Mot en modigare offentlig upphandling i Uppsala

Helena har arbetat med upphandling sedan femton år tillbaka och kommer senast från rollen som upphandlingschef i Örebro. Under hennes tid i branschen har upphandling både blivit enklare och kommit att förknippas med nya utmaningar.

– När jag började kunde det fortfarande komma in anbud på pergament och via handskrivna brev, på den fronten har det hänt en del. I andra avseenden har arbetet med förenkling landat lite snett. Nu faller till exempel mer ansvar på leverantörer när det kommer till att försäkra att anbud som lämnas in är korrekta.

Att kraven på leverantörer är högt ställda är utmanande konstaterar Helena. Ambitionen är att det offentliga ska vara en attraktiv affärspartner.

– Vi är en trygg kund som alltid betalar. I mindre affärer eller direktupphandlingar kan det offentliga utgöra ett bra alternativ för exempelvis startups som vill driva innovations- och riskbetonade projekt. Då kan ett uppdrag för en offentlig verksamhet utgöra en stabil grund.

Samtidigt skiljer sig offentliga upphandlingsprocesser från de privata. Utöver att de kan upplevas som mer omständliga och osäkra, tror Helena att inställningen till att delta i offentliga upphandlingar påverkas av att förhandlingsmöjligheterna är mer begränsade.

– Just förhandlingsbiten tror jag är en viktig aspekt. Där känner sig leverantörer ofta hemma. Vi har flera möjligheter till förhandling och dialog också inom offentlig upphandling, men många gånger kan man som tjänsteman vara rädd för att göra fel.

Dagens lagstiftning ska inte behöva vara ett hinder för samtal med näringslivet menar Helena. Istället hänvisar hon till att dialog snarare uppmuntras och utgör en viktig möjlighet för det offentliga att ta del av leverantörers kunskap om området som ska upphandlas.

– Vid ett så kallat förenklat förfarande finns det till exempel alltid möjlighet att förhandla. Det förfarandet kan vi använda för upphandlingar som uppgår till ett värde av omkring 2,2 miljoner för varor och tjänster och cirka 55 miljoner för entreprenader.

I de fall där värdet av en upphandling överstiger det så kallade tröskelvärdet för öppet förfarande, finns det andra möjligheter att i större utsträckning öppna upp för dialog, däribland genom förhandlat förfarande eller konkurrenspräglad dialog.

– När vi skriver våra kravspecifikationer utan att öppna upp för dialog med leverantörerna riskerar vi att utgå ifrån gamla metoder och tekniker, utan att ta del av all kunskap och innovation som redan finns tillgänglig.

Sedan ett par år tillbaka ska mer fokus riktas mot att ta fram ett väl underbyggt förfrågningsunderlag. Det innebär bland annat att man vid upphandling lägger mer vikt vid marknadsanalyser.

– Hur mycket fokus som kan riktas mot analysstadiet är ofta en resursfråga. Genom att minska utsträckningen i vilken vi tar in konsulter vid utformning av komplexa specifikationer kan vi exempelvis reducera kunskapstapp genom att behålla kompetensen inom vår egen organisation. Samtidigt är konsulterna duktiga och många gånger nödvändiga.

För att inhämta information till ett förfrågningsunderlag kan upphandlare gå ut med en så kallad RFI (Request for information) – en form av extern remiss. På så vis kan de ta del av kunskap från de aktörer som slutligen kommer att leverera varan eller tjänsten som efterfrågas.

– Genom att vända sig direkt till den aktuella branschen med frågor så som hur krav bör utformas för att specifika mål ska uppnås kan vi utforma specifikationer som ligger mer i linje med vad företagen faktiskt kan leverera. Det kan exempelvis handla om att stegvis införa miljökrav.

I Uppsala kommun finns sedan ett par år tillbaka ett upphandlingsråd. Där möts tjänstemän, politiker och näringslivsrepresentanter för att föra en konstruktiv dialog kring upphandling. Helena har hunnit vara med på ett första möte.

– Jag fick intryck av att rådet präglas av ett bra samtalsklimat. Det hölls många bra diskussioner med ett givande och tagande som upplever är mycket unikt. Det känns riktigt bra med ett forum som Upphandlingsrådet där vi kan bolla utmaningar i upphandlingsfrågor.

Ett förslag som redan lyfts till diskussion handlar om att inrätta så kallade branschråd. De är branschspecifika forum som sammanför leverantörer, representanter från tjänstemannasidan och experter från berörda avdelningar vid kommunen.

– Syftet med branschråden är att diskutera långsiktiga, strategiska frågor om hur kommande upphandlingar bäst hanteras. Under min tid i Örebro var jag med och etablerade branschråd för bygg- och anläggning samt IT. Nu ser vi på möjligheterna att införa samma koncept i Uppsala.

Vikten av att etablera en välfungerande dialog mellan upphandlare och leverantörer blir än mer tydlig mot bakgrund av höjda klimatmål och åtstramade krav vid upphandling konstaterar Helena.

– Vi måste tidigt kommunicera hur och varför krav på vissa leverantörer skärps, annars riskerar man som aktör att känna sig orättvist behandlad. Samtidigt finns det flera områden där branscherna ligger i framkant och leverantörer vill att vi ställer högre krav.

Helenas hoppas att offentlig upphandling blir modigare i tiden som kommer.  

– Det bubblar med nya innovativa lösningar inom upphandling. Framöver ska vi i ännu större utsträckning våga testa nya modeller och metoder för att effektivisera vårt arbete. Det är viktigt, inte minst när vi går mot en framtid där färre ska försörja fler!