Svenskt Näringsliv logoSvenskt Näringsliv logo
LogoLogo
LogoLogo
NYHET25 november 2021

Så hänger det lilla mejeriet med i upphandlingsracet

Ha koll på behoven, kraven och avtalen. En bra dialog mellan upphandlare och leverantörer ger bättre affärer för båda parter. ”Kommunen har varit väldigt intresserad av att lyssna till oss lokala producenter”, säger Malin Jakobsson, vd för Dalspira Mejeri. 

När kommunen valde att lyfta ut inköpen av mjölk i enlitersförpackningar ur den stora upphandlingen, så kunde Dalsspira Mejeri lägga anbud och vinna avtalet. Foto: Dalspira Mejeri

Många inköps- och upphandlingsfunktioner runt om i Sverige har på senare år gått från att fokusera på att Lagen om offentlig upphandling, LOU, efterlevs till att fokusera mer på affärsmässighet och att få ut maximal nytta för varje skattekrona.

I Kungsbacka kommun handlar styrdokumenten inte bara om upphandling utan om hela inköpsprocessen, från att ett behov uppstår tills dess att betalning sker. Kravställning, konkurrensutsättning, tilldelning och avtalsskrivning – hela vägen fram till att följa upp hur avtalet efterlevs, förklarar inköpschefen Katarina Appelqvist.

– Det här gör det möjligt att få ut bättre effekter av upphandlingarna. I stället för att ha lagstiftningen för ögonen kan en organisation med fokus på att göra bra affärer jobba ihop med de som ställer kraven och satsa på att tillfredsställa deras behov på ett helt annat sätt.

Katarina Appelqvist, inköpschef, Kungsbacka.

Kommunen försöker alltid att möta sina leverantörer i tidiga dialoger i inköpsprocessen. För att ta reda på vart branschen är på väg och vilka möjliga hinder och möjligheter det kan finnas. På så sätt säkerställs relevanta krav som tar hänsyn till framtiden, konstaterar hon.

– En verksamhetsföreträdare i kommunen har ofta fullt upp med andra arbetsuppgifter och har inte möjlighet att ligga längst fram och bevaka marknaden.

Leverantörer bjuds in till tidiga dialoger inför kommande upphandlingar men kommunen ordnar också mer allmänna forum som till exempel företagarfrukostar och öppet hus.

– Vi försöker på olika sätt att få dialogen på plats för den är väldigt viktig. Det ökar förståelsen mellan köpare och säljare och stärker relationen. Det finns fördomar från båda håll om hur det fungerar.

Förfrågningsunderlagen matchar leverantörerna

För kommunen handlar det främst om att få in konkurrenskraftiga anbud för att få ut en bra effekt av sina inköp, och då behöver förfrågningsunderlagen matcha leverantörerna.

– Ställer vi onödiga krav blir det krångligt och dyrt. Med en bra dialog får vi reda på om vi har råkat ställa onödigt belastande krav men vi får också chansen att förklara vårt agerande så att de förstår oss bättre, säger Katarina Appelqvist.

För Dalsspira Mejeri som är en relativt liten leverantör är dialogen med kommunen en viktig faktor när det handlar om upphandling, enligt vd:n Malin Jakobsson.

– Kommunerna i Dalsland är riktigt bra på att vara ute på företag och kolla upp läget. Vi har haft alla deras kostchefer och upphandlare här på mejeriet så att de har fått se produktionen, sortimentet och vad vi kan leverera.

När Dalsspira deltog i sin första upphandling för fyra år sedan var det Dalslandskommunerna som tog den första kontakten och bjöd in till dialog. De ville aktivt ta in fler lokalproducenter och valde då att lyfta ut inköpen av mjölk i enlitersförpackningar ur den stora upphandlingen. Tack vare det kunde Dalsspira lägga anbud och vinna avtalet.

Bryter kommunen upp en stor upphandling i mindre delar ökar chansen att vi kan vara med.
Malin Jakobsson, vd Dalsspira Mejeri 

– Tidigare var det nästan omöjligt för oss mindre leverantörer att vara med, men bryter kommunen upp en stor upphandling i mindre delar ökar chansen att vi kan vara med.

Dalsspira vann nyligen ännu en upphandling och den här gången handlar det om att leverera 10-litersförpackningar med mjölk till skolor och äldreboenden. Avtalet ger företaget tillräckligt med underlag för att kunna göra investeringar och på sikt rikta sig även till nya marknader.

– Kommunen har varit väldigt intresserad av att lyssna till oss lokala producenter. Tillsammans har vi hittat processer för att mötas när det handlar om kommunen behov och de ambitioner vi har kring våra produkter.

Kommunerna har gjort ett stort jobb i att de är ute och söker av vilka leverantörer som finns men de ser också till att mindre leverantörer får en chans att lägga anbud, berättar Malin Jakobsson.

– Vi har fått säga vad vi kan leverera och sedan är det upp till kommunen att utforma frågeunderlaget på ett sätt så att vi kan vara med och svara på det.

I städbranschen avstår sju av tio städbolag från att delta i offentliga upphandlingar, enligt Almega städföretagens undersökningar. De anser att upphandlingarna fokuserar för mycket på lägsta pris och för lite på kvalitet, men också att det ställs orimliga krav och att många förfrågningsunderlag är för krångliga.

– Så har det tyvärr sett ut länge och andelen som tackar nej fortsätter att stiga. Hamnar vi i ett läge där allt fler seriösa bolag avstår från att offerera i offentliga upphandlingar är vi illa ute, säger Emma Unevik, vd Stockholms Städsystem och ordförande i Almega städföretagen.

Bristande kunskap

Ofta saknar kommunens upphandlare tillräcklig kunskap om branschen, förklarar hon. Det ökar risken för orimliga krav och att tjänster upphandlas till så låga priser att de i princip är omöjliga att leverera.

– Vi tror att en ökad dialog mellan kommunen och leverantörerna är ett mycket bra sätt att komma tillrätta med en hel del av de här problemen. Det handlar om att ha en dialog före, under och efter upphandlingen.

Före upphandlingen behöver kommunen samla representanter från branschorganisationer, fackförbund och lokala entreprenörer för att diskutera vad som är viktigt att tänka på i just den branschen och vilka fallgropar det finns. Oavsett vad som ska upphandlas så är det lätt att göra fel utan branschkunskap, konstaterar hon.

– Det gäller att hitta forum för att samla in kunskap om branschen och den som ställer rätt frågor får mycket bra input. Att en upphandlare ska kunna alla branscher är orimligt och därför behöver den kunskapen hämtas in utifrån. Eftersom alla branscher utvecklas är kunskapen dessutom färskvara.

Det handlar om att inköpare och leverantörer hjälps åt för att det ska bli bättre för alla i slutänden.
Emma Unevik, vd Stockholms Städsystem

Skickas sedan förfrågningsunderlaget på en remissrunda till referensgruppen kommer det ännu mer värdefull input, förklarar hon. Även under själva upphandlingen är det bra att hålla dialogen levande genom att ge leverantörer möjligheter att ställa frågor och att få svar.

Efter upphandlingen bör de som fick jobbet få återkoppling om varför de fick det, liksom de som förlorade bör få information om det. När avtalet sedan rullar på behövs det regelbundna avstämningar.

– På det här viset går det att komma långt med sin dialog. Det handlar om att inköpare och leverantörer hjälps åt för att det ska bli bättre för alla i slutänden, säger Emma Unevik.

Bättre upphandling
Skriven avKarin Myrén
Kontakta Svenskt Näringsliv
Postadress: 114 82 Stockholm
Besöksadress: Storgatan 19
Telefon: 08-553 430 00

Kontakta oss

Ta del av fler nyheter på Tidningen Näringslivet
Tidningen Näringslivet
Tidningen Näringslivet är för dig som är intresserad av företagande, ekonomi, arbetsmarknad och näringspolitik.
Prenumerera på Nytt från Svenskt Näringsliv
Kontakta Svenskt Näringsliv
Postadress: 114 82 Stockholm
Besöksadress: Storgatan 19
Telefon: 08-553 430 00

Kontakta oss

Prenumerera på Nytt från Svenskt Näringsliv
Ta del av fler nyheter på Tidningen Näringslivet
Tidningen Näringslivet
Tidningen Näringslivet är för dig som är intresserad av företagande, ekonomi, arbetsmarknad och näringspolitik.
Kontakta Svenskt Näringsliv
Postadress: 114 82 Stockholm
Besöksadress: Storgatan 19
Telefon: 08-553 430 00

Kontakta oss

Ta del av fler nyheter på Tidningen Näringslivet
Tidningen Näringslivet
Tidningen Näringslivet är för dig som är intresserad av företagande, ekonomi, arbetsmarknad och näringspolitik.
Prenumerera på Nytt från Svenskt Näringsliv
Kontakta Svenskt Näringsliv
Postadress: 114 82 Stockholm
Besöksadress: Storgatan 19
Telefon: 08-553 430 00

Kontakta oss

Ta del av fler nyheter på Tidningen Näringslivet
Tidningen Näringslivet
Tidningen Näringslivet är för dig som är intresserad av företagande, ekonomi, arbetsmarknad och näringspolitik.
Prenumerera på Nytt från Svenskt Näringsliv
Ansvarig utgivare och chefredaktör Anna Dalqvist