Stockholms stad vill vända upphandlingstrenden

Vi är mitt inne i en av de märkligaste lågkonjunkturerna i historien. Alla lågkonjunkturer må vara ofrivilliga men denna är särskilt så. Många i grunden välfungerande och vinstdrivande företag har fått uppleva en enorm press med en situation de har svårt att påverka. När efterfrågan sjunker har det offentliga fortfarande möjlighet att vara en stabil kund. Den kommunala sektorn kan hålla efterfrågan uppe genom att tidigarelägga planerade investeringar, underhållsåtgärder och offentliga inköp. Det är därför extra viktigt att staden nu prioriterar frågan.

Det nya programmet kommer synliggöra den strategiska betydelsen i inköpsarbetet för att utveckla stadens verksamhet. Hur kommer man som leverantör märka skillnaden?
– Stockholms stad kommer att organisera inköpsarbetet mer utifrån ett marknadsperspektiv – i inköpskategorier, samtidigt som kommunikationen mellan leverantör och inköpare bli enklare genom bland annat färre kontaktvägar. Det innebär också att inköpare kommer att ha större branschspecifik kunskap.

För många företag innebär upphandling den primära kontakten med det offentliga. Hur viktigt är det med en välfungerad process för att stärka företagsklimatet i stort?
– Stockholms stad har en stor inköpsorganisation, och det är viktigt att staden agerar på ett enhetligt sätt vid inköp. Stockholms företag är grunden till att fler arbetstillfällen skapas och att stockholmarnas välfärd och livskvalitet säkras. Därför är just företagsklimatet en av mina viktigaste prioriteringar som finansborgarråd och en välfungerande process från start till slut är en del av det.

Mindre företag riskerar ofta att missgynnas i upphandlingar, exempelvis genom att stora volymer efterfrågas eller att det inte finns tillräckligt med administrativa resurser för att svara på upphandlingsunderlaget. Det leder ofta till färre anbud och därmed mindre konkurrens. Kommer det vara enklare för mindre företag att delta i stadens upphandlingar framöver?
– Stadens nya program för inköp, som nu har trätt i kraft, möjliggör för just mindre företag att delta i stadens upphandlingar. Vår målsättning är att attrahera fler och nya leverantörer till att lämna anbud. Enhetliga system och processer kommer att underlätta arbetet genom att det blir lättare att ta del av förfrågningsunderlag och arbetet att svara på anbud kommer att underlättas genom att det finns inbyggt systemstöd som underlättar administrationen för anbudsgivaren.

– Vi är en av Sveriges främsta inköpare och kan därigenom möjliggöra ett bättre företagsklimat och uppmuntra fler innovationer, samtidigt som vi påverkar hållbarhet och kvalitet.

En tidigareläggning av tio procent av investeringarna i Sveriges kommuner innebär en utökad investeringsvolym med 18,4 miljarder kronor på årsbasis. Detta skulle skapa efterfrågan och nya arbetstillfällen. Till följd av krisen, har Stockholms stad tidigarelagt investeringar eller planerar att göra det?
– Vad gäller investeringar i mindre projekt och inköp av utrustning och inventarier så sker det, historiskt sett, ofta en ökning i slutet mot året. I år kanske den trenden är särskilt tydlig. När det kommer till större projekt är det dock svårare att påverka.

Har ni en målsatt ambition att höja betyget för upphandling i Svenskt Näringsliv enkät om det lokala företagsklimatet till nästa år?
– Självfallet eftersträvar vi ständigt ett bättre företagsklimat, vi vill i framtiden ha Sveriges bästa företagsklimat och har redan klättrar flertalet placeringar i de senaste två mätningarna. Det är ett viktigt kvitto att vi är på rätt väg.

Ellen Hausel Heldahl är expert på offentlig upphandling på Svenskt Näringsliv. Vad är din kommentar kring stadens nya inköpsinriktning?
– Det är helt rätt att staden har beslutat att införa kategoristyrning. Kategoristyrning och strategisk styrning och ledning av inköp är en förutsättning för att kommunen ska kunna åstadkomma den bästa affären för medborgarna och skattebetalarna. Kategoristyrning innebär att myndigheterna på ett underbyggt sätt prioriterar mellan olika projekt och skapar samspel mellan enheter och förvaltningar. På så sätt bryts stuprören upp och tvärfunktionellt samarbete skapas. Grunden är ett holistiskt synsätt och ett faktabaserat arbetssätt för att identifiera områden inom vilka mervärde kan identifieras, till exempel genom lägre kostnader, lägre risktagande eller högre kvalitet. Arbetssättet innebär också mycket dialog med marknaden, tydliga utvecklingsinriktade krav på leverantörerna och att dessa följs upp regelbundet. Mer professionella och effektivare upphandlingar medför också att de företag som levererar till kommunerna kan utvecklas, blir mer produktiva och innovativa. Företag som satsar på FoU behöver ges möjligheter att få avkastning för sina produkter och medverka till att utveckla offentlig sektor.

Stockholms stad är Sveriges största kommun, ser du en möjlighet att fler följer exemplet?
– Jag vet att det finns några kommuner, som likt Stockholm, har beslutat att införa kategoristyrning. Men vi vill helst se att alla kommuner följer efter. Jag vill dock understryka att resan till inköpsmognad, där kategoristyrning är en bärande del, kommer att vara krävande eftersom det handlar om ganska stora organisationsförändringar. Men jag hoppas att man håller ut och håller i!