Norsjö värderar företagens åsikter högt

Emma Lindfors är ensam upphandlare på Norsjö kommun. Hon anställdes 2019 och innan dess sköttes upphandlingarna av medarbetare som också hade andra uppgifter. I Svenskt Näringslivs ranking av företagsklimatet syns en tydlig förbättring sedan dess och 2021 landade kommunen på plats 51 av 290 när företagen fick tycka till om upphandling.

– Att kommunen anställde en upphandlare som bara skulle jobba med de frågorna tror jag sände en tydlig signal om att det var ett område som skulle prioriteras. Det gav kommunen mer möjlighet att fokusera på frågan och vi kunde ha utbildningsinsatser med bland annat Svenskt Näringsliv, säger Emma Lindfors.

Stort tapp i senaste rankningen

Upphandlingen i Norsjö kommun hade fått bättre betyg fem år i rad, men 2022 tappade kommunen över 100 placeringar. Emma Lindfors har en klar bild av vad som förklarar det sämre betyget.

– Vi gjorde en upphandling där vi dels sänkte kraven från tidigare år i kombination med att en ny leverantör tog sin in på marknaden. Det skedde en hel del kommunikationsmissar från kommunens sida och det skapade rykten och oro bland företagen.

För att försöka mildra den oro som skapades bjöd kommunen in till möten för att diskutera upphandlingsförfarandet.

– Jag och den tidigare tillväxtchefen bjöd in till 3–4 öppna möten för att ge möjlighet att diskutera det inträffade, men tyvärr var intresset svalt. Sedan detta har vi också gått igenom vad som gick fel för att säkerställa att det inte upprepas igen.

Samarbete med Skellefteå kommun

Norsjö är en mindre kommun med närmare 4 000 invånare. Enligt Emma Lindfors medför detta att många av upphandlingarna är så små att de skulle kunna direktupphandlas. På grund av detta har kommunen ett upphandlingssamarbete med Skellefteå kommun.

– Vi väljer att vara med på Skellefteås avtal för att dra nytta av deras volymer. När Skellefteå ska upphandla något får vi frågan om vi vill vara med och då tar vi ställning till frågan om det är något som passar och är lämpligt. I vissa fall har Skellefteå skallkrav som inte är proportionerliga för oss i Norsjö och då väljer vi att upphandla i egen regi.

Norsjö kommun har också interna riktlinjer om att ta hänsyn till företag i kommunen, vilket påverkar upphandlingssamarbetet med Skellefteå.

– Det kan exempelvis vara ett tjänsteköp där det för Skellefteås del kanske krävs att företaget har ett visst kapacitetkrav i form av antal anställda för att kunna leverera det som kommunen önskar. För vår del skulle ett sådant skallkrav bara utestänga företag i Norsjö och här är sådana skallkrav omotiverade, vilket gör att vi tar ställning från fall till fall om vi vill vara med i deras upphandlingar. Särskilda skallkrav i Skellefteå ska inte utestänga lokala företag i Norsjö, fortsätter hon.

Långsiktigt arbete med dialog i fokus

De misstag som gjorts har lett till flera slutsatser och Emma Lindfors menar att fokus nu är att utveckla de inarbetade arbetssätt kommunen har och vårda dialogen med näringslivet.

– När vi ska göra en upphandling bjuder vi in alla företag som är kopplade till den branschen. Jag ber tillväxtavdelningen att ta fram en lista på alla företag som kan tänkas vara berörda av den kommande upphandlingen. Därefter skickar jag ut ett mejl med bekräftelseknapp så att företagen kan meddela att de har läst mejlet. De som inte svarar kontaktar jag via telefon för att säkerställa att de har fått informationen. Det är också viktigt att de som har avtalet i dag deltar på mötet inför upphandlingen, så att de kan komma med tankar och synpunkter vad som kan behöva förbättras.

Företagens åsikter om kommunens upphandlingar är något som värderas högt.

– Det är företagen som är experterna och det är därför värdefullt när de kommer med sina inspel till oss. Det är också viktigt att företagen också är medvetna om att det går att ändra felaktigheter i ett förfrågningsunderlag även när det är publicerat. Är det skrivningar som innehåller faktafel eller på något annat sätt snedvrider konkurrensen så ska det heller inte vara där, men då gäller det att funktionen frågor och svar i upphandlingsverktyget används, avslutar Emma Lindfors.