Digitala årsredovisningar – vad har vi lärt oss?

Sedan några år tillbaka är det möjligt för vissa företag att lämna in årsredovisningen digitalt till Bolagsverket. För att lämna in digitalt krävs en programvara som tillhandahålls av någon av de systemleverantörer som Bolagsverket har träffat avtal med. Hittills är det framför allt små bolag som inte anlitar en revisor som väljer digital inlämning. Den långsiktiga ambition som uttryckts från såväl den tidigare regeringen som Bolagsverket är dock att inlämningen ska digitaliseras helt och hållet för alla aktiebolag. En utredning håller just nu på att ta fram förslag på hur ett sådant lagkrav skulle kunna utformas. Parallellt med den nationella utvecklingen förbereds en reglering inom EU som innebär att alla större företag ska upprätta och lämna in sin årsredovisning till en ny europeisk kontaktpunkt för företagsinformation. Börsnoterade företag omfattas sedan ett år tillbaka redan av ett liknande krav på att upprätta och lämna in årsredovisningen digitalt till Finansinspektionen.

Svagheter i den tekniska lösningen

För att följa upp hur tjänsterna för digital inlämning hittills har fungerat har Svenskt Näringsliv genom konsultföretaget Trinovo genomfört en studie av de svenska lösningarna. Ett viktigt syfte med studien är att identifiera behov av förbättringar inför ett eventuellt obligatoriskt krav på digital inlämning. Studien visar att inställningen till digitalisering av årsredovisningar generellt sett är positiv och att det finns flera fördelar med digital inlämning. Att lämna in digitalt innebär dock en icke försumbar tillkommande administration vilket gör att de potentiella förenklingsvinsterna riskerar att gå förlorade. Det är osäkert om det digitala förfarandet innebär några egentliga kostnadsbesparingar för inrapporterande företag. Det finns också svagheter i den tekniska lösningen för digital inlämning som hänvisar rapporterande företag till vissa systemleverantörer. Om ett lagkrav på att lämna in årsredovisningen digitalt införs, behövs det därför en alternativ kostnadsfri tjänst som kan användas av de företag som av olika skäl inte kan eller vill anlita någon av de systemleverantörer som Bolagsverket tecknat avtal med.

För de börsnoterade företagen är det tydligt att det digitala formatet inneburit väsentliga merkostnader. Det har också påverkat årsredovisningsprocessen i stor utsträckning och gjort den mindre flexibel.

Med beaktande av detta behövs sammanfattningsvis en fördjupad analys av hur effektivitetsvinsterna av digitaliseringen bäst uppnås.

Viss osäkerhet omgärdar tjänsten

Studien visar också att det finns en viss osäkerhet kring digital inlämning som kan härledas till hur tjänsten är utformad. Den årsredovisning som lämnas in till Bolagsverket är exempelvis inte en kopia av det original som skrivits under av styrelse och vd. Eftersom det finns skillnader mellan handlingarna blir det upp till den som skriver under fastställelseintyget att avgöra hur stora avvikelser som kan accepteras för att informationsinnehållet ska anses överensstämma. I det fall företaget anlitar en revisor omfattar revisorns granskning inte den digitala avskriften av årsredovisningen. Dessa förhållanden behöver ses över och åtgärdas för att bidra till ett rättssäkert förfarande.

Slutligen finns det sannolikt mycket att vinna på att samordna ett eventuellt obligatoriskt krav på digital inlämning med kommande EU-reglering på detta område. Risken är att man annars låser fast sig i nationella lösningar och skapar omfattande merarbete för såväl företag som mottagande myndigheter.