En framgångsrik upphandling börjar med en analys

Kategoristyrning är ett verktyg för att organisera och styra upp inköp och upphandlingar. På så sätt kan organisationer få bättre kontroll över sina leveranskedjor och spara pengar.

För att en organisation ska kunna påbörja arbetet med kategoristyrning är det dock viktigt att först genomföra en så kallad spendanalys.

Fredrik Flodin, sakkunnig för styrning och organisering på Upphandlingsmyndigheten, var en av deltagarna på seminariet ”Kom i gång med spendanalysprojekt i er organisation” som är det senaste i den seminarieserie om kategoristyrning som Svenskt Näringsliv, Sveriges Kommuner och Regioner och Upphandlingsmyndigheten anordnar tillsammans.

Spendanalysen är viktig för att kunna komma vidare till själva kategoristyrningen, konstaterade han.

– Det handlar om vad som köps i en organisation. För hur mycket varan eller tjänsten köps, från vilka leverantörer och vem eller vilka i organisationen som gör de här inköpen.

”Det första trappsteget är döpt till kontroll”

Vendela Emmelin, upphandlingschef, och Karin Holmgren, upphandlare, båda från Täby kommun, var inbjudna för att berätta om hur de arbetat med att implementera spendanalysen i kommunen.

Det första steget, berättade Vendela Emmelin, var att skapa en målbild att förhålla sig till. En trappa med ett antal målsättningar skapades.

– Det första trappsteget är döpt till kontroll för vi vet ju inte var vi ska börja om vi inte har kontroll och kunskap om våra inköp. I det trappsteget finns spendanalysen med eftersom det är ett viktigt verktyg för att få kontroll i en organisation.

Nästa steg var att dela in kommunens inköp i kategorier. Nio huvudkategorier med underkategorier skapades. De skulle svara på de viktigaste frågorna en spendanalys ska svara på.

• Vad är det som köps?
• För hur mycket köps det?
• Från vilka leverantörer köper organisationen?
• Vem i organisationen genomför köpen?

– Vi ville se hur mycket vi spenderade på varje kategori och på de olika underkategorierna, men också få data på hur mycket vi spenderade på olika leverantörer och mäta avtalstroheten.

Karin Holmgren berättade att det är viktigt med enhetlighet.

– Det har varit viktigt att ha en gemensam struktur överallt. Från spendanalysen till avtalskatalogen men också när kommunen arbetar med inköp från andra ställen. Allt ska passa in under vår kategoriindelning.

Nästa steg för Täby kommun var att koppla ihop kategorierna med alla leverantörsreskontra (som innehåller detaljerad information om inkommande fakturor från ett företags leverantörer).

– Vi har lagt in alla transaktioner som har en koppling till en leverantör i spendanalysen. Det hade vi inte klarat om vi inte haft ett tätt samarbete med både redovisningsenheten och IT-avdelningen, sa Karin Holmgren.

När arbetet var klart uppnådde Täby kommun den kontroll man eftersträvade.

– Vi kan borra oss ner i de olika nivåerna och med ett par enkla knapptryck få information om spend per kategori och om de olika leverantörerna, sa Karin Holmgren.

– Nu kan vi svara på de frågor som spendanalysen ska kunna svara på, fortsatte hon nöjt.

”Arbetet mynnade i sin tur ut i 27 ansvarsfördelade kategorier”

På seminariet deltog även Jennie Hökfelt, kategoristyrningsansvarig på Region Stockholm. Region Stockholm är en jätte jämfört med Täby kommun med över 20 upphandlande myndigheter som ska samordna och samverka och arbeta tvärfunktionellt med kategoristyrningen, konstaterade Jennie Hökfelt.

Varje verksamhet har en inköpsansvarig som har varit med och tagit fram vilka kategorier som ska prioriteras inom regionens kategoristyrning. Här har även den redan existerande spendanalysen som Region Stockholm infört spelat en roll.

– Arbetet mynnade i sin tur ut i 27 ansvarsfördelade kategorier. Prioriteringen av dessa där vi ser en hög samordningspotential baseras på vår spendanalys och den bygger på samma principer och parametrar som Täby kommuns arbete, konstaterade Jennie Hökfelt.