Kommunal upphandling - "betyget har aldrig varit lägre"

Kommunerna har aldrig varit bättre på att upphandla än de är idag. Men samtidigt har förväntningarna från företag och medborgare blivit högre. Det kan dels bottna i att offentlig upphandling har hamnat i strålkastarljuset under de senaste åren, med en nationell upphandlingsstrategi och mycket prat från politiker om ”den goda affären”. Media har också blivit väldigt aktiva i att skriva om när upphandlingar gått snett. Det har tillsammans satt en i allra högsta grad rimlig förväntan på att kommuner ska arbeta strategiskt och serviceinriktat med upphandlingar, en höjd förväntan som kommunerna trots ett aktivt utvecklingsarbete inte lyckats leva upp till. Gapet mellan förväntningar och vad man faktiskt presterar i kommunerna har helt enkelt ökat.

Nytt för i år är att ca 5 800 företag valt att lämna kommentarer kring vad man anser om upphandlingar. Dessa svar är vi mycket tacksamma för, eftersom det ger oss en bild av vad man upplever som problematiskt. Föga förvånande handlar många av svaren om de lokala företagens förutsättningar att kunna delta, om irrelevanta och felaktiga krav och om alltför stort fokus på låga priser istället för på bra kvalitet. Många företag upplever också att det är svårt att få information kring upphandlingarna, vilket så klart är bekymmersamt.

Ett talande exempel på felaktiga krav finns i det här svaret: ”De förfrågningsunderlag som vi får att utgå ifrån är under all kritik. De är så ofullständiga och nonchalant skrivna att man genast ser att den som skrivit förfrågningsunderlagen inte själva varit på plats för att se vad som behöver eller ska utföras eller så saknar man fullständigt kompetens. Detta innebär att de företag som räknar på dessa arbetsobjekt ser att det finns mycket extraarbeten som bör eller måste utföras under projektets gång. Detta mynnar ut i att entreprenören räknar med att kunna debitera extra tid. Priserna som lämnas är alltid långt under vad som budgeteras. Den som är fräckast med att lämna ett lågt pris och är fräcka nog att ta betalt för extra tiden får se sina arbeten gå ihop ekonomiskt och kommunen ser att ännu ett projekt spräcker budgeten. Vi önskar att det läggs ner mer kunskap och energi i förfrågningsunderlagen med tydlighet om vad kommunen vill ha utfört i sina projekt”.

En annan aspekt på upphandlingsfrågan som lyfts fram av företagen i svaren är bristen på uppföljning. Kombinationen kunskapsbrist och bristande uppföljning är så klar förödande för den offentliga upphandlingen. Det finns med andra ord skäl till att så många entreprenadprojekt spräcker budgeten.

Forskaren Giancarlo Spangolo har skrivit om detta ämne på uppdrag av SNS (https://www.sns.se/artiklar/cost-overrun-and-procurement-competence-in-sweden). Enligt Spangolo beror både högre kostnader och lägre kvalitet till stor del på bristande kompetens i offentliga upphandlingar. Han förordar i sin forskningsrapport att Sverige inför mastersprogram på universiteten för inköpare/upphandlare, det vill säga utbildningar för de personer som redan har grundutbildning inom till exempel IT eller byggnadsingenjör. Detta är ett mycket bra förslag som vi gärna ser att regeringen går vidare med.

Den pandemi som vi just nu befinner oss i har visat hur viktigt det är med hög kompetens hos våra inköpsorganisationer. Dels för att säkerställa att vi får de varor och tjänster som vi behöver med god kvalitet, dels för att de offentliga finanserna framöver kommer att vara ansträngda. Svenskt Näringsliv har i en rapport från förra året gjort beräkningar på att offentlig sektor kan spara mellan 70 – 100 miljarder kr genom att bilda effektivare inköpsorganisationer, där kategoristyrning är en bärande del, och genom att tillföra högre kompetens i förvaltningarna.

Det finns många personer som arbetar som upphandlare ute i kommunerna som känner stor frustration över bristande intresse och engagemang hos det ledande skiktet i kommunen, men försöker göra så gott de kan. Ett strategiskt upphandlingsarbete behöver genomsyra hela förvaltningen och kräver därför engagemang från framför allt kommunchef och ekonomichef för att lyckas. Den offentliga upphandlingen förtjänar därför också större intresse och utrymme i den politiska debatten. Det skulle alla gynnas av, medborgare såväl som företag.