Atom ska lyfta Alingsås

Under de senaste åren har Alingsås halkat efter i Svenskt Näringslivs årliga undersökning om lokalt företagsklimat. En av anledningarna som pekats ut är långa handläggningstider, inte minst i bygglovsärenden. En utmaning som kommunen delar med många andra tillväxtkommuner där handläggningstiderna blivit allt för långa.

En nyckel till förbättring i arbetet, som samhällsbyggnadskontoret i kommunen också identifierat, är digitalisering. I början av november togs därför ett första steg när ärendehanteringssystemet byttes ut mot ett nytt och mer digitalt.

- Det innebär en stor förändring till det bättre! En e-tjänst för bygglovsansökningarna som är integrerad med vårt hanteringssystem. Det kommer bli enklare att följa processen för våra handläggare vilket därmed underlättar för våra företag i kommunen, menar Ulrika Samuelsson, plan- och bygglovschef i Alingsås kommun.

Nästa steg i Alingsås effektivisering sker nu genom bygglovsroboten Atom. En robot sammankopplad med det nya ärendehanteringssystemet som förenklar såväl för handläggare som för de sökande. Atom kan sköta viss kommunikation med den som söker bygglov samt tillämpa verksamhetsregler.

- Vi har inspirerats av andra kommuner som satsat på digitalisering. Inspirationen för min del kom faktiskt när jag hörde talas om att socialtjänsten i någon kommun införde en robot för viss hantering av försörjningsstöd. I samband med att vi upphandlade nytt ärendehanteringssystem för bygglov, så visade det sig att leverantören även utvecklat bygglovsroboten Atom. Vilket möjliggjorde för oss att satsa fullt ut på digitalisering, konstaterar Ulrika Samuelsson.

Så, hur ska roboten fungera och underlätta för både företagare och privatpersoner som har ärenden hos kommunen i praktiken?

- Atom kommer att skicka ut mottagningsbevis när en ansökan kommer in, samt meddela den sökande när ärendet är tilldelat en handläggare. Två exempel på arbetsuppgifter som idag görs manuellt av våra administratörer. Under 2019 kommer vi ge ytterligare uppgifter till Atom. Det kommer frigöra tid för vår personal att jobba med mer kvalitativa uppgifter vilket gynnar våra sökande genom snabbare handläggningstider, konstaterar Ulrika Samuelsson.

I digitaliseringen finns stora möjligheter för Sveriges kommuner att förbättra det lokala företagsklimatet. Det kan förenkla administration, sänka kostnader och frigöra resurser för ökad kvalitet. Vilket många kommuner nu börjat arbeta med. För att lyckas med arbetet ställs dock stora krav på förändring inom verksamheterna.

- Implementeringen har gått bra men det räcker inte att digitalisera. Kommunerna måste också ändra sina arbetssätt, det är alltid en process som går lite upp och ner, men nu börjar vi landa. Det ska bli spännande att se vad detta kan leda till, avslutar Ulrika Samuelsson.

Text: Alexander Fägersten