Miljarder att spara på bättre inköp

Varje år gör Svenskt Näringsliv en stor enkätundersökning där landets företag får betygsätta företagsklimatet i sin kommun på ett flertal områden, från kommunens service till infrastruktur. Det område som får allra lägst betyg i genomsnitt är kommunens upphandling, ett betyg som dessutom sjunkit över tid och nu ligger under nivån ”godtagbart i snitt”.

– Attityd och inställning spelar roll. Det handlar om att man måste ha en dialog med näringslivet och dela med sig av information, samt ha en ordentlig uppföljning och återkoppling, säger Carina Centrén, regionchef på Svenskt Näringsliv i Skåne.

För att bidra till det förbättringsarbete som ständigt pågår bjöd Svenskt Näringsliv nyligen in till ett seminarium för skånska upphandlare. Med på talarlistan fanns bland annat Ellen Hausel Heldahl, upphandlingsexpert på Svenskt Näringsliv..

– Den vanligaste anledningen till att man inte lägger anbud i upphandlingar är att administrationen är för krånglig. Den näst vanligaste är att det är för stort fokus på priset. Att upphandla på lägsta pris utan en ordentlig uppföljning riskerar att bli en väldigt dålig kombination, säger Ellen Hausel Heldahl.

För att förbättra upphandlingarna rekommenderar Svenskt Näringsliv att myndigheterna implementerar kategoristyrning, en etablerad metod inom näringslivet och en bärande del i begreppet inköpsmogad. Hos nederländska myndigheter, som regelbundet mäter sin inköpsmognad och implementerat kategoristyrning, har en femprocentig besparing kunnat säkerställts. Modellen har redan anammats av flera statliga myndigheter med goda resultat.

– Det tar tid att implementera och jobba med modellen men den har visat sig väldigt effektiv, säger Ellen Hausel Heldahl.

I många kommuner är upphandlingsenheten liten, i vissa fall bara en enda person. När Daniel Oredsson 2009 började som upphandlingsansvarig i Östra Göinge kommun var han den första på tjänsten. I dag är han chef för en gemensam inköpscentral för Östra Göinge, Osby, Höör, Hörby och Bromölla och 13 kommunala bolag. Genom att samarbeta mellan kommunerna har man haft möjlighet att skapa en större organisation där medarbetarna kan fördjupa sig inom olika områden..

– Vårt uppdrag är att förverkliga de politiska målen genom inköp och upphandling. Vi ska vara ett medel för att uppnå andras mål. Genom samarbetet minskar vi sårbarheten och kan skapa gemensamma standarder mellan kommunerna så att leverantörerna känner igen sig i upphandlingarna, säger Daniel Oredsson..

Den största aktören på offentlig upphandling i Skåne är Region Skåne. Lotta Ekwall Möller, enhetschef på Koncernstab inköp och ekonomistyrning, betonar vikten av dialog för att göra så bra inköp och affärer som möjligt.

– Det handlar bland annat om att vi som upphandlande myndighet förstår marknaden som vi agerar på och att marknaden förstår vårt behov, säger Lotta Ekwall Möller.

Detta görs genom dialog före, under och efter upphandling. Att offentliggöra sina behov i en årlig upphandlingsplan så att företagen kan ta del av den och att regelbundet hålla seminarier om hur man gör affärer med regionen är några framgångsrika aktiviteter.

– Det finns många fördomar kring upphandlingar, som att de alltid är för stora för små företag att delta i eller att det ändå är klart på förhand vem som kommer vinna. Seminarierna blir ett sätt att komma runt fördomarna och sänka trösklarna för att vilja och kunna lägga anbud, säger Lotta Ekwall Möller.