Målet: Vara en professionell myndighet som ger bra service

Sollefteå kommun slog samman miljö- och byggavdelningen för ett par år sedan. En översyn av verksamheten gjordes, bland annat beslutades om nya riktlinjer för tillsynsarbetet.

– Jag vill att vi ska arbeta mer tillsammans, som en professionell myndighet med fokus på service, säger chefen Maria Söderlund.

På den nya avdelningen hanteras bland annat frågor som rör detaljplanen, bygglov, bostadsanpassning, miljö- och hälsoskydd, livsmedel, alkohol och tobak.

– Att arbeta med service till företagare, att underlätta kontakten med kommunen, handlar inte om att gena i lagstiftningen och vara mindre rättssäker. Det går utmärkt att utöva tillsyn med god servicenivå. Företagare är driftiga, har goda idéer och det gäller att inte slå ner på dem utan istället informera och uppmuntra dem.

Maria Söderlund, som själv är uppvuxen i en företagarfamilj, ser service till medborgaren som en självklarhet och menar att det går att framföra ett nej på ett bra sätt. För att få en samsyn bland handläggarna inom sin förvaltning, så startade hon ett coachningsprogram. Under ett år har medarbetarna arbetat med metodik, bemötandeövningar, fiktiva fall och möten.

– Alla måste vara med på tåget. Jag följer med inspektörerna, så att jag får koll på hur vi jobbar. Sen använder jag en lista som jag checkar av och som vi diskuterar och återkopplar till när vi kommer tillbaka till kommunhuset. Vissa medarbetare har enkelt med service, andra tycker att det är mer obekvämt. Vi kan genom det sätta upp en lägstanivå i service och coacha alla för att bli sitt bästa, menar hon.

Och vad har då detta gett för resultat för Sollefteå kommun som organisation?
– Vi har fått bättre transparens och flexibilitet i arbetsgruppen, där vi kan byta ärenden mellan varandra, så att inspektör och kund passar bättre ihop. Det handlar inte om att tumma på lagstiftning och myndighetsutövande, utan det handlar om arbetsmiljö och vem som är expert på att bemöta olika personligheter. Så klart har vissa upplevt det obekvämt att öva på fiktiva ärenden inom arbetsgruppen, men på det hela så har det gett ett positivt resultat. Vi har även sett mer nöjda företagare, men inom vissa områden finns det mer att jobba på, berättar hon.

Nu håller Maria Söderlund på att skriva en handbok för kommunen om tillsyn och bemötande, där det tydligt ska framgå vilken lägstanivå som är en självklarhet för service. Och hon vill gärna uppmuntra andra kommuner att jobba vidare med service inom myndighetsutövande. Här är hennes råd:

• Våga syna er själva i sömmarna.
• Våga coacha som chef
• Ta hjälp av näringslivet. Fråga hur de vill att tillsynen ska fungera?
• Se till att såväl kommunledning som politiker är med på banan
• Ta hjälp utifrån om du som chef inte har rätt kompetens att leda utvecklingsarbete. Ex Tillsyn och Tillväxt (förening som jobbar med dessa frågor).
• Ta fram en handbok, där det framgår vad som förväntas av medarbetaren vad gäller bemötande och servicenivå.
• Om möjligt, matcha inspektör och företagare som passar ihop.