Ny nivå av offentliga upphandlingar

Offentlig upphandling har under årens gång allt mer blivit ett instrument för att uppfylla olika samhällsintressen. I dag sätter offentliga beställare allt större värde i att leverantören kan garantera säkerhet i anskaffning av produkter, och att försörjningsbasen är miljömässigt och socialt hållbar.

Detta förändrar spelplanen för upphandlingar. Ellen Hausel Heldahl, Svenskt Näringsliv, arbetar för att lyfta fördelarna med strategisk och hållbar upphandling och sprider kunskap om hur kommuner och andra upphandlare kan vässa arbetsmetoderna.

– Ett betydande problem är att många offentliga beställare arbetar för lite med sina underlag. Att kopiera och återanvända underlag gång efter gång duger inte. Det som händer är att anbudslämnare uppfattar underlagen som irrelevanta och att färre anbud därmed kommer in, säger hon

En av stöttepelarna i hennes argumentation handlar om verktyget kategoristyrning, där de grundläggande frågeställningarna är vad vi köper, från vem och hur vår förståelse för försörjningskedjan är.

– Utgå inte från önskemål i organisationen, titta på behovet och lägg störst resurs på analyser innan själva inköpet sker, samt i utvärderingen, säger Ellen Hausel Heldahl.

– Kategoristyrning är ett strategiskt angreppssätt som tar sin utgångspunkt i vad marknaden kan leverera till gagn för verksamheten. Man arbetar både tvärfunktionellt och tvärprofessionellt. Alla större svenska företag arbetar kategoristyrt för att optimera resultatet av sin inköpsverksamhet. Metoden håller nu på att etableras sig även inom offentliga inköp, hos till exempel Skatteverket, Trafikverket och Arbetsförmedlingen med flera.

Även Alvesta kommun nämns som ett framgångsexempel.

Från Almega var också Ulrica Dyrke på plats för att berätta om hur tjänsteföretagen vill förbättra offentliga upphandlingar.

– En enkät bland våra medlemsföretag visar att det finns en tydlig motvilja mot upphandlingar med starkt prisfokus. Detta gäller både bland företag som deltar i offentlig upphandling och företag som inte deltar. Företagen ser risker för ett “race to the bottom” och att det inte går att leverera efterfrågad kvalitet, och då avstår man hellre. Detta är en utmaning för de offentliga affärerna och något som behöver beaktas när upphandlingarna utformas, säger hon.

Givetvis spelar priset en viktig roll, men det handlar om att få rätt pris till det som efterfrågas – och att även följa upp att man får vad som har utlovats.

En viktig förutsättning för att komma åt problemet är därför att upphandlande organisationer även arbetar mer med uppföljning under kontraktstiden. På sådant sätt skapar man en mer affärsmässig avtalsrelation och ökat förtroende för de offentliga affärerna.

En typ av socialt krav som kan finnas med i offentliga upphandlingar är villkor om att vinnande företag inom ramen för kontraktet ska sysselsätta personer som har svårt att komma in på arbetsmarknaden.

– Våra undersökningar visar att den typen av krav tyvärr riskerar att skrämma bort en del företag. Många företag tar sig gärna an personer som står långt från arbetsmarknaden, men ogillar att detta ställs som krav för att vinna offentliga kontrakt. Man ser risker för ökade kostnader och ökad arbetsbörda samt för undanträngning av redan befintlig personal. Om den typen av krav ställs, så är det viktigt att det sker i dialog med leverantörerna på marknaden och till ömsesidig nytta, säger Ulrica Dyrke.

Ett viktigt övergripande medskick från henne är att lägga extra kraft på förberedande dialogmöten med berörda branscher, eftersom det leder till att frågetecken rätas ut och i slutänden kommer fler seriösa anbud in.