Bolagschefen: mina tre tips till upphandlare 

I spåren av coronakrisen, där många företag kämpat med minskad efterfrågan och begränsningar i verksamheterna, riktas nu större fokus mot den offentliga marknaden och offentlig upphandling. En marknad som är viktig för många företag och ett verktyg som är helt avgörande för kommunernas förmåga att hantera skattemedel mest effektivt.   

Trots det är intresset för offentlig upphandling lågt och alldeles för få företag väljer att delta och lägga anbud. Det genomsnittliga antalet anbud per upphandling ökade visserligen under 2019 till 4,5, jämfört med 4,3 året innan. Men samtidigt kom endast ett anbud in i var femte upphandling. Många företag avstår fortfarande från att vara med och konkurrera om offentliga uppdrag. 
 

Hur kan då offentlig upphandling bli mer attraktivt? Och vad kan upphandlare göra för att förbättra processerna? Emma-Maria Kånåhols, bolagschef på Hogia Industrial Systems, som genom sin yrkesroll har erfarenhet från flera upphandlingar ger sitt perspektiv. 

— Vi på Hogia-koncernen deltar i 10–15 upphandlingar per år av varierande storlek och det rör IT-system inom allt från fastigheter och kollektivtrafikmyndigheter. Personligen har jag kommit i kontakt med det under fler år och förstår varför man som företag väljer att inte delta i vissa upphandlingar.  

Vad är det, i din mening, som inte fungerar? 

—  Först och främst görs inte upphandlingar alltid efter verksamhetens behov, utan efter en mall. Det gör att man får kravspecifikationer som utestänger många leverantörer och försvårar processen snarare än att vara den hjälp som det är tänkt, säger Emma-Maria.  

—  Det är självklart svårt att utforma en upphandling, för det kan inte vem som helst göra. Men, det är också svårt att svara på dem då de ofta blir alltför krångliga när de ska täcka allt, säger Emma-Maria.  

Finns det naturliga forum där man kan lämna sina synpunkter?  

— Nja, det är i sådant fall om man själv tar kontakt med upphandlaren eller den upphandlande enheten i fråga. Vi har ett exempel där en kollega till mig inte lämnade in ett anbud då han hade själv tagit kontakt med upphandlaren gällande alla de krav som ställdes och det visade sig sen att de inte fick ett enda anbud.  

— Här är problematiken tydlig. De ställde alldeles för många, krångliga krav och frågor. En upphandling kan, utan överdrift, innehålla flera hundra frågor som måste besvaras - bara i första steget. Dessutom finns sällan möjlighet att förklara varför man inte kan uppfylla de specifika frågorna och vad man kan erbjuda istället - vilket sållar bort företag i onödan. 

3 bra tips till upphandlare 

Vad är då Emma-Marias tips för en förbättrad upphandlingsprocess? Det första börjar faktiskt redan innan upphandlingen startat, genom att dela upp processen i fler delar och bjuder in till dialog.  

— Det är viktigt att man börjar i rätt ände. Att man ser till att faktiskt träffa de personer som skapar de system man behöver. Det kan vara så enkelt som att bjuda in till hearing, ta in produktblad eller köra en demo från 10 olika företag. 

— Vad erbjuder aktörerna som finns på marknaden? Hur ser branschpraxis ut? Är det pris per ton, per timme eller per månad? Det är inte alltid man vet det och då måste anbudsgivare räkna om - vilket medför extra kostnader, säger Emma-Maria. 

Det leder också in på tips nummer två. Först när man vet vad som finns och har fått ny input, då kan man sätta sig ned och formulera krav kring vad man behöver och hur det ska gå till. Många utgår nämligen från vad man har idag och går direkt på hur exempelvis ett system ska vara uppbyggt, istället för att se till vad som egentligen är verksamhetens behov och vilka mervärden och förenklingar en ny lösning kan innebära.

— Har man inte koll på vad man frågar efter så riskerar svaren också bli missvisande. Jag har varit med om många situationer där man efterfrågat funktioner bara för att det är så man alltid har gjort. Inte för att de faktiskt behövs.   

Till sist vill hon framhäva betydelsen av hur de krav som ställs är viktade. Vid varje upphandling så viktas nämligen de frågor som ställs olika. Detta för att vissa krav betyder mer än andra för den upphandlande myndigheten och i det aktuella fallet. Här vill Emma-Maria att man verkligen tänker till.  

— Säg att första steget har femtio frågor om allt från vart man har förlagt sin verksamhet till företagets ekonomiska sundhet. Tänk då verkligen till kring hur dessa frågor viktas. Är exempelvis ‘trippel A’ i kreditvärdighet eller 7 positiva bokslut verkligen de bästa indikatorerna på hur ekonomiskt sunt ett bolag är?  

— LOU är ju till för att konkurrensen ska vara friare och att både större och mindre företag ska kunna konkurrera på lika villkor. Jag förstår att man inte vill riskera att bli fast med “fel leverantör” men jag tror att man skulle kunna undvika det, utan att stänga vägen i onödan för företag, genom de frågor jag tagit upp här, avslutar Emma-Maria Kånåhols.