Bättre affärer när kommunen inför kategoristyrning

Umeå kommun gör ungefär 270 upphandlingar varje år, vilket är ett stort antal jämfört med många andra kommuner i Sverige. Arbetet med upphandlingar har förändrats mycket de senaste tio åren. Tidigare var Umeås upphandlare i huvudsak uppdelade mot två områden: objektspecifika upphandlingar eller ramavtals­upphandlingar. Idag jobbar varje upphandlare istället direkt mot en verksamhet eller bransch och följer hela processen. 

Pia Wangberg är biträdande upphandlingschef. Hon menar att arbetssättet, där upphandlaren är med från förstudie till avtalsuppföljning, har gjort mycket både för personalen och för leverantörerna. 

– Jag skulle säga att vi har en nöjdare personal idag som trivs bättre på jobbet. För företagen innebär det att vi kan deras bransch på ett annat sätt, säger hon. 

Högre kvalitet 

Den helhetssyn som präglar arbetet i Umeå kallas kategoristyrning. Syftet är att uppnå den bästa affären för medborgare och skattebetalare genom att på ett underbyggt sätt prioritera mellan olika projekt och skapa samspel mellan enheter och förvaltningar. 

– Vi var ganska tidiga med kategoristyrning. För oss betyder det att vi kan göra kravställandet bättre, vilket gör att det är lättare att säkra kvaliteten på våra upphandlingar, säger Pia Wangberg. 

Hon menar också att med dagens arbetssätt så kan de kontinuerligt förbättra verksamheten, det är enkelt att ta med sig lärdomar från varje upphandling. 

– Våra upphandlare får hela tiden nya kunskaper som de kan använda på nästa upphandling. 

Utbildar företagarna 

Pia Wangberg berättar att avdelningen för upphandling och inköp idag är mer proaktiv. Både genom att informera och utbilda näringslivet kring möjligheterna att jobba för kommunen, men även i arbetet med att anpassa upphandlingarna så att så många företag som möjligt har möjlighet att delta. 

– Vi försöker ha en dialog redan innan upphandlingarna annonseras ut. Vi bjuder in presumtiva anbudsgivare för att de ska kunna vara med och påverka. Både vi och dom lär oss mycket och företagen har kunskapen kring den specifika tjänsten vilket är en stor hjälp när vi skapar upphandlingen, säger hon. 

Vid tre tillfällen på våren och tre på hösten håller kommunen även utbildningar för näringslivet med olika teman, som till exempel lagstiftning eller hållbarhetsfrågor. 

– Det har varit ett väldigt bra utfall på dessa och skapar en viktig relation mellan kommunen och företagarna.  

Hållbarhet och avtalsuppföljning 

Under 2022 satsar Umeå kommun bland annat på två stora områden: hållbarhet och avtalsuppföljning. I vinter anställs två hållbarhetsstrateger som ska vara ett stöd för upphandlarna. 

– De ska bidra till att höja kvaliteten på upphandlingarna ytterligare, säger Pia Wangberg. 

Avtalsuppföljning har kommunen jobbat med under många år, och målet är att alla avtal ska följas upp en gång per år. 

– Att ha uppföljningar upplever leverantörerna som positivt. De får en större förståelse för varför det blir som det blir och tillsammans kan vi bli ännu bättre. 

Under det här året börjar Umeå också använda ett helt nytt verktyg för att kunna göra en så kallad ”spendanalys”, där de kan se vad de har köpt och för hur mycket. Tidigare har de till stor del fått förlita sig på leverantörernas egna statistik. 

– Att vi nu kan föra den statistiken själva ökar ytterligare säkerheten kring upphandlingarna och blir en trygghet både för oss och leverantörerna att vi följer ingångna avtal, säger Pia Wangberg.