Så har Scania sänkt sjukfrånvaron – ”Vi lämnar ingen”

På bara ett år har långtidssjukfrånvaron på Scania Logistics minskat från 5,5 till 4 procent. En ny process i tre steg är nyckeln till framgång. ” Det blir både snabbare och mer träffsäkert”, säger företagets HR-chef Anna Prans.

Ett strukturerat rehabiliteringsarbete och ett nära samarbete med företagshälsovården har bidragit till att långtidssjukfrånvaron har sjunkit kraftigt vid Scanias logistikenheter i Södertälje och Oskarshamn. På ett år har den minskat från 5,5 till 4 procent.

– Det är en stor förändring – vi är jätteglada! säger Anna Prans, HR-chef på Scania Logistics Sweden.

En del av logistikverksamheten, OL Logistics Nordic med drygt 650 medarbetare, har under det senaste året gjort en kraftfull satsning på att stärka det som får medarbetarna att må bra.

Scania arbetar efter en gemensam rehabiliteringsprocess i tre steg som styr hur företaget fångar upp signaler, planerar och följer upp sjukskrivningar.

– Den är väldigt tydlig och hjälper oss att arbeta på ett likvärdigt sätt. Vi följer lagar och krav, samtidigt som den ger stöd åt både medarbetare, chefer och oss inom HR, säger Anna Prans.

Snabbt och träffsäkert

Första steget i processen handlar om att få medarbetaren tillbaka till sin ordinarie arbetsplats så tidigt som möjligt.

– Det första vi gör är att tillsammans med medarbetaren och chefen titta på vad som är möjligt, utifrån läkarens utlåtande. Det kan handla om olika insatser som medicinska bedömningar, utredningar eller arbetsanpassningar – allt för att möjliggöra en återgång i det ordinarie arbetet. Vi börjar alltid där.

Om sjukfrånvaron kan kopplas till arbetet tas företagshälsovården tidigt in i processen. Det har blivit ännu smidigare sedan ett dedikerat företagshälsovårdsteam har knutits till logistikverksamheten, konstaterar Anna Prans.

– Teamet känner organisationen väl och kan snabbt sätta in rätt insatser, vilket gör att vi kan arbeta effektivare från start. Det blir både snabbare och mer träffsäkert, säger hon.

Mellan HR och företagshälsovården finns det en tydlig struktur för samverkan. Varje vecka finns fasta tider avsatta då rehabiliteringsmöten och uppföljningar kan bokas in tillsammans med chef och medarbetare.

− Vi behöver inte längre jaga tider eller försöka få ihop scheman – nu vet alla när det finns tillgängliga tider. Det här har gjort stor skillnad. Vi kan agera snabbare och ge bättre stöd, säger Anna Prans.

Regelbundna möten

Utöver de veckovisa mötena hålls också kvartalsvisa förbättringsmöten tillsammans med företagshälsovården. Då analyseras gemensamma data och statistik, trender diskuteras och eventuella justeringar i arbetssättet planeras.

– Det ger oss möjlighet att arbeta mer förebyggande och kontinuerligt förbättra samarbetet, säger hon.

Om det inte är möjligt att få medarbetaren tillbaka till sin ordinarie arbetsplats undersöks i ett andra steg om det finns andra arbetsuppgifter inom logistikavdelningen som matchar individens kompetens och förmåga.

När alla möjligheter inom den egna verksamheten har prövats riktas blicken i ett tredje steg mot hela Scania. Då kan det handla om omplaceringar till andra delar av verksamheten.

– Vi lämnar ingen, utan ser till att varje ärende har en tydlig plan och att ingen hamnar mellan stolarna. När vi lämnar ett möte ska alla veta vad nästa steg är, och vi har alltid ett uppföljningsmöte inbokat, säger Anna Prans.

Tydliga ansvar

HR håller ihop rehabiliteringsarbetet och säkerställer att det finns en tydlig ansvarsfördelning.

– Vi har blivit ännu bättre på att se tidiga signaler och sätta en plan direkt. I det första skedet utreder vi och testar olika lösningar tillsammans med medarbetaren och chefen. Det har gjort stor skillnad, och om det inte fungerar med en återgång i ordinarie arbete har vi redan alternativa vägar att pröva.

Förbättringen handlar inte bara om ett välfungerande rehabiliteringsarbete – utan också om ett aktivt och närvarande ledarskap och ett fokus på att medarbetarna ska må bra, konstaterar Anna Prans.

– Det senaste året har vi gjort en väldigt stark resa. Den långa sjukfrånvaron har minskat från 2,61 till 1,69 procent, och den korta från 5,45 till 3,95 procent – en tydlig förbättring som visar att vårt strukturerade arbetssätt verkligen ger resultat.

Hon betonar att uppföljningen är en viktig del i arbetet.

– Vi följer kontinuerligt upp hur medarbetarna har det på jobbet, ser mönster och trender och försöker förstå vad som behöver förbättras. Det handlar inte bara om att minska frånvaron utan också om att stärka närvaron och välmåendet på riktigt, säger hon.

En annan nyckel är att besluten fattas gemensamt. HR, chefer, företagshälsovården och vid behov fackliga företrädare, är delaktiga i processen.

– Det betyder mycket att planen tas fram tillsammans. Alla vet vem som ansvarar för vad, och det ger trygghet – både för oss och för medarbetaren.

Ändrad kultur

Den minskade sjukfrånvaron speglar enligt Anna Prans inte bara en bra struktur utan också en djupare kulturförändring.

– Tidigare kunde vi ibland hamna i ett mer reaktivt arbetssätt. Nu har vi en kultur där vi tidigt fångar upp signaler och pratar om dem. Cheferna tar ett större ansvar, HR och företagshälsovården är med från början och medarbetarna upplever att de får stöd direkt. Det har skapat både trygghet och tempo i arbetet.

Själva processen är inte ny, men genom ökad struktur, konsekvens, nära samarbete och systematisk uppföljning har den fått ett tydligare genomslag i hela organisationen, enligt Anna Prans.

– I dag använder vi den mer konsekvent och gemensamt, vilket skapar ett lugn för både chefer och medarbetare. Alla vet att det finns en plan, att vi följer den och att ingen lämnas utan stöd.

Vill se mer samarbete med Försäkringskassan

När det gäller samarbetet med Försäkringskassan så har OL Logistics Nordic ibland mer kontakt och ibland mindre beroende på ärenden, konstaterar hon.

– De gånger vi har haft samarbete med Försäkringskassan, när en handläggare har varit med på våra möten, tycker jag att det har fungerat bra.

Förr samlade Försäkringskassan ofta arbetsgivare, medarbetare och läkare vid längre sjukskrivningar för gemensamma möten.

Är det en rutin i ert samarbete med Försäkringskassan?

– Nej, inte rutin skulle jag säga. Vi vet vad vårt ansvar är och om de kontaktar oss kan vi tydligt redogöra för vad vi gör och vilket steg vi är i. Men det är klart att ett ökat samarbete kring de här frågorna såklart vore hjälpsamt för oss.

Anna Prans ser också effekterna av de förändringar som gjordes i rehabkedjan för några år sedan. Numera finns inte lika fasta tidpunkter för avstämning mellan de olika aktörerna vid längre sjukskrivningar.

– Tidigare blev vi oftare kontaktade av Försäkringskassan, till exempel runt dag 180, säger hon.