Arkivrensning

Bokföringslagens nya arkiveringsregler börjar gälla den 1 juli. Ändringarna tillåter att bokföringsmaterial som tidigare behövt sparas som pappersoriginal kan lagras elektroniskt – en reform som är efterlängtad sedan länge. Men vad innebär den nya lagstiftningen egentligen, är det fritt fram att ta alla gamla pärmar till återvinningen nu?

Ändringen i bokföringslagen betyder rent tekniskt att räkenskapsmaterial som har överförts till en annan form eller ett annat format än den/det ursprungliga får förstöras. Kvitton och fakturor som har tagits emot på papper och som skannas eller fotograferas för att bevaras elektroniskt kan därmed kastas efter att de har överförts. För att det ska vara tillåtet att kasta ursprungsmaterialet krävs att överföringen med hänsyn till tekniska metoder, organisatoriska åtgärder och övriga omständigheter inte innebär risk för att räkenskapsinformationen förändras eller försvinner. Efter det att handlingarna överförts ska de, liksom tidigare, sparas av företaget i sju år. Oavsett om det är pappershandlingar eller elektroniska handlingar som arkiveras ska de vara varaktiga och lätt åtkomliga.

De nya reglerna gäller även räkenskapsinformation som redan har överförts. Detta får betydelse för de företag som sedan tidigare överfört kvitton och fakturor som tagits emot på papper till elektronisk form för att sedan arkivera både i ursprunglig form och elektroniskt. Om överföringen har skett i enlighet med bokföringslagen behöver endast de elektroniska handlingarna bevaras från den 1 juli. Kort sagt – det finns goda möjligheter att rensa i arkiven i sommar!