Närmare 200 upphandlare och leverantörer samlades när årets upplaga av Upphandlingsdagen i Västernorrland gick av stapeln. Under dagen varvades inspirerande föredrag under ledning av moderatorn Katarina Hultling med intressanta branschträffar i mindre grupper.
En av föredragshållarna var Svenskt Näringslivs upphandlingsexpert Birgitta Laurent som pratade om hur oproportionerliga krav leder till färre anbud och till fler överklaganden.
– När vi frågar företagen vad som är problemet är det ofta klagomål på kravspecifikationen som återkommer. Kraven blir därför ofta föremål för överprövningar i domstol, framför allt huruvida vinnande leverantör har uppfyllt alla obligatoriska krav (ska-krav), förklarar Birgitta.
För att öka kunskapen bland upphandlare om hur de kan resonera kring kravställning har Svenskt Näringsliv tagit fram en vägledande skrift, ”Proportionalitetsguiden”. Där förklaras proportionalitetsprincipen och framför allt poängteras vikten av att den ska tillämpas i hela inköpsprocessen.
– Kraven som ställs ska vara både lämpliga och nödvändiga för att uppnå syftet med inköpet, konstaterar Birgitta.
En av de deltagarna leverantörerna på Upphandlingsdagen var Jan-Erik Sjölén, som driver Sjöléns Fastighetsskötsel i Sundsvall. Jan-Erik känner igen problemet med orimliga ska-krav, men lyfte också fram en annan viktig fråga. Bristen på uppföljning av avtalsvillkor.
– Om det exempelvis ställs krav på miljöklassning av maskiner och detta inte följs upp så betyder det att konkurrensen snedvrids, säger Jan-Erik.
Birgitta Laurent har sett många andra exempel på problemet men är samtidigt smått optimistisk.
– Alla parter är överens om att uppföljning är viktigt. Företagen vill bli uppföljda och de offentliga aktörerna inser att det är viktigt att följa upp vad som avtalats. Problemet är att de inte alltid har den tiden, avslutar Birgitta.