Tydligare rutiner och effektivare handläggning

Plan- och bygglagen, mer känd som PBL är inte något som de flesta läser till frukost eller önskar sig i julklapp. Vilket kan göra att företagare såväl som privatpersoner riskerar bli gråhåriga och irriterade över byråkratiskt trångmål med långa handläggningstider. Lindha Rothén är en av fyra plan- och bygghandläggare som arbetar på kommunerna Forshaga och Munkfors och kan förstå att vissa har det här intrycket.

— Jag kan absolut förstå om vi tidigare uppfattades som en klassisk, byråkratisk myndighet som det var svårt att få kontakt med. Några år tillbaka var vi bara två anställda så när ansökningarna om bygglov kom in lades de på hög och man fick beta av dem så fort det gick, en efter en.

Handläggarna bestämde sig för att lyssna till de klagomål som fanns och 2017 bytte man taxa från en som främst var baserad på storlek till en som baserades på tidsåtgång och ärendetyp. Detta hade, för framförallt företag, den positiva effekten att kostnaden blev lägre då man överlag har större byggplaner. Men, även kommunen såg positiva effekter då detta genererade mer intäkter tack vare att de mindre projekten med den tidigare modellen inte motsvarade den nerlagda tiden, vilket de idag gör. Detta möjliggjorde att man nu kan ha tre heltidstjänster och gav både tid och resurser att utveckla kvalitetsarbetet. Idag arbetar man efter en helt ny metod för att hantera inkomna ärenden.

— Nu har vi ett byggmöte varje måndag då vi tillsammans går igenom nyinkomna bygglov, diskuterar ifall ärendet är komplett eller om vi behöver begära in ytterligare handlingar och sedan gör vi en gemensam bedömning av hur ärendet ska handläggas. Detta leder inte bara till att vi får en tydligare struktur utan att vi även har en ökad samsyn och därmed större rättssäkerhet, förklarar Lindha.

Som en del av det nya arbetssättet försöker man även ha en öppnare och mer serviceinriktad kommunikation. Exempelvis är man noga med att begära in kompletteringar senast inom en vecka och man försöker förklara vad som behövs för att ett beslut ska kunna tas. Lindha upplever att människor som hon och hennes kollegor idag är i kontakt med har större förståelse för processen som kommunen måste gå igenom.

— Vi försöker verkligen trycka på att ha tydlig kommunikation och vara serviceinriktade. Kontakten med oss på kommunen måste vara en positiv upplevelse.

Initiativet att förändra handläggningssystemet kom fram inom förvaltningen. Men man vill inte stoppa där och tillsammans med den politiska nämnden är man nu i slutfasen med att ta fram en handläggningsgaranti. Genom den ska företag och privatpersoner få en chans att veta vad man kan förvänta sig när man skickar in en bygglovsansökan.

— Det ska vara en garanti som självklart uppfyller lagen, men vi ska även ha en högre ambitionsnivå som ska spegla våra korta handläggningstider och arbetssätt, säger Lindha.

Text: Simon Sjögren