Bokföringslagens arkiveringskrav kostar 3,9 miljarder

Svenskt Näringsliv har länge verkat för att bokföringslagens krav på arkivering av räkenskapsmaterial i ursprunglig form slopas. Den pågående Covid-19 pandemin som lett till att många företag övergått till ett mer digitaliserat arbetssätt och omfattande hemarbete har gjort nackdelarna med de omoderna arkiveringsreglerna särskilt tydliga, då dokument måste skickas med post till och från medarbetarnas bostäder. I Norden och jämförbara länder som Tyskland och Holland finns inte något motsvarande arkiveringskrav vilket innebär att det även finns en konkurrensaspekt av de svenska reglerna.

Den  utredning  som tillsattes förra året som bl.a. har till uppgift att modernisera regelverket var därför välkommen. För att bidra till utredningens konsekvensanalys har Svenskt Näringsliv tagit initiativ till en kartläggning av förenklingsvinsterna av ett borttaget krav på arkivering av räkenskapsmaterial som fakturor och kvitton i pappersform. Genom intervjuer med företag i olika storlekskategorier har konsultföretaget Trinovo gjort en standardisering av den tids- och resursåtgång som den administrativa processen ger upphov till i enlighet med den s.k. standardkostnadsmodellen. Denna metod har använts tidigare i mätningar av företagens administrativa kostnader som genomförts av bl.a. Nutek och Tillväxtverket.

I Trinovos studie beräknas företagens sammanlagda kostnad för att efterleva kravet på arkivering av räkenskapsmaterial i ursprunglig form uppgå till 3,9 miljarder kronor per år. Av kostnadsmassan, som är beräknad på statistik från 435 000 bokföringsskyldiga företag vars omsättning överstiger 400 000 kronor, består hanteringen av reseräkningar för den absolut största andelen. Studien visar också på en rad andra konsekvenser av det föråldrade regelverket. Ett exempel är att hanteringen i många företag innebär omfattande transporter av pappersmaterial, ofta över landgränser, eftersom det är vanligt att gränsöverskridande koncerner har en centraliserad ekonomihantering utanför Sverige.

Den pågående utredningens uppdrag har förlängts och ska nu redovisas senast den 30 juni 2021. Oavsett vad utredningen kommer fram till visar Trinovos rapport att det är angeläget att en förändring av regelverket kommer till stånd.