Snåriga upphandlingar måste förenklas

NYHET Publicerad

ALMEDALEN Varje år upphandlar svenska myndigheter varor och tjänster för cirka 650 miljarder kronor. Ett sätt att använda pengarna mer effektivt är färre krav i upphandlingen, men mer fokus på vad som ska levereras och till vilket pris. "Ytterst handlar det om att göra offentliga upphandlingar enklare" säger advokat Jon Kihlman.

Upphandling_07

Eva-Maj Mühlenbock, delägare i advokatfirman Lindahl, har lång erfarenhet av att jobba med upphandlingar.

Foto: SÖREN ANDERSSON

I offentliga upphandlingar finns ofta många kravformuleringar. Syftet är att säkerställa att den som upphandlar verkligen får det som efterfrågas. Men i verkligheten kan alltför många och detaljerade krav skrämma bort leverantörer, samtidigt som de fördyrar och stryper innovationskraften. Det framhåller Ellen Hausel Heldahl, upphandlingsexpert på Svenskt Näringsliv.

– När Svenskt Näringsliv mäter lokalt företagsklimat, brukar upphandlingar ute i kommunerna få absolut sämst betyg. Företagen är väldigt frustrerade över hur upphandlingarna sköts. Det handlar om bristande dialog och uppföljning, men även onödiga ska-krav och obegripliga förfrågningsunderlag, säger hon.

Hon lyfter även att kommunerna står för 70 procent av upphandlingarna och att det därför är viktigt att de blir bättre på att upphandla. Mot bakgrund av det har Svenskt Näringsliv bett advokaten Jon Kihlman att ta fram ett förslag för hur upphandlingarna kan förbättras, vilket han har gjort i rapporten ”Vad en upphandlande myndighet inte behöver göra”.

– Ytterst handlar det om att göra offentliga upphandlingar enklare, säger han och påpekar att det inom ramen för nuvarande lagstiftningen LOU, lagen om offentlig upphandling, finns mycket som kan förenklas.

– Det finns två saker som upphandlande myndigheter inte behöver göra. De behöver inte kvalificera leverantören och de behöver inte utvärdera något annat än pris, säger han.

Den som upphandlar måste däremot alltid kunna uttrycka vad som ska köpas. Jon Kihlman pekar att det är förvånansvärt ofta som objektet, det vill säga det som ska köpas, inte uttrycks tydligt i offentliga upphandlingar. Men för att avtalet ska hålla juridiskt ska objektet kunna uttryckas på ett mätbart sätt och upphandlaren ska kunna slå fast att man fick det som avtalats. 

Han lyfter även att det är viktigt att specificera övriga behov och hur viktiga eller oviktiga de är. Det kan handla om allt från leveranstid till funktion och miljö. Men det viktigaste av allt är att fastställa påföljder av avtalsbrott. På så sätt sätter upphandlaren press på leverantören att leverera det som man kommit överens om.

– Om dessa krav är uppfyllda finns det ingen anledning är att utvärdera något annat än priset, säger Jon Kihlman.

Jon Kihlman lyfter även fram att om upphandlarna inte kvalificerar leverantörerna, finns det heller ingen anledning att begära in mängder av uppgifter och dokument från dem. Detta i sin tur sänker tröskeln för att lämna anbud, vilket kan göra att fler småföretag – ofta lokalt förankrade i kommunerna – får möjlighet att lämna anbud.

– Vad åstadkommer man? Jo, man ökar konkurrensen. Ju enklare det blir att lämna anbud, desto fler kommer att lämna anbud. Den som upphandlar får antingen högre kvalitet eller det man ville köpa fast till lägre pris, säger Jon Kihlman. 

Egil Nylén, upphandlingschef i Umeå kommun, berättar att de redan idag försöker att arbeta på ett liknande sätt. Han upplever att det går att applicera lägsta pris-modellen i många upphandlingar, men inte alltid. 

– Utmaningen för mig handlar om att kunna definiera och specificera objektet som ska upphandlas. Kan vi beskriva det vi vill ha på ett bra sätt borde det egentligen bara vara priset kvar att ta ställning till. Den andra utmaningen är att kunna följa upp och kontrollera om leverantören lever upp till avtalet. Kan vi inte göra det spricker den här modellen.

På seminariet medverkade även Eva-Maj Mühlenbock, delägare i advokatfirman Lindahl, som har lång erfarenhet av att jobba med upphandlingar. Hon tycker att modellen är intressesant, men håller med Egil Nylén om att den inte kommer att fungera om man inte får ordning på uppföljningen. 

Hon lyfter också att en stor utmaning är de stora kunskapsbrister kring LOU som finns ute i många kommuner. 

– Det finns undersökningar som visar att majoritet av landets upphandlare är mer oroliga för att göra fel mer än man har driv än att göra en god affär.

– Men egentligen är LOU en formalialagstiftning som anger ramen för en upphandling. Vi kan höra företrädare för en kommun eller myndighet titta in i en kamera och skylla på att LOU har gjort att en upphandling spårat ur. Tro inte på det, det är aldrig LOU. Det handlar om bristande kunskaper om upphandling. Därför är det jättebra att vi börjar prata om detta.

Fler liknande nyheter

NYHET Publicerad:

Tacobuffé – inte nog för serveringstillstånd i Vindeln

FÖRETAGSKLIMAT När Hotell Forsen i Vindeln skulle arrangera pubkväll och servera tacos gällde plötsligt inte serveringstillståndet längre. Anledningen? Kommunen tyckte inte att en tacobuffé var ”tillräckligt varierande”. 
NYHET Publicerad:

Stockholms företagsklimat rasar: "Det är en kollaps"

FÖRETAGSKLIMAT På tre år har Stockholms företagsklimat rasat 101 placeringar på Svenskt Näringslivs ranking. Trafikkaos och dålig service är bidragande faktorer, vittnar företagare om. ”Man blir behandlad som om man är kriminell”, sa Johannes Cullberg, grundare av matvarukedjan Paradiset.
NYHET Publicerad:

Bemanningsföretag: Vi gjorde arbetsförmedlingens jobb

KOMPETENSFÖRSÖRJNING Bemanningsföretaget Kornboden i Örnsköldsvik kostar på utbildningar för industri- och verkstadsarbetare för att lösa akuta problem hos kunder. Vd Malin Vedman är kritisk mot Arbetsförmedlingen som hon tycker skulle sköta den biten bättre. "Med små medel skulle Arbetsförmedlingen kunna vara ett starkt stöd för industriföretag och verkstadsföretag, men jag tycker inte de har lyssnat på marknaden", säger hon.
NYHET Publicerad:

Bättre bemötande med bra vi-känsla

FÖRETAGSKLIMAT Under en period slutade det en person i månaden på Samhällsbyggnadskontoret i Oskarshamn. Men nu har arbetsron och glädjen kommit tillbaka. Det märker ledningen och personalen såväl som kunderna, alltså företagen och övriga invånare.
NYHET Publicerad:

”Vi måste avdramatisera myndighetsutövandet”

FÖRETAGSKLIMAT Nye näringslivschefen i Sölvesborg siktar högt och lovar stärkta insatser för bättre företagsklimat. Samverkan och transparens är nyckelorden.
NYHET Publicerad:

Långsamma kvarnar hot vid Kiruna-omvandling

FÖRETAGSKLIMAT ”Ur företagsperspektiv ser jag klara risker med omvandlingen av Kiruna. De kommunala kvarnarna maler väldigt långsamt och det kan därför bli svårt för mindre företag att våga satsa samtidigt som man säger att staden ska expandera. De stora klara sig alltid. Men man får inte glömma bort att det behövs kringbyggnader också för att få ihop helheten, inte bara stora klossar!” Det säger Stefan Puonu, Malmfältets Entreprenadbyrå.
NYHET Publicerad:

Garanterat svar inom 24 timmar, en del i Ystads framgång

FÖRETAGSKLIMAT Ystads kommun har de senaste två åren klättrat rejält i Svenskt Näringslivs årliga ranking över företagsklimat. Från plats 107 år 2015 till plats 25 i år. ”Det handlar om ett nära och tätt samarbete mellan kommun och näringsliv, jobbar vi ihop så når vi mycket längre”, säger Rebecka Spånberg, vd på BLS Industries.
NYHET Publicerad:

”Vi dokumenterar ihjäl oss!”

FÖRETAGSBESÖK Företagen drunknar i pappersarbete och riskerar tappa betydande investeringar på grund av segdragna myndighetsprocesser. "Mängden dokumentation är kopiös" säger Johan Larsson, fabrikschef på Lyckeby Starch i Mjällby vid ett företagsbesök nyligen.
NYHET Publicerad:

Svenskt Näringsliv möter – Marianne Sjöö

SVENSKT NÄRINGSLIV MÖTER Tidningen Entreprenör rankande nyligen Marianne Sjöö på plats 29 över Sveriges största kvinnliga företagare. Marianne är ICA-handlare i Ale kommun och vi har träffat henne för en intervju.
NYHET Publicerad:

Personalbrist bromsar Boden-utbyggnaden

KOMPETENSFÖRSÖRJNING ”Här söker vi nya medarbetare ganska ofta. Vi har ett 15-tal anställda, men faktiskt ständiga behov av nytt folk. Men det känns trögt. Det går att skylla på att branschen är speciell och att det finns behov av särskilda kunskaper. Men vill man bara så kan man också lära sig det som behövs!” Det säger Ulf Gustafsson som tillsammans med sin bror Patrik Gustafsson äger Bodensläp AB.
NYHET Publicerad:

Engagemanget är avgörande

FÖRETAGSBESÖK De är två helt olika företag, men båda satsar på nya och spännande idéer för att kunna växa i framtiden. Vi tog med riksdagsledamoten Magnus Manhammar (S) på företagsbesök till Johannishus Godsförvaltning i Ronneby och Contura Steel i Mörrum.
NYHET Publicerad:

Värna om företagen innan det är för sent

FÖRETAGSKLIMAT En av Europas modernaste spackelfabriker håller på att ta form i Simrishamn. Det är företaget SimFAS Sweden AB som flyttar och bygger ut sin produktion. Men att få alla tillstånd har inte varit enkelt, och fortfarande finns flera frågetecken. Vd Sten Christiansson efterlyser en bättre dialog mellan kommunen och företagarna.
NYHET Publicerad:

Regional samverkan inom Teknikcollege löser kompetensförsörjningen

GÄSTKRÖNIKA "Kompetensförsörjningen är en av de största utmaningarna för svensk industri och ett hinder för många företag att växa. Teknikcollege har gett oss verktyg och en struktur för att ta tag i detta. Genom regional samverkan och utbildningar utformade efter näringslivets behov stärks svenska företags konkurrenskraft vilket i sin tur ger förutsättningar för jobb och välfärd." Det skriver Adis Martinovic, processledare på Teknikcollege Mälardalen, i sin gästkrönika.
NYHET Publicerad:

Klubb för företagare succé i Storfors

FÖRETAGSKLIMAT En klubb där företag träffas för att diskutera näringslivsfrågor visade sig vara ett lyckat initiativ från Storfors kommun. ”Vi går från att känna till varandra till att känna och hjälpa varandra”, säger företagaren Daniel Sköld. Klubben är en av 60 aktiviteter som kommunen jobbar med för att lyfta företagsklimatet.
NYHET Publicerad:

Regionalt samarbete ska lyfta företagsklimat

GÖTEBORG Anna-Lena Johansson, Business Region Göteborg, har satt snurr på näringslivsfrågorna i tretton kommuner. ”Vi har som mål att ha det bästa företagsklimatet bland storstadsregionerna.”
NYHET Publicerad:

Inspirationsdag över hela landet

FÖRETAGSKLIMAT Svenskt Näringslivs inspirationsdag för ett bättre företagsklimat äger rum vid fyra tillfällen nästa år. Christer Östlund, ansvarig för kommunrelationer på Svenskt Näringsliv, hoppas på fler deltagare 2018 när man sprider dagen geografiskt.
NYHET Publicerad:

Han ska få snurr på näringslivsarbetet i Karlshamn

FÖRETAGSKLIMAT Om ett år ska lotsfunktionen vara tillbaka, samarbetet med företagen stärkt och näringslivsenheten utökad med ytterligare en näringslivsutvecklare. Det är målet för Karlshamns nye näringslivschef Mathias Wijk.
NYHET Publicerad:

Göteborg och de kommunala bolagen

FREDAGSKRÖNIKA Nej, det är varken ett kopplingsschema för ett kretskort eller ett tunnelbanesystem. Det är koncernstrukturen över Göteborg stads kommunala bolag. Tidigare under veckan annonserade vi en tävling på vår facebooksida där våra följare fick gissa mellan dessa tre alternativ. Tanken var att på ett lite humoristiskt sätt gestalta hur komplex och omfattande verksamheten är, men den förtjänar också en allvarligare diskussion.  Göteborg behöver reda upp i djungeln av kommunala bolag, inte minst för sin egen skull.
NYHET Publicerad:

Kommunerna handlar för 642 miljarder

UPPHANDLING Det är landets kommuner som köper mest. Och det är stora summor det handlar om. Värdet på den offentliga upphandlingen i Sverige är svindlande 642 miljarder.
NYHET Publicerad:

Livsmedelsverkets nya betalningar välkomnas av restaurangägare

REGLER Nu vänder Livsmedelsverket helt om och efterfrågar att kommunerna enbart tar betalt efter utförd livsmedelskontroll istället för i förskott, som idag. "Det låter jättebra. I dag tvingas vi betala en avgift varje år, oavsett om det kommer hit någon eller inte", säger företagaren Jeanette Bohman, som hyllar initiativet.