Svenskt Näringsliv logoSvenskt Näringsliv logo
LogoLogo
LogoLogo
NYHET5 juli 2016

Snåriga upphandlingar måste förenklas

Varje år upphandlar svenska myndigheter varor och tjänster för cirka 650 miljarder kronor. Ett sätt att använda pengarna mer effektivt är färre krav i upphandlingen, men mer fokus på vad som ska levereras och till vilket pris. "Ytterst handlar det om att göra offentliga upphandlingar enklare" säger advokat Jon Kihlman.

Eva-Maj Mühlenbock, delägare i advokatfirman Lindahl, har lång erfarenhet av att jobba med upphandlingar.
Foto: SÖREN ANDERSSON

I offentliga upphandlingar finns ofta många kravformuleringar. Syftet är att säkerställa att den som upphandlar verkligen får det som efterfrågas. Men i verkligheten kan alltför många och detaljerade krav skrämma bort leverantörer, samtidigt som de fördyrar och stryper innovationskraften. Det framhåller Ellen Hausel Heldahl, upphandlingsexpert på Svenskt Näringsliv.

– När Svenskt Näringsliv mäter lokalt företagsklimat, brukar upphandlingar ute i kommunerna få absolut sämst betyg. Företagen är väldigt frustrerade över hur upphandlingarna sköts. Det handlar om bristande dialog och uppföljning, men även onödiga ska-krav och obegripliga förfrågningsunderlag, säger hon.

Hon lyfter även att kommunerna står för 70 procent av upphandlingarna och att det därför är viktigt att de blir bättre på att upphandla. Mot bakgrund av det har Svenskt Näringsliv bett advokaten Jon Kihlman att ta fram ett förslag för hur upphandlingarna kan förbättras, vilket han har gjort i rapporten ”Vad en upphandlande myndighet inte behöver göra”.

– Ytterst handlar det om att göra offentliga upphandlingar enklare, säger han och påpekar att det inom ramen för nuvarande lagstiftningen LOU, lagen om offentlig upphandling, finns mycket som kan förenklas.

– Det finns två saker som upphandlande myndigheter inte behöver göra. De behöver inte kvalificera leverantören och de behöver inte utvärdera något annat än pris, säger han.

Den som upphandlar måste däremot alltid kunna uttrycka vad som ska köpas. Jon Kihlman pekar att det är förvånansvärt ofta som objektet, det vill säga det som ska köpas, inte uttrycks tydligt i offentliga upphandlingar. Men för att avtalet ska hålla juridiskt ska objektet kunna uttryckas på ett mätbart sätt och upphandlaren ska kunna slå fast att man fick det som avtalats.

Han lyfter även att det är viktigt att specificera övriga behov och hur viktiga eller oviktiga de är. Det kan handla om allt från leveranstid till funktion och miljö. Men det viktigaste av allt är att fastställa påföljder av avtalsbrott. På så sätt sätter upphandlaren press på leverantören att leverera det som man kommit överens om.

– Om dessa krav är uppfyllda finns det ingen anledning är att utvärdera något annat än priset, säger Jon Kihlman.

Jon Kihlman lyfter även fram att om upphandlarna inte kvalificerar leverantörerna, finns det heller ingen anledning att begära in mängder av uppgifter och dokument från dem. Detta i sin tur sänker tröskeln för att lämna anbud, vilket kan göra att fler småföretag – ofta lokalt förankrade i kommunerna – får möjlighet att lämna anbud.

– Vad åstadkommer man? Jo, man ökar konkurrensen. Ju enklare det blir att lämna anbud, desto fler kommer att lämna anbud. Den som upphandlar får antingen högre kvalitet eller det man ville köpa fast till lägre pris, säger Jon Kihlman.

Egil Nylén, upphandlingschef i Umeå kommun, berättar att de redan idag försöker att arbeta på ett liknande sätt. Han upplever att det går att applicera lägsta pris-modellen i många upphandlingar, men inte alltid.

– Utmaningen för mig handlar om att kunna definiera och specificera objektet som ska upphandlas. Kan vi beskriva det vi vill ha på ett bra sätt borde det egentligen bara vara priset kvar att ta ställning till. Den andra utmaningen är att kunna följa upp och kontrollera om leverantören lever upp till avtalet. Kan vi inte göra det spricker den här modellen.

På seminariet medverkade även Eva-Maj Mühlenbock, delägare i advokatfirman Lindahl, som har lång erfarenhet av att jobba med upphandlingar. Hon tycker att modellen är intressesant, men håller med Egil Nylén om att den inte kommer att fungera om man inte får ordning på uppföljningen.

Hon lyfter också att en stor utmaning är de stora kunskapsbrister kring LOU som finns ute i många kommuner.

– Det finns undersökningar som visar att majoritet av landets upphandlare är mer oroliga för att göra fel mer än man har driv än att göra en god affär.

– Men egentligen är LOU en formalialagstiftning som anger ramen för en upphandling. Vi kan höra företrädare för en kommun eller myndighet titta in i en kamera och skylla på att LOU har gjort att en upphandling spårat ur. Tro inte på det, det är aldrig LOU. Det handlar om bristande kunskaper om upphandling. Därför är det jättebra att vi börjar prata om detta.

AlmedalenUpphandling
Skriven avHenrik Nygren
Kontakta Svenskt Näringsliv
Postadress: 114 82 Stockholm
Besöksadress: Storgatan 19
Telefon: 08-553 430 00

Kontakta oss

Ta del av fler nyheter på Tidningen Näringslivet
Tidningen Näringslivet
Tidningen Näringslivet är för dig som är intresserad av företagande, ekonomi, arbetsmarknad och näringspolitik.
Prenumerera på Nytt från Svenskt Näringsliv
Kontakta Svenskt Näringsliv
Postadress: 114 82 Stockholm
Besöksadress: Storgatan 19
Telefon: 08-553 430 00

Kontakta oss

Prenumerera på Nytt från Svenskt Näringsliv
Ta del av fler nyheter på Tidningen Näringslivet
Tidningen Näringslivet
Tidningen Näringslivet är för dig som är intresserad av företagande, ekonomi, arbetsmarknad och näringspolitik.
Kontakta Svenskt Näringsliv
Postadress: 114 82 Stockholm
Besöksadress: Storgatan 19
Telefon: 08-553 430 00

Kontakta oss

Ta del av fler nyheter på Tidningen Näringslivet
Tidningen Näringslivet
Tidningen Näringslivet är för dig som är intresserad av företagande, ekonomi, arbetsmarknad och näringspolitik.
Prenumerera på Nytt från Svenskt Näringsliv
Kontakta Svenskt Näringsliv
Postadress: 114 82 Stockholm
Besöksadress: Storgatan 19
Telefon: 08-553 430 00

Kontakta oss

Ta del av fler nyheter på Tidningen Näringslivet
Tidningen Näringslivet
Tidningen Näringslivet är för dig som är intresserad av företagande, ekonomi, arbetsmarknad och näringspolitik.
Prenumerera på Nytt från Svenskt Näringsliv
Ansvarig utgivare och chefredaktör Anna Dalqvist