmaarbetet, eller medarbetare som har det som önskemål. Då finns det enligt Anna några punkter som är viktiga att tänka på.
– Här gäller det att se till verksamhetens bästa, vad funkar bäst för den verksamhet man bedriver? Sedan ska man också komma ihåg att det inte är någon rättighet för den anställde att få jobba hemifrån. Det ligger i arbetsgivarens arbetsledningsrätt att bestämma, oavsett om hemarbete sker någon gång då och då eller mer stadigvarande. Och kom ihåg: Som arbetsgivare slipper man inte arbetsmiljöansvaret bara för att alla börjar arbeta hemma.
Annas handfasta tips till cheferna
Stäm av ofta och regelbundet med dina medarbetare (digitalt eller fysiskt utomhus):
- Hur mår du?
- Hur är din arbetsmiljö hemma – vad fungerar bra och mindre bra både vad gäller fysisk arbetsmiljö och organisatorisk och social arbetsmiljö? Hur löser vi det som inte fungerar?
- Påtala att det är viktigt att medarbetarna är tydliga o öppna och berättar ifall något inte fungerar. Och att det ligger ett ansvar hos varje medarbetare att påtala brister för att arbetsgivaren öht ska kunna agera och åtgärda.
- Informera om vilka risker som kan tänkas finnas i hemarbetsmiljön – både fysiska, organisatoriska och sociala. Öka medvetenheten.
- Säkerställ att dina medarbetare har den utrustning och den struktur som krävs för arbete i hemmet - bord, stol, dator m tillbehör, belysning samt att ni har de rutiner för avstämning, social kontakt mm som krävs.
Allt gäller inte alla – se till omständigheterna i varje enskilt fall och försök hitta lösningar ihop.
Kraven ökar på en fungerande arbetsmiljö ju längre tid en medarbetare behöver arbeta hemifrån, speciellt om hemarbete sker på arbetsgivarens initiativ.
Ta hjälp! De flesta medlemsorganisationer har bra information på sina respektive hemsidor samt duktiga arbetsmiljöexperter att fråga. Finfa kan detaljerna när det gäller försäkringsfrågorna. Dessutom finns material i form av verktyg, checklistor och poddar på Prevents hemsida www.prevent.se samt viss information även på www.av.se och www.afaforsakring.se .
DU KANSKE OCKSÅ VILL LÄSA
