Skyll inte på lagstiftningen - så sparar vi 70-100 miljarder

NYHET Publicerad

UPPHANDLING I TV, tidningar och på sociala medier pågår en intensiv debatt kring nyligen gjorda upphandlingar. Oavsett upphandling så skyller mer eller mindre alla som deltar i debatten på lagen om offentlig upphandling och kräver att denna ska ändras.

Birgitta Laurent och Ellen Hausel Heldah

Birgitta Laurent och Ellen Hausel Heldah, upphandlingsexperter på Svenskt Näringsliv

Det påstås bland annat att det är lagens fel att upphandlande myndigheter måste köpa till ”lägsta pris”, att lagen förhindrar upphandlare att tala med leverantörer och att det enligt lagen inte får ställas krav på referenser. Inget kunde vara mer fel. Självklart får man beakta kvalitet i upphandlingen, tala med varandra och ställa krav på referensobjekt eller referenser.

När man talar om offentlig upphandling är det viktigt att ha en förståelse för varför lagstiftningen har kommit till. Den finns för att säkerställa att skattebetalarnas pengar används rätt, bland annat genom att minska risken för korruption, genom att öka konkurrensen och genom att driva på mot ett större fokus på vad den upphandlande myndigheten faktiskt behöver.

Många klagomål handlar om att myndigheterna bara köper till ”lägsta pris”. Att utvärdera en vara eller tjänst med utvärderingskriteriet ”lägsta pris” är inte fel så länge myndigheten vet och kan beskriva vilken kvalitet den behöver.

Myndigheten ska naturligtvis inte behöva betala onödigt mycket för de nyttigheter som upphandlats. Insikten att allt har ett pris är därför en nödvändig beståndsdel i alla upphandlingar. Det gäller både beskrivningen av avtalsobjektet och övriga villkor, inte minst påföljderna vid avtalsbrott. Det finns ingen anledning att efterfråga en högre kvalitet än vad som behövs. Det höjer förmodligen priset utan någon motsvarande nytta. Det finns inte heller anledning att ha strängare påföljder än vad behovet påkallar.

Omvänt gäller att det inte heller finns anledning att köpa en lägre kvalitet än vad man har behov av, eller låta påföljderna vid avtalsbrott inte svara mot myndighetens behov. Myndigheten måste med andra ord veta vad behovet är!

När det gäller dialog är det inte bara tillåtet utan i högsta grad önskvärt att myndigheten inför en upphandling intervjuar företagare om hur de ser på marknaden och vilka krav som ska ställas respektive inte ställas. Dialogen kan ske i stora eller små format, även om enskilda möten oftast ger bäst information.

Flera myndigheter har också börjat använda sig av RFI eller extern remiss. RFI innebär att myndigheten skickar ut frågor till potentiella leverantörer för att få information om hur marknaden ser ut.

Extern remiss innebär att hela eller delar av upphandlingsdokumenten skickas ut till potentiella leverantörer för att få in synpunkter på affärens upplägg och kravformuleringar.

Bristande dialog skapar hinder för en effektiv offentlig upphandling. Tyvärr är extern dialog inte standard i förberedelsestadiet av en upphandling. Avsaknad av dialog leder ofta till dålig kunskap om de produkter eller tjänster som finns på marknaden och för företagens affärsmodeller vilket i sin tur tyvärr leder till färre anbud och många överprövningar.

När det slutligen gäller referenser så är det fullt möjligt att utvärdera referenser så länge som dessa är ägnade att identifiera det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. Möjligheten att använda leverantörers referenser som tilldelningskriterium är inte begränsad till upphandlingar av intellektuella tjänster. Exempel på referensfrågor som är ägnade att identifiera det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet är frågor som syftar till att ta reda på hur tidigare tjänster har utförts och hur nöjda tidigare kunder varit.

Svenskt Näringsliv vill understryka att upphandlingslagarna inte är ett hinder för goda affärer som säkerställer varor, tjänster och byggentreprenader av bra kvalitet till rätt pris. Det stora problemet är istället ett bristande ledarskap som inte klarar av att organisera förvaltningen utifrån inköpsbehovet.

Vi är övertygade om att nyckeln till goda affärer är en inköpsmogen organisation. En organisation som har en aktuell inköpspolicy, uppdaterade inköpsplaner och inköpsrutiner som är kända för alla i organisationen. Vidare finns det nyckeltal, IT- och HR-stöd för inköp. Först när dessa fundament är på plats har myndigheten tillräckligt goda förutsättningar för att på ett strategiskt sätt börja jobba med inköp. Nästa fas i arbetet är att införa kategoristyrning, som är en processbaserad metod som fokuserar på förbättringar och förändring. En viktig hörnsten är att skapa tvärfunktionella och tvärprofessionella grupper inom myndigheten som arbetar löpande med alla delar av inköpsprocessen. Att införa kategoristyrning är krävande och måste ledas av den högsta ledningen inom varje myndighet.

Vårt budskap är därför, skyll inte på lagen - sätt istället igång med det interna arbetet.

Genom att satsa på att bygga upp en inköpsmogen organisation kan myndigheten både säkerställa kvalitet, leveranssäkerhet och hämta hem besparingar, i runda slängar 10–15 procent av det totala värdet av offentlig upphandling eller 70–100 miljarder kronor.

Läs mer:

Lär dig mer om inköpsmognad på vår hemsida, www.upphandlingsmyndigheten.se eller på www.silf.se

 

Fler liknande nyheter

NYHET Publicerad:

En sommarhälsning

KRÖNIKA Vi går nu mot sommar och semestertider efter en vår som inte liknar någonting annat vi tidigare har varit med om. För oss på Svenskt Näringsliv har de senaste månaderna inneburit ett intensivt arbete med att förmedla företagens svåra situation till beslutsfattare och få till stödåtgärder på såväl nationell nivå som här i Västsverige.
NYHET Publicerad:

"Trygghetsfrågan måste högre upp på kommunernas dagordningar"

FÖRETAGSKLIMAT ”Brotten mot företag drabbar hela samhällsekonomin. Trygghetsfrågan måste upp på kommunernas dagordningar”, anser Rudolf Antoni, regionchef Svenskt Näringsliv i Västra Götaland. 
NYHET Publicerad:

Så undviker du bluffakturor och vd-bedrägerier

SÄKERHET Bluffakturor och internetbedrägerier är något som drabbar företagen under hela året. Särskilt besvärligt är det under sommaren då ordinarie personal inte är på plats och därför inte heller erfarenheten kring vilka leverantörer företaget använder och således vilka fakturor som ska betalas. Nina Jelver, bedrägeriexpert på Svensk Handel, listar sina bästa tips för hantering av bluffakturor och vd-bedrägerier. 
NYHET Publicerad:

Var fjärde företag i Västra Götaland påverkas allvarligt av brottslighet och otrygghet

BROTTSLIGHET Problemen med brottslighet och otrygghet ökar för företagen i Västra Götaland. Det visar en undersökning från Svenskt Näringsliv med över 5 500 svarande företag i Västra Götaland. 
NYHET Publicerad:

TRR - ett stöd för företag i omställning

OMSTÄLLNING Gabriella Nilsson, regionchef på TRR Trygghetsrådet, berättar om hur de stöttar företag som står inför omställning.
NYHET Publicerad:

Skolans verkliga utmaningar

KRÖNIKA För vår framtida samhällsutveckling, och inte minst våra företags framtida kompetensförsörjning, utgör skolan en viktig grund. Det är därför med bestörtning som jag läser den nya rapporten Skolans verkliga utmaningar som igår publicerades av Friskolornas riksförbund.
NYHET Publicerad:

Så satsar Västra Götalandsregionen på näringslivet

CORONAKRISEN Nya satsningar för att mildra coronakrisens konsekvenser för näringslivet samt bidra till en hållbar omställning.
NYHET Publicerad:

Kompetensförsprång efter krisen

KOMPETENSFÖRSÖRJNING För många företag har det sedan i mitten av mars handlat om att hantera coronakrisens mest akuta effekter. Många åtgärder har vidtagits och ett stort antal verksamheter har varslat, sagt upp eller permitterat sin personal. Nu går tankarna till hur man kan göra det bästa av tiden fram tills dess att det vänder. Kan man kanske till och med stå starkare när hjulen börjar snurra igen? 
NYHET Publicerad:

Nyrekrytering till Svenskt Näringsliv i väst

NYREKRYTERING I augusti tillträder Susann Haggren som ny näringspolitisk rådgivare på Svenskt Näringsliv i Västra Götaland.
NYHET Publicerad:

Näringslivspodden special: Framgångsrecept på företagsklimat

FÖRETAGSKLIMAT Hur utvecklar man som kommun ett långsiktigt stabilt företagsklimat? I veckans specialavsnitt av Näringslivspodden träffar vi företrädare för två kommuner som länge legat i topp i Svenskt Näringslivs undersökningar. Lyssna här!
NYHET Publicerad:

Enkätsvaren 2020 – så tycker företagen om företagsklimatet i Västra Götaland

FÖRETAGSKLIMAT Idag släpps Svenskt Näringslivs årliga enkätundersökning.
NYHET Publicerad:

Dramatisk försämring för företagen i Västra Götaland

DET EKONOMISKA LÄGET Framtiden ser mörk ut när företagen blickar framåt. Det visar Svenskt Näringslivs senaste företagarpanel om det ekonomiska läget.
NYHET Publicerad:

Ökat samarbete mellan skola och näringsliv

NY MEDARBETARE Under de närmsta två åren kommer Simon Sjögren att arbeta heltid med att öka samverkan mellan skola och näringsliv i Västra Götaland, Halland, Jönköpings län samt Värmland.
NYHET Publicerad:

Vår i krisens tid

FREDAGSKRÖNIKA Vi går nu in i maj månad och vi börjar räkna coronakrisen i månader istället för veckor. Vårsolen, fågelkvittret och vitsipporna påminner oss dock om att livet går vidare och det finns tecken på att det kan vara på väg att vända.
NYHET Publicerad:

”Otydlig kommunikation om sjuklönen”

STÖDPAKET Många företag får en kalldusch när de inser att de ska betala sjuklön till anställda som i mars lydde regeringen och stannade hemma vid minsta coronasymptom. Företagaren Anna Karin Hammarstrand är kritisk till den oklara kommunikationen och att stödet inte kickar in tidigare.
NYHET Publicerad:

Krisen cementeras bland de västsvenska företagen

CORONAKRISEN Det råder fortsatt kris bland näringslivet i Västsverige. Ett stort antal företag har fortsatt problem med likviditet, ser en kraftigt minskad försäljning och tvingas varsla personal om uppsägning.
NYHET Publicerad:

Många permitterade i Västra Götaland

CORONAKRISEN Sedan den 7 april har det inkommit 7272 ansökningar om korttidspermittering till Tillväxtverket från företag i Västra Götaland. Totalt innebär det att 42 292, eller 7,4 procent av de anställda inom näringslivet i regionen.
NYHET Publicerad:

Så kan vi rädda företag och jobb i Västsverige

DEBATT Utan företag och jobb finns inga skatteintäkter att fördela.
NYHET Publicerad:

Svenskt Näringsliv Väst startar podd

PODCAST Svenskt Näringsliv i Väst startar 'Näringslivspodden'. En podcast om aktuella frågor inom politik och näringsliv i Västsverige.
NYHET Publicerad:

"Vi måste fokusera på att undvika massarbetslöshet"

CORONAKRISEN Regeringen, Centerpartiet och Liberalerna har lagt fram ytterligare ett krispaket på nästan elva miljarder kronor med fokus på jobb och omställning. ”Flera av utbildnings- och omställningssatsningarna är bra. Samtidigt måste vi fokusera på att undvika massarbetslöshet och rädda jobb och företag. Därför är det av yttersta vikt att förstärka systemet för korttidspermittering", säger vd Jan-Olof Jacke i en kommentar.